การทำลายไซโลข้อมูล: กุญแจสู่การตลาดที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

คุณคงรู้จักความรู้สึกนี้ดี: ทีมหนึ่งใช้ Slack อีกทีมติดอยู่ที่ Notion และมีคนเพิ่งส่งรายละเอียดแคมเปญมาทางอีเมลโดยไม่มีหัวเรื่อง ไซโลข้อมูลจะเกิดขึ้นเมื่อแผนก ทีม หรือบุคคลต่างๆ เก็บไฟล์ ข้อมูลอัปเดต และข้อมูลเชิงลึกไว้ในสถานที่แยกจากกัน เกิดเวิร์กโฟลว์ที่ยุ่งวุ่นวาย งานที่ซ้ำซ้อน และความสับสนอีกมากมาย

สิ่งนี้มักเกิดขึ้นโดยเฉพาะในทีมการตลาดและสร้างสรรค์ ซึ่งความร่วมมือคือสิ่งสำคัญที่สุด ไซโลสามารถแทรกเข้ามาได้ระหว่าง:

• นักออกแบบและช่างวิดีโอทำงานภายในเครื่องมือและโฟลเดอร์เฉพาะของตนเอง
• นักเขียนและนักวางกลยุทธ์ที่พัฒนาข้อความโดยแยกออกจากทรัพย์สินสร้างสรรค์
• ทีมรณรงค์และสื่อที่จ่ายเงินเดินหน้าด้วยทรัพย์สินที่ล้าสมัย
• พันธมิตรภายนอก ผู้ทำงานอิสระ หรือหน่วยงานที่ทำงานจากไฟล์เวอร์ชันเก่า

มันน่าหงุดหงิดแต่ก็แก้ไขได้ Dropbox ช่วยรวบรวมทีมทั้งหมดของคุณ (และเครื่องมือของพวกเขา) เข้าด้วยกัน เพื่อให้คุณสามารถใช้สิ่งที่ได้ผลต่อไปได้ ขณะเดียวกันก็จัดการกับปัญหาที่ไม่มีประสิทธิภาพ ที่นี่เราจะมาสำรวจวิธีการที่แน่นอนบางประการในการทำลายไซโลและกระตุ้นการตลาดที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

ไซโลข้อมูลคืออะไร และเหตุใดจึงเป็นปัญหาสำหรับทีมการตลาด?

หากอธิบายแบบง่าย ๆ ไซโลข้อมูลก็คือการรบกวนการไหลของข้อมูล ในธุรกิจ มันคือสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อส่วนต่างๆ ของทีมงานต่างๆ หรือเครื่องมือต่างๆ ภายในทีมเหล่านั้นไม่สื่อสารกัน

ทุกคนทำงานหนัก แต่พวกเขาไม่ได้ทำงานร่วมกันเลย สำหรับทีมการตลาดและสร้างสรรค์ ซึ่งความร่วมมือและจังหวะเวลาเป็นสิ่งสำคัญ การทำงานแบบแยกส่วนอาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงอย่างเงียบๆ และทำให้เกิดความหงุดหงิดได้อย่างรวดเร็ว

นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน โดยมีการหยุดชะงักของเวิร์กโฟลว์ในโลกแห่งความเป็นจริง:

