У сучасну цифрову епоху компанія будь-якого розміру стикається з проблемою організації дедалі більшої кількості документів і керування ними. Добре структурований робочий процес документообігу має вирішальне значення для оптимізації пов’язаних із ними бізнес-процесів, поліпшення співпраці та підвищення продуктивності.
У цьому посібнику повністю описано робочий процес керування цифровими документами. Розглянуто його переваги та покрокове створення ефективного робочого процесу згідно з потребами бізнесу.
Що таке робочий процес документообігу?
Процес документообігу — це систематичне керування документами протягом терміну їх використання. Він охоплює різні етапи: створення, змінення, зберігання, поширення, затвердження, упровадження, а також збереження або видалення документів.
Робочий процес дозволяє вам організувати свій час та розподілити ресурси ефективніше, ніж випадкова обробка та управління документами. Ви знатимете, хто відповідає за який етап процесу, а завдання стануть більш стандартизованими, що залишить мало місця для плутанини.
Це відрізняється від системи управління документами (DMS), яка зосереджена на ресурсах і технологіях, що використовуються для зберігання та впорядкування документів. З іншого боку, робочий процес управління документами зосереджується на процесах, пов'язаних зі створенням та використанням документів.
Переваги робочого процесу документообігу
Завдяки впровадженню повного робочого процесу документообігу компанії отримують численні переваги:
Покращує співпрацю: оптимізовані робочі процеси сприяють безперебійній співпраці між членами команди, забезпечуючи ефективний обмін документами, їх редагування та зворотний зв'язок.
Підтримує зусилля щодо дотримання вимог: Чітко визначений робочий процес забезпечує дотримання нормативних та правових вимог, зменшуючи ризик невідповідності.
Зменшує ручну роботу: автоматизація робочих процесів звільняє цінний час і ресурси. Замість того, щоб витрачати час на повторювані завдання, ваша команда може зосередитися на більш стратегічних починаннях.
Покращує доступність документів: ефективні робочі процеси спрощують пошук і отримання документів, підвищуючи загальну продуктивність.
Підвищує ефективність: Оптимізовані робочі процеси мінімізують вузькі місця та затримки, що призводить до підвищення ефективності всієї вашої організації.
Складники робочого процесу документообігу
Типовий робочий процес документообігу містить кілька ключових елементів:
Створення та модифікація: Створюються нові документи та вносяться подальші зміни. Контроль версій дозволяє відстежувати різні версії документа під час внесення змін у режимі реального часу.
Зберігання: Документи безпечно зберігаються в централізованому місці, такому як хмарне сховище, що забезпечує легкий доступ та пошук.
Розповсюдження та доставка: Документи надаються відповідним зацікавленим сторонам, як внутрішньо, так і зовнішньо.
Затвердження та відгук: Документи проходять процес перевірки та затвердження для забезпечення точності та відповідності.
Впровадження та використання: Затверджені документи вводяться в дію або використовуються за призначенням.
- Зберігання та видалення: документи зберігаються протягом необхідного періоду та безпечно утилізуються, коли більше не потрібні.
Яким компаніям варто використовувати робочий процес документообігу?
Робочі процеси документообігу можуть стати в пригоді компаніям із різних галузей і сфер діяльності. Нижче описано деякі поширені способи використання.
Відділ кадрів
Оптимізовані робочі процеси сприяють ефективному управлінню обліком співробітників, контрактами та іншими документами,пов'язаними з управлінням персоналом.
Охорона здоров’я
Завдяки робочим процесам документообігу ви зможете надійно зберігати й легко отримувати медичні картки, результати аналізів і медичні зображення.
Юридичний відділ
Юридичні фірми зможуть ефективно керувати юридичними документами, контрактами та матеріалами справ за допомогою надійної системи документообігу.
Фінансовий відділ
Робочі процеси документообігу сприяють ефективній обробці фінансових документів, рахунків і звітів.
Продаж і маркетинг
Команди з продажу можуть легко отримувати доступ до торгових пропозицій, контрактів і маркетингових матеріалів та ділитися ними.
Окрім названих галузей, робочі процеси документообігу також стануть у пригоді бізнес-департаментам, зокрема адміністрації, відділам корпоративної культури, постачання та логістики.
