วิธีปรับปรุงกระบวนการ HR ของคุณด้วยเวิร์กโฟลว์ HR

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจัดการงานต่างๆ มากมาย ตั้งแต่การต้อนรับและการมีส่วนร่วมของพนักงาน ไปจนถึงการจัดการข้อมูลพนักงานและการประเมินผลการปฏิบัติงาน แต่ละกระบวนการมีความสำคัญ

อย่างไรก็ตาม หากไม่มีแนวทางที่มีโครงสร้างที่ดี กระบวนการของแผนกทรัพยากรบุคคลที่สำคัญเหล่านี้อาจกลายเป็นภาระหนัก ส่งผลให้ขวัญกำลังใจของพนักงานต่ำ อัตราการลาออกสูงขึ้น และผลผลิตลดลง การจัดการที่ไม่มีประสิทธิภาพในพื้นที่ใดๆ เหล่านี้อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อการรักษาพนักงานและความสำเร็จโดยรวมของบริษัทของคุณ

โชคดีที่ขั้นตอนการทำงานของแผนกทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิภาพโดยใช้เครื่องมือดิจิทัลอัจฉริยะและระบบอัตโนมัติสามารถเพิ่มประสิทธิภาพงานเหล่านี้และเพิ่มประสิทธิภาพได้

เวิร์กโฟลว์ HR คืออะไร?

ขั้นตอนการทำงานของแผนกทรัพยากรบุคคล คือระบบที่ทำให้ภารกิจและกระบวนการทั่วไปของแผนกทรัพยากรง่ายขึ้น ซึ่งอาจเป็นชุดขั้นตอนที่คุณปฏิบัติตามเพื่อดำเนินงานบางอย่างให้เสร็จสมบูรณ์ เช่น การจ้างพนักงานใหม่ นอกจากนี้ยังสามารถเป็นแนวทางที่ครอบคลุมตลอดการเดินทางของพนักงานภายในบริษัทของคุณได้อีกด้วย

การสร้างเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ จะทำให้คุณสามารถระบุปัญหาคอขวดที่สม่ำเสมอในงานที่เกิดซ้ำได้ ตัวอย่างเช่น การรอให้พนักงานใหม่เซ็นสัญญาอาจทำให้กระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ล่าช้าลง การรับรู้ถึงความล่าช้าเหล่านี้ทำให้คุณสามารถค้นหาเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อปรับปรุงหรือแม้กระทั่งทำให้เป็นอัตโนมัติในงานต่างๆ เหล่านี้ได้ แนวทางนี้จะช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพและผลผลิตมากขึ้น ช่วยให้การดำเนินงานภายในแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณราบรื่นยิ่งขึ้น

เวิร์กโฟลว์ HR ที่ดีสามารถ: 

• ลดข้อผิดพลาด
• ลดขั้นตอนการใช้กระดาษ
• เร่งกระบวนการอนุมัติ
• ปรับปรุงการปฏิบัติตาม
• ประหยัดเวลาและความพยายามในการทำซ้ำงาน

4 วิธีที่เวิร์กโฟลว์ HR สามารถปรับปรุงกระบวนการ HR ของคุณได้

มีสี่ด้านสำคัญที่เวิร์กโฟลว์ HR สามารถสร้างผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญได้:

1. การขึ้นเครื่องล่วงหน้า

การจ้างพนักงานใหม่ต้องอาศัยความใส่ใจและการสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ เช่น แผนกทรัพยากรบุคคล แผนกบัญชี หัวหน้าทีม และสมาชิกในทีม แผนกทรัพยากรบุคคลจำเป็นต้องจัดทำและส่งแบบฟอร์มและเอกสารต่างๆ เช่น นโยบายและคู่มือของบริษัท การรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับบันทึกและการสร้างที่อยู่อีเมลที่ทำงานก็เป็นงานที่สำคัญเช่นกัน

การเตรียมตัวก่อนขึ้นเครื่องเข้ากับเวิร์กโฟลว์ของ HR ได้อย่างไร:

การเสนองานและการยอมรับงาน

แผนกทรัพยากรบุคคลมีหน้าที่จัดเตรียมเอกสารสำคัญ เช่น จดหมายเสนองาน สัญญาจ้างงาน และ NDA การใช้ Dropbox Sign ช่วยให้สามารถส่งและลงนามเอกสารเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องส่งอีเมลไปมาเป็นจำนวนมาก และไม่ต้องไล่ตามลายเซ็นหรือจัดการเอกสารอีกต่อไป!

