สนับสนุนทีมด้วยการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

การมอบหมายงานคืออะไร

การมอบหมายงานคือการที่คุณกระจายงานให้กับคนอื่นๆ แต่ไม่ใช่การบอกว่า “คุณทำงานนี้เพราะฉันไม่อยากทำ” รูปแบบการมอบหมายงานของผู้บริหารนั้นไม่ได้เป็นการส่งต่องานที่คุณไม่ต้องการทำ แต่เป็นการมอบหมายหน้าที่ ความรับผิดชอบ และโอกาสด้วยความไว้วางใจ แน่นอนว่าคุณสามารถเขียนรายงานด้วยตัวเองเหมือนที่เคยทำมาแล้ว 100 ครั้ง หรือคุณจะขอให้สมาชิกทีมที่ด้อยอาวุโสกว่าทำเพื่อมอบประสบการณ์ใหม่ให้สมาชิกทีมเหล่านี้ เพียงเท่านี้ก็เกิดการพัฒนาทางวิชาชีพขึ้นแล้ว

การมอบหมายความรับผิดชอบเป็นหลักการพื้นฐานของระบบลำดับชั้นใดๆ แม้ว่าวัฒนธรรมของบริษัทของคุณจะมุ่งหวังที่จะลดความห่างของลำดับชั้นลงก็ตาม ทุกคนต้องการโอกาสเพื่อพิสูจน์ตัวเอง และการมอบหมายความรับผิดชอบเท่านั้นที่สามารถให้โอกาสนั้นได้

เคล็ดลับการมอบหมายหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพ

การมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพนั้นต้องอาศัยการฝึกฝน คุณไม่สามารถทำเพียงแค่มอบหมายงาน แล้วคาดหวังให้ทีมของคุณรับงานที่ได้รับมอบหมายนั้นไปทำอย่างมีความสุข คุณต้องแน่ใจด้วยว่าคุณได้มอบหมายงานอย่างเหมาะสม การมอบหมายงานที่ประสบความสำเร็จเป็นเรื่องของการใช้ความสามารถของสมาชิกแต่ละคนในทีม และเปิดโอกาสให้พวกเขาได้เรียนรู้ทักษะใหม่ๆ ไปด้วย

เคล็ดลับยอดนิยมสำหรับการจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพมีดังนี้

รู้จักทีมของคุณ

ทุกคนมีจุดแข็งและจุดอ่อนที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น สมาชิกในทีมของคุณอาจทำงานร่วมกันในด้านการตลาด แต่เมื่อดูรายบุคคลแล้ว พวกเขาล้วนมีทักษะที่มีคุณค่าที่แตกต่างกัน ในฐานะผู้นำที่มีประสิทธิภาพ คุณต้องรับรู้ถึงสิ่งเหล่านี้ ตัวอย่างเช่น คุณไม่ควรมอบหมายงานประเภทการจัดระเบียบให้กับนักคิดสร้างสรรค์แทนที่จะเป็นนักคิดเชิงตรรกะ เพราะไม่เพียงแต่คุณจะไม่ได้ใช้ชุดทักษะของทีมคุณเท่านั้น แต่คุณยังอาจสร้างความขุ่นเคืองใจอีกด้วย เนื่องจากทีมของคุณจะเห็นว่าพรสวรรค์ต่างๆ ของพวกเขาไม่ได้รับการยอมรับหรือให้ความสำคัญ

วิธีหนึ่งที่จะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คือการอนุญาตให้มีอาสาสมัครในระดับหนึ่ง สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำที่สามารถแชร์ แก้ไข และอัปเดตได้ง่ายดาย ถามทีมของคุณก่อนว่าพวกเขาต้องการทำงานใดเป็นพิเศษหรือไม่ คนเรามักจะเลือกสิ่งที่รู้ว่าตัวเองสามารถประสบความสำเร็จได้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้เห็นการนำทักษะที่ดีที่สุดของทีมมาใช้จริง และนำทักษะเหล่านี้มาต่อยอดกับงานที่ได้รับมอบหมายในอนาคต

สิ่งสำคัญไม่ได้อยู่ที่ตัวงาน แต่อยู่ที่วิธีการทำงาน

การบริหารจัดการโครงการ และความเป็นผู้นำเป็นเรื่องที่ท้าทายพอๆ กับงานต่างๆ ที่คุณต้องมอบหมาย ใช้เวลาในการทำความเข้าใจอย่างแท้จริงว่าทีมของคุณต้องการอะไรและคุณจะมอบสิ่งนั้นให้พวกเขาได้อย่างไร ทีมของคุณมีเวลาเพียงพอหรือไม่ งานนี้สำคัญเกินกว่าจะมอบหมายให้คนอื่นนอกจากสมาชิกทีมระดับอาวุโสหรือไม่ เวิร์กโฟลว์ของคุณเปิดโอกาสให้สมาชิกทีมที่ด้อยอาวุโสกว่าเข้าร่วมในโครงการได้ง่ายหรือไม่ ทักษะการเป็นผู้นำที่แท้จริงนั้นคือการเห็นคุณค่าของตัวบุคคลด้วย ไม่ใช่เพียงคุณค่าของผลงาน

ในฐานะหัวหน้าทีม คุณต้องสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีที่สุดสำหรับการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการจัดพื้นที่งานที่ชาญฉลาด การอนุญาตต่างๆ เช่น อนุญาตให้ทำงานแบบยืดหยุ่นเพื่อหลีกเลี่ยงภาวะหมดไฟ หรือเลือกผู้จัดการคนใหม่เพื่อจัดระเบียบและแนะแนวทาง

อย่าแทรกแซงมากเกินไป แต่มีปฏิกิริยาบ้าง

การเป็นผู้นำที่ดีและการเป็นผู้นำที่เจ้ากี้เจ้าการนั้นแตกต่างกัน การบริหารแบบจู้จี้จุกจิกแทบไม่เคยเกิดผลดีเลย และรังแต่จะนำความคิดแง่ในลบมาสู่ทีมของคุณ กระบวนการมอบหมายงานหมายถึงคุณกำลังให้ผู้อื่นมารับผิดชอบงาน คุณไว้วางใจและสนับสนุนให้พวกเขารับมือกับความท้าทายนั้น นี่คือคำจำกัดความของการทำงานร่วมกันเป็นทีมนั่นเอง การที่คุณไม่ยอมวางอำนาจควบคุม จะเป็นการสร้างรูปแบบการทำงานแบบต่างคนต่างทำ และคุณจะได้เห็นผลกระทบอย่างแน่นอนในที่สุด

จุดที่คุณจะต้องใช้อำนาจในฐานะผู้จัดการ คือเมื่อมีความผิดพลาดเกิดขึ้น คุณควรเตรียมรับมือกับปัญหาที่มักเกิดขึ้นในระยะแรกและวางระเบียบที่เหมาะสมเพื่อให้สมาชิกในทีมที่รับผิดชอบงานชิ้นใหม่นั้นมีคนคอยสนับสนุน ด้วยวิธีนี้ สมาชิกในทีมจะไม่ต้องตรงมาหาคุณทันทีที่สิ่งต่างๆ เริ่มผิดพลาด แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณจะกำกับดูแลการทำงานของทีมไม่ได้ คุณยังสามารถจับตาดูสิ่งต่างๆ ได้ผ่านการแชร์เอกสารและหมายเหตุประกอบ ซึ่งจะช่วยให้คุณรับรู้ถึงความเคลื่อนไหวโดยที่ไม่ต้องหายใจรดต้นคอใคร

ติดตามผลด้วย

เพียงเพราะคุณมอบหมายหน้าที่รับผิดชอบออกไปแล้ว ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่มีหน้าที่รับผิดชอบของตัวเองอีกต่อไป คุณยังมีหน้าที่ในการเป็นผู้นำที่มีประสิทธิภาพ เพราะฉะนั้นจงทำหน้าที่นั้น ตรวจสอบทีมของคุณบ่อยๆ และทำให้สมาชิกในทีมมั่นใจว่าสามารถเข้าถึงคุณได้ทุกเมื่อที่ต้องการ ให้คำวิจารณ์ที่สร้างสรรค์และให้คำแนะนำแก่สมาชิกในทีมที่ทำงานชิ้นใหม่เป็นครั้งแรก โปรดจำไว้ว่า หากมีใครที่กำลังลำบากกับงาน สาเหตุที่แท้จริงอาจมาจากการขาดการจัดการที่มีประสิทธิภาพก็เป็นได้

เครื่องมือเช่นประวัติเวอร์ชันไฟล์และการกู้คืนเหมาะอย่างยิ่งที่นี่ บางทีสมาชิกในทีมอาจทำบางอย่างผิดและจำเป็นต้องถอยกลับมาสักสองสามก้าว บางทีพวกเขาอาจมองข้ามภาพรวมเนื่องจากกังวลเกี่ยวกับความรับผิดชอบใหม่และจำเป็นต้องกลับไปสู่จุดเดิม Dropbox สามารถช่วยรองรับพฤติกรรมต่างๆ ของมนุษย์ที่เกิดขึ้นเมื่อทีมกำลังเรียนรู้และเติบโตไปด้วยกัน

แบ่งปันให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้

หากคุณเคยชินกับการทำงานด้วยตัวเอง คุณอาจคิดว่าแค่คุณคนเดียวมีข้อมูลสำคัญทั้งหมดไว้ในมือก็เพียงพอแล้วสำหรับการแก้ปัญหา แต่ในฐานะผู้มอบหมายงานและผู้นำที่สร้างแรงบันดาลใจ คุณต้องแชร์ข้อมูลนี้กับทีมของคุณ ความรู้คือพลังที่แท้จริงและทีมของคุณต้องได้รับทราบความเป็นไปของงาน ให้แจ้งข้อมูลเกี่ยวกับงานที่คุณได้มอบหมายเสมอ เช่น วันครบกำหนด สรุป และการติดต่อสำคัญ ซึ่งนี่ไม่ใช่การละทิ้งความรับผิดชอบ แต่เป็นการได้รู้ว่าข้อมูลนี้รับทราบโดยทั่วกันในทีมหนึ่งที่ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นทีมที่คุณได้สนับสนุนให้ดำเนินงานอย่างสุดความสามารถ