วิธีการสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร

ในยุคดิจิทัลปัจจุบัน ธุรกิจไม่ว่าจะขนาดใดกำลังเผชิญกับปัญหาในการจัดการและจัดระเบียบเอกสารที่มีจำนวนเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารที่เป็นระบบเป็นสิ่งสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการทางเอกสารของธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน และเพิ่มประสิทธิผล

ในคู่มือที่ครอบคลุมนี้ เราจะเจาะลึกแนวคิดของเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารทางดิจิทัล เราจะสำรวจประโยชน์ต่างๆ และแสดงแนวทางทีละขั้นตอนในการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ

เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารคืออะไร

เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร คือกระบวนการที่เป็นระบบในการจัดการเอกสารตลอดวงจรการใช้งาน ประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ รวมถึงการสร้างและแก้ไขเอกสาร การจัดเก็บข้อมูล การแจกจ่าย การอนุมัติ การนำไปปฏิบัติ และการเก็บรักษาหรือการลบ

ขั้นตอนการทำงานช่วยให้คุณจัดสรรเวลาและทรัพยากรของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพกว่าการประมวลผลและการจัดการเอกสารแบบไม่เป็นระบบ คุณจะทราบได้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบขั้นตอนใดของกระบวนการ และงานต่างๆ จะมีการดำเนินการอย่างเป็นมาตรฐานมากขึ้น เป็นการช่วยหลีกเลี่ยงการเกิดความสับสน

ซึ่งแตกต่างจากระบบจัดการเอกสาร (DMS) ซึ่งเน้นที่ทรัพยากรและเทคโนโลยีที่ใช้ในการจัดเก็บและจัดระเบียบเอกสาร ในทางกลับกัน เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารจะเน้นที่กระบวนการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการสร้างและการใช้เอกสาร

ประโยชน์ของเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร

การใช้เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารอย่างครอบคลุมมีข้อดีมากมายต่อธุรกิจ

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน: เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ส่งผลให้สามารถแบ่งปันเอกสาร แก้ไข และให้ข้อเสนอแนะได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• รองรับความพยายามในการปฏิบัติตามข้อกำหนด: เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนช่วยให้มั่นใจได้ว่าเป็นไปตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบและกฎหมาย ลดความเสี่ยงของการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด

• ลดงานที่ต้องทำด้วยมือ: การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรที่มีค่า แทนที่จะเสียเวลาไปกับงานซ้ำๆ ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ความพยายามเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

• ปรับปรุงการเข้าถึงเอกสาร: เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพทำให้ค้นหาและเรียกค้นเอกสารได้ง่ายขึ้น ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมดีขึ้น

• เพิ่มประสิทธิภาพ: เวิร์กโฟลว์ที่ได้รับการปรับให้เหมาะสมจะช่วยลดปัญหาคอขวดและความล่าช้า ส่งผลให้ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นทั่วทั้งองค์กรของคุณ

องค์ประกอบของเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร

เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารโดยทั่วไปประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญหลายประการ

• การสร้างและการแก้ไข: สร้างเอกสารใหม่และมีการเปลี่ยนแปลงตามมา การควบคุมเวอร์ชันช่วยให้คุณติดตามเวอร์ชันต่างๆ ของเอกสารได้ในขณะที่คุณแก้ไขแบบเรียลไทม์

• การจัดเก็บ: เอกสารต่างๆ จะถูกบันทึกไว้อย่างปลอดภัยในตำแหน่งส่วนกลาง เช่น ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เพื่อให้เข้าถึงและดึงข้อมูลได้ง่าย

• การแจกจ่ายและส่งมอบ: เอกสารจะถูกแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทั้งภายในหรือภายนอก

• การอนุมัติและการตอบรับ: เอกสารจะต้องผ่านกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติเพื่อให้แน่ใจว่ามีความถูกต้องและเป็นไปตามข้อกำหนด

• การนำไปปฏิบัติและการใช้งาน: เอกสารที่ได้รับอนุมัติจะถูกนำไปปฏิบัติหรือใช้งานตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้

• การเก็บรักษาและการลบ: เอกสารจะถูกบันทึกไว้ตามระยะเวลาที่ต้องการและกำจัดอย่างปลอดภัยเมื่อไม่จำเป็นอีกต่อไป

ธุรกิจประเภทใดควรใช้เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร

เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจในอุตสาหกรรมและแผนกต่างๆ โดยกรณีการใช้งานบางส่วนที่พบกันบ่อยๆ ได้แก่

ทรัพยากรบุคคล

เวิร์กโฟลว์ที่ปรับปรุงใหม่ช่วยให้สามารถจัดการบันทึกพนักงาน สัญญา และเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับ HRได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การดูแลสุขภาพ

เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารช่วยให้มั่นใจได้ถึงความปลอดภัยของข้อมูลและเรียกดูระเบียนผู้ป่วย ผลการทดสอบ และรูปภาพทางการแพทย์ได้อย่างง่ายดาย

กฎหมาย

บริษัทกฎหมายสามารถจัดการเอกสารทางกฎหมาย สัญญา และแฟ้มคดีได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยระบบเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ

การเงิน

เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารช่วยสนับสนุนการประมวลผลเอกสารทางการเงิน ใบแจ้งหนี้ และรายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ฝ่ายขายและฝ่ายการตลาด

ทีมขายสามารถเข้าถึงและแชร์ข้อเสนอการขาย สัญญา และเอกสารทางการตลาดได้อย่างง่ายดาย

นอกเหนือจากอุตสาหกรรมเฉพาะเหล่านี้ เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารยังเป็นประโยชน์ต่อแผนกต่างๆ ของธุรกิจด้วย ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายบริหาร วัฒนธรรมบริษัท ตลอดจนการจัดหาและโลจิสติกส์

วิธีการสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารทีละขั้นตอน

การสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพประกอบไปด้วยขั้นตอนที่สำคัญต่อไปนี้

1. ประเมินกระบวนการปัจจุบันของคุณ

เริ่มต้นด้วยการประเมินกระบวนการจัดการเอกสารในปัจจุบัน ขอให้เพื่อนร่วมงานช่วยรวบรวมข้อมูลเชิงลึกและระบุจุดที่ต้องปรับปรุง พิจารณาองค์ประกอบต่างๆ ของกระบวนการในเวิร์กโฟลว์และระบุอุปสรรคหรือจุดบกพร่อง เช่น การทำงานร่วมกันดำเนินไปอย่างเชื่องช้าหรือพื้นที่จัดเก็บข้อมูลไม่เพียงพอ การปรับเวิร์กโฟลว์ให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของทีมนั้นเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จ

2. เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม

เมื่อคุณระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงแล้ว ให้เลือกเครื่องมือการจัดการเอกสารที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ

แพลตฟอร์มรวมศูนย์เช่น Dropbox นำเสนอโซลูชันที่ครอบคลุมสำหรับการสร้าง แก้ไข จัดเก็บ และแบ่งปันเอกสารประเภทต่างๆ ในตำแหน่งที่ปลอดภัยแห่งเดียว คุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุงและการอนุญาตเอกสารช่วยให้มั่นใจถึงการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

3. ใช้เวิร์กโฟลว์ของคุณ

หลังจากเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมแล้ว ก็ถึงเวลานำเวิร์กโฟลว์ที่คุณเลือกไปใช้จริง

ในทางอุดมคติ กระบวนการตั้งค่าควรจะรวดเร็วและราบรื่น ช่วยให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่น การเลือกบูรณาการ Dropbox ที่หลากหลายทำให้การสร้างเวิร์กโฟลว์เอกสารของคุณเป็นเรื่องง่ายด้วยเครื่องมือที่คุณใช้เป็นประจำ

4. ดำเนินการและปรับปรุงตามข้อผิดพลาดที่พบ

เมื่อทีมของคุณเริ่มใช้เวิร์กโฟลว์ใหม่ ให้ติดตามประสิทธิภาพการทำงานของเวิร์กโฟลว์นั้นและทำการปรับเปลี่ยนให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นตามที่จำเป็น

สามารถทำได้โดยใช้ฟีเจอร์เช่น ส่งและติดตาม ซึ่งช่วยให้คุณสามารถติดตามและวิเคราะห์การแชร์ไฟล์ได้ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลรายวันซึ่งระบุจำนวนครั้งที่เอกสารของคุณถูกดู และมีสิทธิ์เข้าถึงการวิเคราะห์การแชร์ขั้นสูง เช่น เมื่อใด ที่ไหน และไฟล์ของคุณถูกดูเป็นเวลานานเท่าใด ด้วยการใช้ฟังก์ชันนี้ คุณสามารถระบุพื้นที่ที่สามารถปรับปรุงให้ดีขึ้นได้ และทำการเปลี่ยนแปลงเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์

การปรับประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ไม่ใช่จะทำเสร็จในครั้งเดียว แต่เป็นกระบวนการที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง เมื่อทีมของคุณคุ้นเคยกับเวิร์กโฟลว์ใหม่มากขึ้น คุณอาจต้องทำการปรับเปลี่ยนเพิ่มเติม ซึ่งควรดำเนินการร่วมกัน คุณสามารถช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการพยายามหาวิธีปรับปรุงเวิร์กโฟลว์อย่างต่อเนื่อง

5. ทำงานที่ต้องทำด้วยตัวเองเร็วขึ้น

Dropbox มีคุณสมบัติมากมายที่ช่วยปรับปรุงงานที่ต้องทำเองและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น

• การแก้ไข PDF: สแกนเอกสารกระดาษของคุณ จากนั้นแปลงเป็น PDF ที่แก้ไขได้เพื่อการแก้ไขและการทำงานร่วมกันที่ง่ายดาย

• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์: ส่งเอกสารสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยตรงจากบัญชี Dropbox ของคุณ

• การค้นหา AI: Dropbox Dash ช่วยให้สามารถค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องภายในไฟล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่าชื่อไฟล์จะไม่ทราบก็ตาม ค้นหาเนื้อหาได้ทันทีในทุกแอปและแท็บที่เชื่อมต่อบนเดสก์ท็อปและเบราว์เซอร์ของคุณ

• การควบคุมเวอร์ชัน: Dropbox จะจัดเก็บเวอร์ชันก่อนหน้าของไฟล์โดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณจึงสามารถดูการเปลี่ยนแปลงและย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าได้

วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดในเวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสาร

นอกเหนือจากการใช้เวิร์กโฟลว์แล้ว วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้สามารถช่วยให้การจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพสูงสุดได้

ใช้คุณสมบัติด้านการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง

รักษาความลับของเอกสารที่ละเอียดอ่อนโดยใช้ประโยชน์จากมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด Dropbox ใช้การเข้ารหัสขั้นสูงเพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับเอกสารของคุณ และคุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์อนุญาตเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสารและไฟล์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อจำกัดการเข้าถึงได้

ผสานการทำงานกับระบบการจัดการเอกสารของคุณ

เพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์โดยการผสานเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ของคุณเข้ากับระบบการจัดการเอกสารที่มีอยู่ ช่วยให้การเข้าถึงเอกสารง่ายขึ้น กระบวนการอนุมัติเร็วขึ้น และการทำงานร่วมกันดีขึ้นระหว่างสมาชิกในทีมของคุณ

นอกจากนี้ คุณยังจะพบว่าข้อผิดพลาดเกิดขึ้นน้อยลงเพราะไม่ต้องสลับระหว่างแอปและซอฟต์แวร์บ่อยๆ เหมือนที่เคย

พัฒนานโยบายและขั้นตอนปฏิบัติ

กำหนดนโยบายและขั้นตอนปฏิบัติที่ชัดเจนเพื่อเป็นแนวทางสำหรับสมาชิกในทีมในการใช้งานเวิร์กโฟลว์อย่างมีประสิทธิภาพ ระบุรายการขั้นตอนมาตรฐานสำหรับการสร้าง จัดเก็บ เข้าถึง และแบ่งปันเอกสารสำคัญภายในทีมของคุณ รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกทีม

ขั้นตอนปฏิบัติควรระบุคำแนะนำที่ชัดเจนในการอัปโหลดและจัดหมวดหมู่เอกสาร การค้นหาและการเรียกดูไฟล์ ตลอดจนการติดตามการเปลี่ยนแปลงเอกสาร

ฝึกอบรมสมาชิกในทีมของคุณ

จัดการฝึกอบรมภาคปฏิบัติเพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนเข้าใจและนำเวิร์กโฟลว์ใหม่ไปใช้

การฝึกอบรมเหล่านี้ควรสรุปครอบคลุมขั้นตอนสำคัญในการสร้าง จัดเก็บ แบ่งปัน และเก็บบันทึก หรือลบเอกสาร ตัวอย่างการใช้งานจะช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณเข้าใจได้ว่าจะนำกระบวนการใหม่นี้ไปใช้กับการทำงานประจำวันอย่างไร

การติดตามผล คำแนะนำและบทช่วยสอนที่เข้าถึงได้ง่าย และการถามไถ่เป็นประจำอาจเป็นประโยชน์ในการระบุปัญหาหรือแนวคิดใหม่ๆ

ปรับเวิร์กโฟลว์ให้เหมาะกับการทำงานของคุณ

เวิร์กโฟลว์การจัดการเอกสารที่เป็นระบบเป็นกุญแจสำคัญในการปลดล็อกศักยภาพสูงสุดของระบบการจัดการเอกสารของคุณ

Dropbox ทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มรวมศูนย์ที่เหมาะสำหรับการจัดเก็บ การทำงานร่วมกัน การรวบรวมข้อคิดเห็น และการจัดการไฟล์โปรเจ็กต์ของคุณ ลองใช้คุณสมบัติมากมายที่ Dropbox นำเสนอเพื่อปรับปรุงกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารของคุณ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน และขับเคลื่อนความสำเร็จของธุรกิจ