การจัดเตรียมและปรับแต่งเอกสาร

โดยทั่วไปแล้ว แผนกทรัพยากรบุคคลจะทำงานกับเทมเพลตมาตรฐานมากมายเมื่อตั้งค่าเอกสารที่จำเป็นสำหรับการจ้างงานใหม่ พื้นที่จัดเก็บไฟล์ของ Dropbox พร้อมด้วยคุณสมบัติการแก้ไข PDF ในตัวและการแชร์ไฟล์ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารเหล่านี้ได้รับการจัดเก็บอย่างปลอดภัย และดึงข้อมูลได้ง่าย รวมถึงปรับแต่งให้เหมาะกับพนักงานใหม่เมื่อจำเป็น

การส่งและติดตามเอกสาร

เอกสารจะถูกส่งไปตรวจสอบและลงนามโดยใช้ eSignatures หรือ Dropbox Sign Dropbox Sign ไม่เพียงแต่จะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการลงนามเท่านั้น แต่ยังติดตามสถานะได้อีกด้วยเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับลายเซ็นที่จำเป็นทั้งหมดอย่างรวดเร็ว

การรวบรวมข้อมูล

แผนกทรัพยากรบุคคลจะรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลอย่างปลอดภัย โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยของ Dropbox ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดได้รับการปกป้องและสามารถดึงข้อมูลได้อย่างง่ายดายเมื่อต้องการ

การเตรียมความพร้อมปฐมนิเทศ

แผนกทรัพยากรบุคคลต้องจัดเตรียมเอกสารการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ เช่น คู่มือพนักงานและตารางการฝึกอบรม เอกสารเหล่านี้ได้รับการจัดระเบียบและจัดเก็บโดยใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของ Dropbox ทำให้พนักงานใหม่เข้าถึงได้ง่าย

2. การรับพนักงานเข้าทำงาน

กระบวนการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่อาจมีความซับซ้อนและต้องดำเนินการอย่างถูกต้อง จึงอาจสร้างความเครียดได้มาก แทนที่จะต้องพึ่งพาเอกสารกระดาษ กระบวนการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัลหรืออัตโนมัติสามารถเร่งความเร็วในการทำงานและทำให้กิจกรรมปฐมนิเทศง่ายยิ่งขึ้นสำหรับพนักงานใหม่ของคุณ กระบวนการนี้โดยทั่วไปประกอบด้วยขั้นตอนสำคัญหลายขั้นตอนต่อไปนี้

การกรอกเอกสารให้เสร็จสมบูรณ์

พนักงานใหม่จะต้องกรอกและลงนามเอกสารต่างๆ Dropbox Sign ติดตามการกรอกเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าแบบฟอร์มที่จำเป็นทั้งหมดได้รับการลงนามทันที ไม่ต้องพิมพ์แบบฟอร์มหรือสแกนกลับอีกต่อไป เพียงแค่คลิกไม่กี่ครั้งก็เสร็จ

การเตือนข้อมูล

การรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นจากพนักงานใหม่ถือเป็นสิ่งสำคัญ Dropbox Sign จะส่งคำเตือนอัตโนมัติพร้อมรายละเอียดข้อมูลที่จำเป็น ช่วยลดงานติดตามด้วยตนเอง ป้ายนี้เปรียบเสมือนผู้ช่วยส่วนตัวที่คอยกระตุ้นเตือนพนักงานใหม่ให้ทำงานที่ต้องทำให้เสร็จ

