งานหลักของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) คือการดูแลพนักงาน แต่นั่นหมายถึงการใช้เอกสารจำนวนมาก ไม่ว่าเอกสารจะอยู่บนคอมพิวเตอร์หรือมาในรูปแบบกระดาษ คุณก็จำเป็นต้องมีแผนการจัดการเอกสาร
การจัดระเบียบเอกสารไม่ใช่เรื่องที่น่าตื่นเต้นนัก แต่คุณสามารถทำให้ส่วนต่างๆ ของกระบวนการเป็นแบบอัตโนมัติได้ แผนที่มั่นคงจะช่วยประหยัดเวลาในงานประจำวัน และยังช่วยให้คุณได้รับความคุ้มครองทางกฎหมายอีกด้วย
มาเริ่มวางแผนกันเลยดีกว่าไหม?
การจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลคืออะไร
การจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลคือการเก็บติดตามเอกสารและไฟล์ทั้งหมดของบริษัท ได้แก่ การสร้าง การจัดเก็บ การเรียงลำดับ การบันทึก การค้นหา (หรือการลบ) เอกสารด้านทรัพยากรบุคคล
งานจัดการเอกสารแต่ละงานเหล่านี้ควรทำในลักษณะที่รับประกันความปลอดภัยและความสอดคล้องของข้อมูลบริษัท ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือบริษัทข้ามชาติขนาดใหญ่ก็ตาม
เหตุใดการจัดการเอกสาร HR จึงมีความสำคัญ?
การจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะสามารถค้นหา จัดเก็บ และจัดการไฟล์ของพนักงานได้อย่างราบรื่น โดยต้องทำควบคู่กับการจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยเพื่อปรับปรุงกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคล
การมีเอกสารที่ถูกต้อง ค้นหาได้ง่าย และปลอดภัย จะช่วยให้ทีมของคุณทราบว่าจะหาข้อมูลเกี่ยวกับสิทธิและหน้าที่ในการทำงานของตนได้จากที่ใด ในปัจจุบันระบบบนคลาวด์ถือเป็นวิธีหลักในการดำเนินการดังกล่าว
นอกจากนี้ ผู้คนยังรู้สึกมั่นใจมากขึ้นว่าข้อมูลส่วนตัวที่ละเอียดอ่อนของตนจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย หากคุณมีระบบการจัดการเอกสาร HR ที่แข็งแกร่ง ซึ่งสามารถส่งผลดีต่อความเป็นอยู่โดยรวมของพวกเขาได้
เหตุใดจึงต้องใช้ระบบจัดการเอกสาร HR?
ระบบการจัดการที่ดีสามารถช่วยจัดการสิ่งต่างๆ มากมายได้โดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณประหยัดเวลา เหมือนกับการมีผู้ช่วยด้านธุรการอัตโนมัติที่ช่วยเหลือคุณในเรื่องต่างๆ เช่น
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน—ระบบการจัดการเอกสารช่วยให้คุณค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการแทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างโฟลเดอร์ แอป หรือแท็บ
- การรวมศูนย์และการปรับกระบวนการให้มีประสิทธิภาพ—เครื่องมือการจัดการเอกสาร HR ดิจิทัลจะเก็บไฟล์ของคุณไว้ในที่เดียวและทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้นสำหรับตัวคุณเองและทุกคนที่ต้องการเข้าถึง
- การติดตามและการรายงาน—คุณสามารถติดตามและรายงานข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยอัตโนมัติ เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด และช่วยให้คุณปฏิบัติตามมาตรฐานการกำกับดูแลที่สำคัญทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย
- การรักษาความปลอดภัย — คุณสมบัติด้านความปลอดภัยชั้นนำระดับโลกของเราช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะปลอดภัย และเรายังมีการสำรองข้อมูลสำหรับอุปกรณ์ของคุณในกรณีที่เกิดปัญหาใดๆ
- การแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ — คุณสามารถปกป้องเอกสารได้อย่างง่ายดายด้วยรหัสผ่าน หรือจัดการการเข้าถึงด้วยการควบคุมในการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ ไม่ว่าจะเป็นภายในหรือภายนอก
เพิ่มประสิทธิภาพ ปฏิบัติตามข้อกำหนด และปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้อย่างง่ายดาย นี่เป็นเพียงเหตุผลบางประการในการใช้ Dropbox เป็นโซลูชันการจัดการเอกสาร HR ขั้นสูงสุด
วิธีการตั้งค่าระบบจัดการเอกสาร HR
1. ระบุเอกสารที่เกี่ยวข้อง
เพื่อนร่วมงานของคุณในแผนกอื่นไม่จำเป็นต้องดูไฟล์ของฝ่าย HR และเพียงเพราะคุณทำงานในฝ่าย HR ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจำเป็นต้องดูไฟล์ทุกไฟล์ในองค์กร
จัดทำแผนที่ประเภทเอกสาร HR ต่างๆ ที่คุณใช้ในองค์กรของคุณ เช่น:
- เอกสารของพนักงาน รวมถึงเอกสารอย่างเช่น ชุดต้อนรับหรือคู่มือ
- สัญญาจ้างพนักงาน
