ขณะที่คุณกำลังอยู่ในกระบวนการสร้างสรรค์ การจัดระเบียบก็คงไม่ได้เป็นเรื่องที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณอยู่แล้ว การทำให้แนวความคิดเป็นจริงได้นั้นมักเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก คุณอาจสร้างงานได้ดีที่สุดในตอนห้าทุ่ม อาจหาแรงจูงใจจากการฟังเพลงวง Hair Band ยุค 80 หรือเขียนความคิดทุกอย่างของคุณลงในกระดาษโน้ตแยกประเภทเป็นสีๆ โดยมีแต่คุณคนเดียวที่อ่านรู้เรื่อง
ไม่ว่ากระบวนการสร้างสรรค์ของคุณจะเป็นแบบไหน งานที่ทำมาอย่างเต็มที่เหล่านั้นก็จะต้องถูกเกลาให้เป็นการนำเสนอที่ชัดเจน ตรงประเด็น และละเอียดเพื่อให้ลูกค้าได้ตรวจทานกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ คุณจะต้องเตรียมให้ตัวเองดูดีที่สุดเมื่อต้องพบกับลูกค้านั่นเอง
ลองดูวิธีง่ายๆ เหล่านี้เพื่อลงนามสัญญาได้อย่างรวดเร็ว ดูแลให้งานของคุณเป็นระเบียบอยู่เสมอ นำเสนอชุดสไลด์ข้อมูลที่สมบูรณ์ไร้ที่ติ แชร์ไฟล์ รวมทั้งตรวจทานและอนุมัติงานได้อย่างราบรื่น เมื่อนำเครื่องมือเหล่านี้ไปปรับใช้ในกระบวนการสร้างสรรค์ของคุณ คุณจะไม่เพียงแต่ได้สร้างความประทับใจให้กับลูกค้าของคุณเท่านั้น แต่ยังจะทำให้พวกเขากลับมาใช้บริการซ้ำอีกได้ด้วย
วิธีการลงนามบนเส้นประที่ง่ายที่สุด
สัญญาไม่ใช่สิ่งที่น่าตื่นเต้นที่สุดในกระบวนการสร้างสรรค์ แต่สัญญาก็เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เลย หากทำให้ทุกๆ ฝ่ายสามารถอนุมัติการส่งมอบงาน ค่าบริการ และรายละเอียดอื่นๆ ในขั้นตอนเริ่มต้นโปรเจ็กต์ได้ ก็จะทำให้คุณสามารถเริ่มทำงานสร้างสรรค์ได้เร็วขึ้น
ฟังก์ชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จาก Dropbox ทำให้การลงนามสัญญาเป็นขั้นตอนที่ยุ่งยากน้อยที่สุดคุณสามารถส่งเอกสารให้ลูกค้าลงนามได้จากทุกที่ ทุกอุปกรณ์และคุณจะมีบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ที่บอกว่าสัญญาแต่ละฉบับถูกส่งออกไปและส่งกลับมาพร้อมลายเซ็นที่มีผลผูกพันทางกฎหมายเมื่อใดบ้าง
การที่คุณได้รับลายเซ็นที่ต้องการอย่างรวดเร็วและง่ายดายไม่ว่าจะเป็นการลงนามข้อเสนอ, SOW หรือสัญญาอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ ล้วนแต่จะทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณถนัดที่สุดได้ ซึ่งก็คืองานสร้างสรรค์นั่นเอง
เพิ่มเวลาสร้างสรรค์ ลดเวลาหาไฟล์
เมื่อคุณสลับไปมาระหว่างหลายโปรเจ็กต์และลูกค้าหลายราย คุณก็จะลืมได้ง่ายๆ ว่าคุณเก็บไฟล์ต่างๆ ไว้ที่ไหนบ้าง คุณอาจได้ร่างผลงานในความคิดของคุณขึ้นมา สร้างงานขึ้นมาจากแนวคิดที่จำเป็นต้องมีการแก้ไขหลายๆ ครั้ง หรือทำการบันทึกงานเวอร์ชัน 1 แต่กว่าจะเสร็จสมบูรณ์ก็กลายเป็นเวอร์ชัน 20 แล้ว
เลิกปวดหัวกับการที่ต้องขุดคุ้ยค้นหาเอกสารโดยเก็บไฟล์ทั้งหมดของคุณไว้ในที่แห่งเดียว เมื่อมีการตั้งค่าศูนย์ควบคุมสั่งการจากส่วนกลางใน Dropbox และจัดระเบียบไฟล์และโฟลเดอร์ตามชื่อลูกค้าหรือโปรเจ็กต์ คุณจะสามารถค้นหาเอกสารฉบับใดก็ตามได้อย่างรวดเร็วโดยใช้คุณสมบัติค้นหาของเรา นอกจากนี้ Dropbox ยังผสานการทำงานกับเครื่องมือที่ผู้คนนิยมใช้กันอย่าง Adobe Creative Cloud ได้อย่างไร้รอยต่อ จึงทำให้คุณสามารถเปิดไฟล์ได้เกือบทุกประเภทภายในพื้นที่ทำงานเดียวกัน
หลังจากที่คุณสร้างระบบจัดระเบียบไฟล์แล้ว คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถให้ข้อคิดเห็นในเอกสารที่แบ่งปันได้ พอกันทีกับการเปลี่ยนแปลงทีละเล็กทีละน้อยที่ต้องสื่อสารกันผ่านอีเมล, Slack หรือบันทึกข้อความอื่นๆ ที่คุณต้องไปเปิดหาดู โดยลูกค้าสามารถแสดงความคิดเห็นลงในงานของคุณโดยตรงได้เลย ไม่ว่าคุณจะแบ่งปันไฟล์ PDF, ไฟล์งานออกแบบ หรือวิดีโอ ดังนั้นจะมีการไม่สับสนว่าความคิดเห็นนั้นๆ กล่าวถึงไฟล์ใดอยู่
เมื่อจัดเก็บไฟล์โปรเจ็กต์ทั้งหมดของคุณไว้ในพื้นที่ที่เป็นระเบียบแห่งเดียวแล้ว คุณก็จะสามารถลดความซับซ้อนของขั้นตอนการตรวจทาน ทำงานได้อย่างรวดเร็ว และนำเสนอไอเดียให้ตรงเวลาได้ ซึ่งจะทำให้ลูกค้าเห็นว่าคุณเป็นมืออาชีพที่ไร้ที่ติอย่างแท้จริง
ยกระดับการนำเสนอของคุณ
การตรวจทานแต่ละรอบก็คือการมองหาโอกาสใหม่ที่จะได้สร้างความประทับใจให้กับลูกค้านั่นเอง นอกจากจะต้องแก้ไขงานอย่างเป็นระเบียบและส่งมอบงานให้ตรงเวลาแล้ว คุณก็ยังต้องทำให้ชุดสไลด์สำหรับใช้กับลูกค้ามีโครงสร้างและรูปลักษณ์ที่สม่ำเสมอด้วย เพียงรายละเอียดเล็กๆ ก็สร้างความแตกต่างได้ เช่น มีการออกแบบและธีมที่สอดคล้องเป็นหนึ่งเดียวกันโดยใช้แบบอักษรเดียวกันตลอดทั้งส่วน และมีกำหนดการที่บอกถึงขั้นตอนต่อไป
การใส่รูปแบบการสร้างแบรนด์ที่เป็นเอกลักษณ์ของคุณลงในไฟล์ที่แชร์ยังสามารถทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพยิ่งกว่าเดิมในระหว่างการนำเสนอได้อีกด้วย โดย Dropbox จะมอบประสบการณ์การแบ่งปันที่ปรับแต่งเองได้สำหรับการสร้างแบรนด์ที่ง่ายดาย ให้คุณได้เพิ่มชื่อบริษัท โลโก้ ภาพพื้นหลัง และลิงก์สำหรับเว็บไซต์และโซเชียลลงในเนื้อหาของคุณเพื่อเพิ่มความเป็นมืออาชีพไปอีกขั้นหนึ่งได้
และแม้ว่าการทำให้ชุดสไลด์ของคุณสวยงามจะเป็นสิ่งที่สำคัญ แต่ก็ไม่มีความรู้สึกไหนแย่ไปกว่าการเผลอลบเอกสารสำคัญหรือเวอร์ชันอัปเดตล่าสุดไป แต่โชคดีที่มีวิธีง่ายๆ ในการกู้คืนไฟล์ที่ถูกลบไปอยู่ หากคุณเป็นผู้ใช้ Dropbox Professional คุณจะสามารถค้นหาเอกสารใดก็ได้ที่ลบไปเมื่อ 180 วันก่อนได้โดยไปที่โฟลเดอร์ Rewind การทำเช่นนี้จะทำให้คุณกู้คืนงานของคุณและทำงานให้ทันตามกำหนดเวลาได้ โดยที่ลูกค้าของคุณไม่มีทางรู้เลยว่าไฟล์ที่กู้คืนมานี้แตกต่างกับไฟล์ปกติอย่างไร
ทำให้การส่งมอบไฟล์เป็นขั้นตอนที่ราบรื่นที่สุด
คุณได้นำเสนองานของตัวเองแล้ว และลูกค้าก็ชอบมาก! ตอนนี้ก็ได้เวลาส่งทุกสิ่งทุกอย่างในการส่งมอบขั้นสุดท้ายแล้ว แต่เนื่องจากไฟล์งานสร้างสรรค์อาจมีขนาดใหญ่มากและมีข้อมูลที่เป็นความลับอยู่ คุณจึงไม่สามารถแนบงานของคุณในอีเมลได้เสมอไป
Dropbox Transfer ทำให้คุณไม่ต้องกังวลกับการส่งไฟล์ขั้นสุดท้าย คุณสามารถแชร์ไฟล์ได้มากถึง 100 กิกะไบต์โดยใช้ลิงก์สั้นๆ ลิงก์เดียว สามารถควบคุมการเข้าถึงได้ด้วยการปกป้องด้วยรหัสผ่าน และแม้แต่ตั้งวันที่หมดอายุเพื่อให้สามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้ในช่วงเวลาจำกัดเท่านั้น นอกจากนี้คุณยังสามารถยืนยันการส่งมอบได้ด้วย ซึ่งหมายความว่าคุณจะเห็นว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละคนเปิดดูหรือดาวน์โหลดไฟล์ของคุณตอนไหนบ้าง การส่งมอบงานที่ไม่ยุ่งยากแบบนี้จะทำให้แน่ใจได้ว่าคุณจะปิดท้ายทุกๆ โปรเจ็กต์ได้ด้วยดี
สร้างความสัมพันธ์ที่ยั่งยืนกับลูกค้า
เมื่อทำให้ลูกค้าได้มีวิธีที่เรียบง่ายในการเซ็นสัญญา ดูงานสร้างสรรค์ที่ส่งมาในทุกๆ รอบ แสดงข้อคิดเห็นของตน และรับไฟล์ขั้นสุดท้าย คุณก็จะสามารถสร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะช่วยให้คุณทำงานอย่างยอดเยี่ยมได้ต่อไป
และสิ่งที่ดีที่สุดคืออะไรรู้ไหม ลูกค้าจะไม่รู้เลยว่าสำนักงานของคุณเต็มไปด้วยกระดาษยับยู่ยี่หรือดินสอที่โดนกัดจนเละ และไม่รู้เลยว่าคุณเขียนบันทึกประจำวันที่มีแต่ลายแทงรูปหน้ายิ้มเต็มไปหมดให้ตัวเองอ่าน ลูกค้าจะเห็นเพียงว่าคุณเป็นนักสร้างสรรค์ผู้เพียบพร้อมน่าเชื่อถือซึ่งส่งมอบชิ้นงานที่ทำให้พวกเขาต้องอ้าปากค้างได้ทุกรอบ