การแบ่งปันวัสดุ

การจัดเตรียมเอกสารการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ เช่น นโยบายของบริษัทและตารางการฝึกอบรม ให้กับพนักงานใหม่ถือเป็นสิ่งสำคัญ คุณสมบัติการแชร์ของ Dropbox ช่วยให้สามารถแชร์เอกสารเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย และรับรองว่าเอกสารเหล่านั้นจะเป็นระเบียบเรียบร้อยและสามารถเข้าถึงได้

การติดตามการมีส่วนร่วม

การติดตามการมีส่วนร่วมกับเอกสารการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานใหม่มีส่วนร่วมกับเนื้อหา คุณสมบัติส่งและติดตามของ Dropbox ช่วยให้ HR สามารถส่งและติดตามการมีส่วนร่วมของเอกสารเหล่านี้ได้โดยให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่ได้รับการดูและโต้ตอบด้วย

การใช้ประโยชน์จากเครื่องมือ Dropbox ช่วยให้กระบวนการออนบอร์ดมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดความเครียดของฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพนักงานใหม่ และรับประกันการเปลี่ยนแปลงเข้าสู่บริษัทอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

3. การร้องขอ การอนุมัติ และการสอบถามทั่วไป

การจัดการคำขอ การอนุมัติ และการสอบถามทั่วไป มักเป็นงานหลักในแต่ละวันของฝ่ายทรัพยากรบุคคล โดยเฉพาะในบริษัทขนาดใหญ่ ซึ่งรวมถึงการจัดการคำขอลา การขาดงานของพนักงาน และการสอบถามต่างๆ ของพนักงาน การรวมกระบวนการนี้เข้าในเวิร์กโฟลว์ HR เกี่ยวข้องกับขั้นตอนหลายขั้นตอน:

การจัดการเอกสาร

การจัดการเอกสารเกี่ยวข้องกับการพัฒนา จัดเก็บ และจัดระเบียบเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสมบัติการซิงค์ของ Dropbox ตอบโจทย์ในด้านเหล่านี้ได้โดยจะมอบวิธีการที่ปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้เพื่อค้นหาและใช้เอกสารของแผนกทรัพยากรบุคคลทั้งหมด

การปรับแต่งเทมเพลต

ปรับแต่งเทมเพลตและแก้ไข PDF สำหรับการใช้งานส่วนบุคคลหรือทั่วทั้งบริษัท การแก้ไข PDF ของ Dropbox ช่วยให้ทีมแผนกทรัพยากรบุคคลสามารถปรับแต่งเอกสารให้ตรงตามความต้องการเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว

การติดตามการมีส่วนร่วม

การติดตามการมีส่วนร่วมกับเอกสารที่แชร์ช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานกำลังโต้ตอบกับข้อมูลที่ให้มา คุณสมบัติส่งและติดตามของ Dropbox ช่วยให้แผนกทรัพยากรบุคคลสามารถส่งเอกสารและติดตามการมีส่วนร่วมของตนได้ พร้อมทั้งให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการโต้ตอบของพนักงาน ตัวอย่างเช่น หากคู่มือที่อัปเดตไม่ได้ถูกอ่าน คุณก็สามารถติดตามกับทีมได้ในแบบเรียลไทม์

คอลเลกชันลายเซ็น

การรวบรวมและบันทึกลายเซ็นจากพนักงานถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการอนุมัติ Dropbox Sign ช่วยให้การรวบรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นเรื่องง่ายขึ้น และทำให้กระบวนการอนุมัติมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ด้วยการใช้เครื่องมือ Dropbox ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถจัดการคำขอและคำถามรายวันได้อย่างมีประสิทธิภาพ วิธีนี้ช่วยลดภาระงานด้วยตนเองและปรับปรุงประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์โดยรวม

4. การออกจากงานของพนักงาน

การออกจากงานจะเกิดขึ้นเมื่อพนักงานตัดสินใจลาออกจากบริษัทของคุณ โดยทั่วไป การสัมภาษณ์ออกจากงานจะดำเนินการโดยใครบางคนในทีมของคุณร่วมกับผู้จัดการสายงานของพนักงาน ในระหว่างการสัมภาษณ์นี้ คุณอาจตัดสินใจว่าจะเสนอข้อเสนอใหม่ให้กับพนักงานเพื่อจูงใจให้พวกเขาอยู่กับบริษัทต่อไปหรือไม่ 