- นโยบายของบริษัท
- เวชระเบียนและประวัติความทุพพลภาพ
- คำขอลางาน
- ระเบียนเงินเดือน
- เอกสารการอบรม
- เอกสารการจ้างงาน เช่น โฆษณางาน เรซูเม่ของผู้สมัครงาน และบันทึกจากการสัมภาษณ์
- ระเบียนและเอกสารของพนักงานใหม่
- ไฟล์การประเมินผลการปฏิบัติงาน
- ข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือน
- ข้อมูลเกี่ยวกับสวัสดิการ
บริษัทของคุณอาจจัดการเอกสาร HR ดิจิทัลประเภทอื่นๆ มากมาย เช่น โปรโตคอลด้านความปลอดภัยหรือเอกสารการฝึกอบรมผลิตภัณฑ์ ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับสาขาของคุณ ดังนั้น นี่จึงเป็นเพียงแนวทางคร่าวๆ เท่านั้น
2. กำหนดความต้องการการเข้าถึงของคุณ
ไม่ใช่ทุกคนในบริษัทของคุณควรมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร HR ทั้งหมดของคุณ เมื่อจัดการเอกสารของคุณ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้:
- ใครบ้างที่ควรเข้าถึงได้ ทุกคน ผู้จัดการ หรือเฉพาะฝ่ายทรัพยากรบุคคลเท่านั้น
- บุคคลนั้นใช้ไฟล์นี้บ่อยครั้งหรือบางครั้งเท่านั้น กรณีใดที่จำเป็นที่สุด
- บุคคลนั้นจะเข้าถึงไฟล์นี้ได้อย่างไร ที่โต๊ะทำงาน ขณะเดินทาง หรือบนอุปกรณ์เคลื่อนที่
- จะต้องแก้ไขหรือแค่ดู
โดยสรุป ให้ลองคิดดูว่าใครต้องการอะไร เมื่อไหร่ และจะรักษาเอกสารของคุณให้ปลอดภัยได้อย่างไร ขั้นตอนนี้มีความสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนมีสิทธิ์เข้าถึงเฉพาะที่ตนต้องการเท่านั้น
3. กำหนดข้อกำหนดด้านความปลอดภัยของคุณ
ขั้นตอนนี้คล้ายกับขั้นตอนที่ 1 แต่มีข้อแตกต่างเล็กน้อย การปฏิบัติตามเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ ถามตัวเองว่า:
- ไฟล์นี้มีข้อมูลที่ได้รับการคุ้มครองตามกฎหมาย เช่น เวชระเบียนหรือไม่
- คุณต้องเก็บไฟล์นี้ไว้เป็นระยะเวลาหนึ่งหรือไม่
เมื่อคุณทราบแล้วว่าอะไรคือกฎเกณฑ์ของคุณ โดยทำสิ่งต่อไปนี้อย่างน้อยหนึ่งอย่าง:
- ล็อกไฟล์ไว้ด้วยรหัสผ่าน
- ระมัดระวังการแบ่งปันไฟล์
- ติดตามทุกการเคลื่อนไหวด้วยรายงานกิจกรรม
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและเก็บบันทึกการตรวจสอบที่โปร่งใส
การล็อคความต้องการด้านความปลอดภัยของคุณจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนด ช่วยให้คุณอุ่นใจขณะจัดการไฟล์ของคุณ
4. สื่อสารกลยุทธ์ของคุณกับเพื่อนร่วมงาน
คุณเกือบจะเสร็จแล้ว แต่ขอแจ้งให้ทราบว่าระบบการจัดการเอกสาร HR จะทำงานได้ก็ต่อเมื่อทีมงาน HR เข้ามาช่วยเหลือและอัปเดตอยู่เสมอ ให้ทุกคนทราบถึงบทบาทและความรับผิดชอบของตนเอง
การเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียวก็มีความสำคัญเช่นกัน เพื่อให้ใช้งานง่ายขึ้น ซึ่งยังช่วยส่งเสริมสภาพแวดล้อมของการทำงานร่วมกัน และทำให้เวิร์กโฟลว์เอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย
สำหรับเอกสารสำคัญ ลองเพิ่มบริบทด้วยวิดีโอหรือการบันทึกหน้าจอ
วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคล
ประการแรก ให้ผสานรวมกลยุทธ์ที่มีประสิทธิผลและประสิทธิภาพสูงนี้เข้ากับเวิร์กโฟลว์ของฝ่าย HR ของคุณ
ประการที่สอง เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องแนะนำกลยุทธ์นี้ให้กับพนักงานโดยเร็วที่สุด และจัดการฝึกอบรมในระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน
นอกจากนี้ก็ควรใช้การสำรองข้อมูลอัตโนมัติกับไฟล์สำคัญๆ ด้วย
รวมถึงควรตรวจสอบไฟล์เอกสารด้านทรัพยากรบุคคลของคุณปีละครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าแผนของคุณดำเนินไปด้วยดี เป็นการดีเสมอที่จะติดตามผลหรือปรับแต่งเล็กๆ น้อยๆ
การจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัย
Dropbox สามารถช่วยได้หากคุณทำงานในฝ่าย HR จุดประสงค์คือการทำให้การจัดการเอกสาร การจัดเก็บข้อมูล หรือการแบ่งปันทำได้ง่ายขึ้นเพื่อให้ทีมของคุณมีเครื่องมือที่เหมาะสมในการทำงานในแต่ละวันได้เร็วขึ้น
ทีม HR สามารถดูข้อมูลเชิงลึกหรือการวิเคราะห์เกี่ยวกับเอกสารที่แบ่งปันได้ด้วย คุณจึงสามารถเห็นได้ว่าใครกำลังใช้ไฟล์สำคัญที่คุณแชร์หรือแค่กำลังดูไฟล์อยู่ นับว่ามีประโยชน์มากทีเดียว
การจัดการเอกสารด้านทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยจะกลายเป็นเรื่องง่าย