• งานซ้ำซ้อน: เคยมีสองทีมสร้างทรัพยากรแคมเปญเดียวกันโดยไม่รู้ตัวหรือไม่? ความรู้สึกตอนที่คุณรู้ครั้งแรก โอ้โห! มันเป็นการทำลายขวัญกำลังใจ เป็นการเสียเวลา และสามารถหลีกเลี่ยงได้โดยสิ้นเชิงหากคุณมีทัศนวิสัยที่ถูกต้อง
• ข้อความที่ไม่สอดคล้องกัน:หากนักออกแบบทำงานตามแนวทางการสร้างแบรนด์ของเดือนที่แล้ว ในขณะที่นักเขียนกำลังปฏิบัติตามเอกสารโทนเสียงใหม่ (ที่ไม่มีใครแบ่งปัน) แคมเปญของคุณจะไม่เพียงแค่ดูสับสน แต่จะสับสนไปหมด
• พลาดกำหนดส่ง: เราทุกคนต่างเคยมีประสบการณ์ที่ทรัพย์สินบางอย่างติดอยู่ในกล่องจดหมายของใครบางคนเป็นเวลาหลายวัน หรือคนที่ไม่รู้ว่าตัวเองจำเป็นต้องอนุมัติบางสิ่งบางอย่าง เหล่านี้คือผู้คนในเวิร์กโฟลว์แบบแยกส่วนที่มักทำให้เกิดความล่าช้าที่ไม่จำเป็น ความล่าช้าดังกล่าวอาจส่งผลไปยังทั้งทีม ทำให้ทุกคนต้องทำงานหนักขึ้นพร้อมๆ กัน
• ทีมที่ไม่มีความสุข: เมื่อการทำงานของทีมดำเนินไปในทิศทางที่ผิด (และไม่ใช่ความผิดของพวกเขา) พวกเขาจะต้องรู้สึกไม่พอใจอย่างแน่นอน เมื่อผู้คนต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาไฟล์หรือสร้างงานใหม่ตั้งแต่ต้นเนื่องจากใครบางคนไม่สื่อสาร พลังงานของพวกเขาก็หมดไป เรื่องนี้เกิดขึ้นได้กับแม้แต่ผู้สร้างสรรค์ที่หลงใหลที่สุด
• การขาดความรับผิดชอบ: สิ่งที่น่าหงุดหงิดที่สุดเกี่ยวกับไซโลคือไม่มีใครให้ตำหนิได้ นั่นเป็นความผิดของระบบ และหากไม่มีการมองเห็นร่วมกัน ไม่มีใครสามารถตัดสินใจได้ว่าใครรับผิดชอบในเรื่องใด นั่นหมายถึงความสับสนมากขึ้น การตัดสินใจที่แย่ลง และโมเมนตัมโดยรวมช้าลงมาก

เรื่องเหล่านี้ไม่ใช่แค่สิ่งรบกวนเล็กๆ น้อยๆ แต่เป็นอุปสรรคสำคัญที่ทำให้ทีมของคุณทำงานได้ไม่เต็มที่ ซึ่งอาจนำไปสู่ภาวะหมดไฟด้านการสร้างสรรค์ได้ การทำงานแบบแยกส่วนเป็นอุปสรรคต่อการทำงานโดยอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมที่สร้างสรรค์ที่ซึ่งพลังงานและความชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญที่สุด 

อย่างไรก็ตาม หากมีเครื่องมือและระบบที่เหมาะสม ไซโลจะไม่ถาวร ลองมาดูสาเหตุบางประการเพื่อให้คุณสามารถดูแลระบบปัจจุบันของคุณเพื่อป้องกันและหยุดไม่ให้ไซโลแย่ลงหรือเกิดขึ้นอีก

5 สาเหตุของการทำงานแบบไซโล

ไซโลไม่ได้ปรากฏตัวเหมือนรถบรรทุกขนาดใหญ่ที่กำลังถอยหลัง แต่จะค่อยๆ เคลื่อนเข้ามาอย่างเงียบๆ โดยมักไม่มีใครสังเกตเห็น 

ทีมงานส่วนใหญ่ไม่ได้ตั้งเป้าหมายที่จะทำงานแบบแยกกัน แต่พฤติกรรมบางอย่างที่ถูกมองข้ามและเครื่องมือที่ถูกใช้อย่างไม่ถูกต้องสามารถสร้างอุปสรรคที่ทำให้ทุกคนทำงานช้าลงได้อย่างรวดเร็ว มาสำรวจวิธีการต่างๆ ที่มันแสดงออกมาสำหรับทีมการตลาดและทีมสร้างสรรค์กัน

1. การพึ่งพาเครื่องมือที่ไม่เชื่อมต่อกันมากเกินไป

ประสบการณ์ไซโลที่พบบ่อยมากคือการมีเครื่องมือที่แตกต่างกันทำให้เรื่องต่างๆ วุ่นวาย ไฟล์ใน Google Drive ข้อมูลสรุปที่ฝังอยู่ในเธรดอีเมล ข้อเสนอแนะที่กระจัดกระจายไปทั่ว Slack เก่า Asana และโซ่ความคิดเห็นแบบสุ่ม ฟังดูคุ้นๆ ไหม? เมื่อเครื่องมือแต่ละตัวทำหน้าที่ของตัวเอง ทีมของคุณก็จะต้องเผชิญกับข้อมูลที่ไม่ชัดเจนซึ่งยากต่อการนำทาง

2. ขาดการจัดเก็บข้อมูลร่วมกันหรือกระบวนการที่มีโครงสร้าง

พื้นที่จัดเก็บข้อมูลร่วมกัน หมายถึง การใช้ข้อมูลร่วมกัน หากทีมงานบันทึกงานลงในเดสก์ท็อป พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ หรือใช้เครื่องมืออื่นๆ โดยสิ้นเชิง การทำงานร่วมกันก็จะยุ่งยากมากขึ้นอย่างรวดเร็ว หากไม่มีโครงสร้างร่วมกันที่ค้นหาและเข้าถึงได้สำหรับผู้ที่ต้องการ เพื่อนร่วมทีมก็อาจสร้างองค์ความรู้ไปในทิศทางตรงกันข้ามโดยที่ไม่รู้ตัวด้วยซ้ำ

3. ไม่มีแหล่งข้อมูลความจริงเพียงแหล่งเดียว

เมื่อมีสรุปแคมเปญฉบับเดียวกันอยู่สามเวอร์ชัน โดยแต่ละเวอร์ชันมีการแก้ไข ลิงก์ และหมายเหตุที่แตกต่างกัน นั่นจะส่งผลให้เกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อน การสื่อสารที่ผิดพลาด และการส่งงานที่ล่าช้า การใช้เอกสารและเครื่องมือร่วมกันที่มีคุณสมบัติการทำงานร่วมกันเป็นค่าเริ่มต้นของทีมของคุณเป็นวิธีง่ายๆ ในการรวบรวมข้อคิดเห็นทั้งหมดนี้ไว้ในที่เดียว ช่วยให้คุณสามารถทำงานอัตโนมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยคำนึงถึงบุคลากรเป็นอันดับแรก

4. ผนังแผนกหรือข้อจำกัดการเข้าถึง

การปิดกั้นไม่ให้แผนกอื่นหรือพันธมิตรภายนอกเข้าถึงทรัพยากรที่สำคัญจะทำให้เกิดความขัดแย้งมากขึ้นซึ่งอาจไม่ใช่ความตั้งใจเสมอไป หากทุกคนไม่สามารถมองเห็นภาพรวมทั้งหมด พวกเขาจะมีส่วนร่วมอย่างมีประสิทธิผลได้อย่างไร เครื่องมือที่มีสิทธิ์พื้นฐานในการเข้าถึงไฟล์และการตั้งค่าการเข้าถึงจะช่วยให้ตรวจสอบว่าใครสามารถดูอะไรได้บ้างและทำการปรับเปลี่ยนตามความจำเป็นได้อย่างง่ายดาย

5. กำหนดเวลาโครงการที่รวดเร็ว

นี่คือสิ่งที่หัวหน้าทีมงานสร้างสรรค์จำเป็นต้องได้ยิน เมื่อแคมเปญดำเนินไปด้วยความเร็ว 100 ไมล์ต่อชั่วโมง โครงสร้างและน้ำยาขัดเงาชั้นดีของคุณเลอะเทอะเหมือนหยดฝนบนกระจกหน้ารถ หากคุณสร้างหรือมีส่วนสนับสนุนสภาพแวดล้อมดังกล่าว ผู้คนมักจะทำงานแบบแยกส่วนเพียงเพื่อให้สิ่งต่างๆ สำเร็จลุล่วง ซึ่งอาจนำไปสู่ความสับสน (และผลลัพธ์ที่ไม่ดี) มากขึ้นในภายหลัง

ไซโลเกิดขึ้นอย่างง่ายดายและมักจะเกิดขึ้นอย่างเงียบๆ โดยไม่มีใครรู้ จนกระทั่งมันสายเกินไป เมื่อใครก็ตามสังเกตเห็น ก็แสดงว่าพวกเขาได้ทำให้โครงการของคุณช้าลง ทีมของคุณผิดหวัง หรือทำให้การส่งข้อความของคุณไม่ชัดเจนไปแล้ว สิ่งสำคัญคือการสังเกตเห็นสัญญาณตั้งแต่เนิ่นๆ และนำระบบที่เหมาะสมมาใช้เพื่อให้ทุกคนเชื่อมต่อกันได้