มาลองดูกันว่าการเลิกจ้างพนักงานจะเข้ากับเวิร์กโฟลว์ของ HR ได้อย่างไร:

สัมภาษณ์และตัดสินใจออก

ดำเนินการสัมภาษณ์ก่อนออกจากงานและตัดสินใจว่าจะเสนอการรักษาพนักงานหรือไม่

ข้อเสนอและข้อตกลง

หากต้องการเก็บรักษา ให้ปรับแต่งและส่งสัญญาฉบับใหม่โดยใช้ Dropbox Sign เป็นวิธีที่รวดเร็วและปลอดภัยในการสรุปเงื่อนไขพร้อมแสดงให้พนักงานใหม่เห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับพวกเขา

กระบวนการออกจากระบบ

หากไม่เก็บรักษาไว้ ให้ดำเนินการด้วยการเลิกจ้าง เอกสารขั้นสุดท้าย และการรับประกันการส่งคืนอุปกรณ์ของบริษัท พัฒนา จัดเก็บ และจัดระเบียบเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดอย่างปลอดภัยด้วย Dropbox

เอกสารประกอบขั้นสุดท้าย

ปรับแต่งเอกสารและข้อตกลงขั้นสุดท้าย ให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดได้รับการจัดระเบียบ ลงนาม และจัดเก็บอย่างปลอดภัยใน Dropbox

การรวบรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ใช้ Dropbox Sign เพื่อรวบรวมและจัดเก็บเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดจากพนักงานที่ลาออก เครื่องมือ Dropbox ช่วยให้ทีมงานทรัพยากรบุคคลลดงานเอกสารด้วยมือ เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่นทั้งสำหรับพนักงานที่ลาออกและบริษัท

เพิ่มประสิทธิภาพด้วยระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ HR

การลดกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองจะช่วยให้ทีมแผนกทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพมากขึ้น การรวมระบบอัตโนมัติเข้ากับขั้นตอนการทำงานของแผนกทรัพยากรบุคคลให้ประโยชน์มากมาย การทำให้การทำงานที่ต้องทำซ้ำๆ และใช้เวลานานเป็นระบบอัตโนมัติช่วยให้บุคลากรของแผนกทรัพยากรบุคคลสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น

Dropbox มีชุดเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงการทำงานของคุณ ระบบจะมอบข้อมูลเชิงลึกที่เฉพาะเจาะจงสำหรับผู้ดูเกี่ยวกับเอกสารที่แชร์ และทำให้การได้รับลายเซ็นบนแบบฟอร์ม HR ที่สำคัญง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ใช้ประโยชน์จาก Dropbox เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ HR ของคุณ:

• ใช้คุณสมบัติการจัดเก็บและแชร์ไฟล์ของ Dropbox เพื่อพัฒนา จัดเก็บ และจัดระเบียบเอกสารซึ่งจะช่วยลดความยุ่งวุ่นวายและปรับปรุงการเข้าถึงได้
• คุณสมบัติส่งและติดตามช่วยให้คุณติดตามการมีส่วนร่วมกับเอกสารสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณได้รับข้อมูลและมีส่วนร่วม
• ด้วย Dropbox Sign คุณสามารถรวบรวมและบันทึกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดายเพื่อช่วยให้มั่นใจถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดและเร่งกระบวนการอนุมัติ

ระบบอัตโนมัติในขั้นตอนการทำงานของแผนกทรัพยากรบุคคลช่วยให้เกิดประสิทธิผล ความถูกต้อง และความพึงพอใจของพนักงานที่ดีขึ้นในที่สุด เปลี่ยนแปลงกระบวนการของแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพด้วย Dropbox เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Dropbox สามารถสนับสนุนทีมของแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณได้