Як один генеральний підрядник зберігає все в одному місці

Виклик: доступ і впорядкування для тисяч проєктів

Компанія Centric Build заснована у 2010 році та є генеральним підрядником у Канзас-Сіті, чиї проєкти стосуються як технічних інновацій та усунення проблем, так і квадратних метрів та планів поверхів. Вони залежать від простих та надійних інструментів, які допомагають упорядкувати роботу в офісі та на будівельному майданчику.

Centric пишається можливістю казати «так» там, де інші кажуть «ні». Вони беруть участь у проєктах, які відкривають нові можливості та стимулюють громадський рух. Незалежно від того, чи це житловий будинок, чи будівля комерційного призначення, кожен проєкт вимагає співпраці великої команди, зокрема менеджерів, проєктувальників і підрядників.

Із самого початку компанія Centric прагнула до відкритої, гнучкої, спритної культури, яка могла б адаптуватися до потреб клієнтів. Їм також потрібна була хмарна версія сервера, де вони могли б упорядковувати всі свої файли та отримувати до них доступ із будь-якого пристрою. Dropbox був правильним вибором із самого початку, і 12 років потому набагато більша компанія Centric все ще використовує Dropbox для впорядкування, синхронізації та захисту тисяч проєктів.

Рішення: безпечна синхронізація, спільний доступ і зберігання файлів

Наразі Dropbox використовують майже 90 співробітників, серед яких вісім інженерів та 45 керівників будівництва. Які саме файли зберігають ці працівники та надають до них спільний доступ через Dropbox? Усе: кошториси, рахунки-фактури, будівельні креслення, табелі обліку робочого часу працівників тощо. Щойно компанія Centric укладає контракт, адміністратор проєкту створює папку проєкту з 20 підпапками для елементів, як-от бюджети, креслення, контракти, графіки та звіти з техніки безпеки й охорони праці. Потім адміністратор призначить команду проєкту, зокрема керівника проєкту, інженера та виконроба, і надасть їм доступ до цієї папки.

Версії файлів можуть збільшуватися в проєктах команди, але Dropbox вирішує цю проблему за допомогою функції синхронізації. Коли хтось зі співробітників компанії Centric відкриває файл, вони бачать, хто ще працює над ним, і намагаються запобігти збереженню роботи іншої людини.

Dropbox допомагає ділитися файлами, але не все призначене для широкого розповсюдження. Зокрема, більшість працівників не повинні мати доступу до кадрових справ або інформації, необхідної для складання кошторису проєкту. Dropbox зберігає файли в безпеці за допомогою дозволів на доступ до них, надаючи кожному доступ до потрібних йому файлів, сприяючи розвитку гнучкої культури праці.

Компанія Centric також надає спільні посилання на Dropbox стороннім організаціям для обміну окремими файлами, водночас не надаючи доступу до всієї папки. Люди за межами організації бачать саме те, що їм потрібно бачити, і нічого більше.

Результати: підвищений рівень упорядкованості та ефективності

Використання Dropbox у компанії Centric збільшилося в міру її зростання. Незважаючи на це, Dropbox залишається таким же простим у використанні, як і раніше, і Centric це подобається. Це все той же процес упорядкування файлів, доступу до них і спільного використання з будь-якого пристрою. І всі знають Dropbox, який полегшує пошук і залучення нових людей. Навчання зводиться до демонстрації стандартного впорядкування папок проєкту та пошуку певних файлів, як-от шаблони фінансового прогнозування.

Без Dropbox компанія Centric не була б такою організованою і, швидше за все, використовувала б таку ж стару схему, що й інші будівельні компанії: сотні шаф для зберігання документації, розташованих по периметру офісу. Dropbox допоміг компанії Centric скоротити використання паперу, заощадивши час та гроші на друк і систематизування документів. Це також економить час співробітників, які можуть створювати документи, отримувати до них доступ та ділитися ними з будь-якого місця за лічені секунди.

Centric завжди прагне до вдосконалення, зокрема випробовуючи нове програмне забезпечення. Dropbox — це єдине програмне забезпечення, із яким Centric залишається вже протягом 12 років, тому що компанія не має жодної причини переходити на інше. Навіть після придбання інструменту керування проєктами Centric продовжує впорядковувати все в Dropbox, залишаючись упевненим, що все безпечно.

У Dropbox компанія Centric знайшла універсальне рішення для збереження всіх файлів для кожного співробітника на будь-якому з рівнів.