5 วิธีในการทำลายไซโลข้อมูล

ไซโลสามารถทำลายแม้แต่แคมเปญที่ดีที่สุดได้อย่างเงียบๆ ข่าวดีก็คือมันสามารถแก้ไขได้อย่างแน่นอน ด้วยนิสัยง่ายๆ เพียงไม่กี่อย่างและเครื่องมือที่เหมาะสม คุณสามารถรักษาทีมให้อยู่ในแนวเดียวกันและดำเนินโครงการได้อย่างราบรื่น วิธีการทำลายไซโลมีดังนี้:

1. ใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์แบบร่วมมือกัน

วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการทำให้ทีมเลิกทำงานแบบแยกส่วนกันคือการรวมงานของทีมไว้ในที่เดียวที่เข้าไปใช้ร่วมกันได้ ไม่ว่าจะเป็นบทสรุปเชิงสร้างสรรค์ องค์ประกอบของแคมเปญ หรือเอกสารอ้างอิง พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ใช้ร่วมกันจะช่วยให้ทุกคนเข้าถึงสิ่งที่ต้องการได้ โดยไม่ต้องค้นหาและไม่ต้องรอ

การดำเนินการนี้จะขจัดอุปสรรคระหว่างทีมโดยทำให้การเข้าถึงเป็นเรื่องง่าย สอดคล้องกัน และติดตามได้ ด้วย Dropbox ทีมงานสามารถเข้าถึงทุกสิ่งได้จากพื้นที่ทำงานที่ปลอดภัยแห่งเดียว คุณจะสามารถแชร์ได้อย่างง่ายดาย ควบคุมสิทธิ์ได้อย่างชาญฉลาด และอัปเดตเวอร์ชันโดยอัตโนมัติเพื่อให้ทุกคนสามารถทำงานกับไฟล์ที่ถูกต้องได้เสมอ

2. ใช้เครื่องมือค้นหา

คุณไม่สามารถใช้ทรัพย์สินทางการตลาดที่คุณไม่พบได้ เมื่อไฟล์ถูกฝังอยู่ในกล่องจดหมายหรือแท็บ แม้แต่ทรัพยากรที่น่าทึ่งที่สุดก็อาจดูเหมือนไม่มีอยู่เลย ถ้าคุณสามารถค้นหาไฟล์ได้ แม้ว่าจะจำชื่อไม่ได้ก็ตาม

นั่นคือจุดที่การค้นหาแบบครอบคลุมเข้ามาช่วยเหลือ Dropbox Dash (เครื่องมือค้นหาแบบครอบคลุมที่ขับเคลื่อนด้วย AI สำหรับผู้ใช้ Dropbox) ช่วยให้ทีมของคุณค้นหาสิ่งที่ต้องการในเอกสาร แท็บ อีเมล พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ และแหล่งข้อมูลอื่นๆ อีกมากมาย ทั้งหมดนี้ในเวลาไม่กี่วินาที เหมือนกับมีแถบค้นหาที่จะค้นหาภายในไฟล์ได้และเข้าใจจริงๆ ว่าคุณกำลังมองหาอะไร

3. จัดระเบียบข้อมูลเพื่อการทำงานร่วมกันที่ง่ายขึ้น

ล้างโฟลเดอร์ การตั้งชื่อที่สอดคล้องกัน การเข้าถึงร่วมกัน กฎเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้สร้างความแตกต่างครั้งใหญ่ การปลูกฝังสิ่งเหล่านี้ให้กับสมาชิกในทีมและในแผนกต่างๆ ถือเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดการแตกแยกหรือทำลายความสามัคคี

Dropbox ช่วยให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายด้วยคุณสมบัติที่ใช้งานง่ายซึ่งออกแบบมาเพื่อการจัดระเบียบไฟล์และโฟลเดอร์ที่ง่ายดาย นอกจากนี้ Dash ยังช่วยให้คุณค้นหาไฟล์ที่เกี่ยวข้องหรือล่าสุดได้โดยตรงจากแดชบอร์ดหน้าเริ่มต้นที่สะดวก ซึ่งรวบรวมไฟล์ อีเมล ปฏิทิน และอื่นๆ เข้าด้วยกันเพื่อให้ดูภาพรวมงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของคุณได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้น เนื้อหาที่คุณต้องการจึงอยู่ใกล้แค่เอื้อมเสมอ

4. ทำให้ข้อเสนอแนะมองเห็นได้

การตอบรับที่แยกส่วนทำให้ต้องทำงานซ้ำ มีการเปลี่ยนแปลงที่พลาด และต้องกลับไปกลับมาเป็นจำนวนมาก การได้รับคำติชมจากแหล่งที่แตกต่างกันนั้นน่าหงุดหงิดใจมาก และอาจทำให้ยากที่จะรักษาแรงบันดาลใจและมองเห็นภาพรวม

รักษาสิ่งต่างๆ ให้สะอาดด้วยการแสดงความคิดเห็นและคำอธิบายประกอบแบบเรียลไทม์ Dropbox ยังช่วยให้คุณแสดงความคิดเห็นโดยตรงบนรูปภาพ วิดีโอ หรือเอกสารได้อีกด้วย เครื่องมืออย่าง Dropbox Replay ช่วยให้ทีมงานตรวจสอบและแก้ไขข้อเสนอแนะเกี่ยวกับวิดีโอได้อย่างรวดเร็ว โดยรักษาการสนทนาและการอนุมัติให้อยู่ในบริบท ซึ่งช่วยปรับกระบวนการสร้างสรรค์ที่ขึ้นชื่อว่าเหนียวแน่นให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

5. ส่งเสริมวัฒนธรรมการมองเห็นข้ามแผนก

แน่นอนว่าไซโลเป็นปัญหาของระบบอย่างไม่ต้องสงสัย แต่ยังเป็นปัญหาของนิสัยด้วยเช่นกัน และนิสัยเป็นปัญหาของผู้คน ซึ่งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก (และระดับสูง) จะต้องเผชิญตั้งแต่เนิ่นๆ และบ่อยครั้ง เหล่านี้คือผู้คนที่มีอำนาจตัดสินใจเกี่ยวกับวัฒนธรรมขององค์กร

บางครั้งการช่วยให้ทีมเลิกทำงานแบบแยกส่วนกันต้องเริ่มจากการเปลี่ยนแปลงจากผู้บังคับบัญชา ซึ่งอาจต้องใช้เวลาสักพัก แต่จะคุ้มค่าในภายหลัง Dropbox ช่วยให้คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ที่แชร์ เริ่มต้นหรือดำเนินโครงการ และแม้แต่ใช้เครื่องมือจัดการงานเพื่อรวมทีมเข้าด้วยกันได้อย่างง่ายดาย ช่วยลดความประหลาดใจและการทำงานซ้ำซากที่เกิดขึ้นจากการทำงานแบบแยกส่วน

เมื่อทุกคนมีข้อมูลเดียวกัน ในสถานที่เดียวกัน ในเวลาเดียวกัน ผลงานสร้างสรรค์ที่ดีที่สุดก็สามารถเกิดขึ้นได้

หยุดไซโลที่ทำให้โมเมนตัมความคิดสร้างสรรค์ช้าลงด้วย Dropbox

ข้อมูลที่เก็บไว้อาจสร้างความไม่สะดวกได้เป็นครั้งคราว แต่หากไม่ได้รับการตรวจสอบ ข้อมูลเหล่านี้อาจกลายเป็นตัวทำลายประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณได้อย่างรวดเร็ว มันทำให้การเปิดตัวล่าช้า ก่อให้เกิดความสับสน ซ้ำซ้อน และดูดพลังงานออกไปจากสิ่งที่ควรเป็นกระบวนการสร้างสรรค์ที่น่าตื่นเต้น

Dropbox ช่วยให้ทีมงานด้านความคิดสร้างสรรค์และการตลาดทำลายอุปสรรคเหล่านี้ลงด้วยการมอบพื้นที่ที่ปลอดภัยแห่งเดียวให้กับทุกคนในการแบ่งปันความรู้ร่วมกันเป็นกลุ่ม ลดการโต้ตอบไปมาและการเปลี่ยนแพลตฟอร์มบ่อยๆ

เมื่อทีมของคุณมีความสอดคล้องกัน งานก็จะดำเนินไปเร็วขึ้น คุณภาพก็จะสูงขึ้น และกระบวนการก็จะราบรื่นขึ้นมาก

ทดลองใช้ Dropbox วันนี้ และมอบความชัดเจนให้กับทีมของคุณเพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานให้ดีที่สุดได้