Покрокове створення робочого процесу документообігу
Щоб створити ефективний робочий процес документообігу, потрібно виконати кілька ключових кроків, описаних нижче.
1. Оцініть поточний процес
Спочатку оцініть поточний процес документообігу. Зв’яжіться з колегами, щоб зібрати аналітику й визначити напрямки для покращення. Розгляньте різні елементи робочих процесів і визначте фактори, що стримують ріст, і перешкоди на шляху до збільшення ефективності, наприклад повільну співпрацю або недостатній обсяг сховища. Для успіху важливо, щоб робочий процес відповідав потребам команди.
2. Виберіть правильний інструмент
Після того, як ви визначили області для покращення, виберіть найбільш підходящий інструмент управління документами для вашої організації.
Централізована платформа, така як Dropbox, пропонує комплексне рішення для створення, редагування, зберігання та обміну різними типами документів в одному безпечному місці. Розширені функції безпеки та дозволи на доступ до документів забезпечують захист конфіденційної інформації.
3. Упровадьте робочий процес
Щойно буде визначено підхожий інструмент, можна застосувати вибраний робочий процес.
В ідеалі, процес налаштування має бути швидким і безперебійним, що забезпечить плавний перехід. Широкий вибір інтеграцій Dropbox дозволяє легко налаштувати та запустити ваш документообіг за допомогою інструментів, які ви вже використовуєте.
4. Повторюйте й удосконалюйте
Коли команда почне використовувати новий робочий процес, стежте за його ефективністю та виконуйте необхідні налаштування для оптимізації продуктивності.
Це можна зробити за допомогою таких функцій,як «Надіслати та відстежити», які надають вам можливість відстежувати та аналізувати спільний доступ до файлів. Ви щодня отримуватимете сповіщення електронною поштою з детальною інформацією про те, скільки разів переглядали ваші документи, і матимете доступ до розширеної аналітики спільного доступу, такої як коли, де та як довго переглядали ваш файл. Використовуючи цю функціональність, ви можете визначити будь-які області, які можна покращити, та внести зміни для підвищення ефективності робочого процесу.
Оптимізація робочого процесу має тривати постійно, це не одноразова дія. Коли команда ознайомиться з новим робочим процесом, може знадобитися виконати додаткові налаштування спільними зусиллями. Залишаючись проактивними й постійно шукаючи способи покращити робочий процес, ви допоможете команді працювати ефективніше.
5. Прискорюйте ручне виконання завдань
Dropbox пропонує різні функції для оптимізації ручного виконання завдань і підвищення продуктивності:
Редагування PDF-файлів: Відскануйте свої паперові документи, а потім конвертуйте їх у редаговані PDF-файли для легкого редагування та співпраці.
Електронні підписи: Надсилайте документи для електронного підпису безпосередньо з вашого облікового запису Dropbox.
Пошук за допомогою штучного інтелекту: Dropbox Dash дозволяє ефективно шукати відповідну інформацію у файлах, навіть якщо ім'я файлу невідоме. Миттєво знаходьте контент у всіх підключених програмах і вкладках на робочому столі та в браузері.
- Контроль версій: Dropbox автоматично зберігає всі попередні версії файлу, тож ви можете переглядати зміни та повернутися до попередньої версії.
Рекомендації щодо робочого процесу документообігу
Окрім упровадження робочого процесу розгляньте рекомендації щодо оптимального документообігу.
Використання розширених функцій захисту
Забезпечте конфіденційність чутливих документів, використовуючи надійні заходи безпеки. Dropbox використовує розширене шифрування для безпеки ваших документів, а ви можете встановити додаткові дозволи для документів і захистити файли паролем, щоб обмежити доступ.
Інтеграція з наявною системою документообігу
Зробіть робочий процес ефективнішим, інтегрувавши його інструмент у наявну систему документообігу. Це спростить доступ до документів, прискорить процес схвалення та поліпшить співпрацю між учасниками команди.
Ви також побачите, що помилок поменшає, оскільки скоротиться обсяг даних, які передаються між програмами та програмним забезпеченням.
Розробка правил поведінки й процедур
Упровадьте чіткі правила поведінки й процедури, щоб допомогти учасникам команд ефективно використовувати робочий процес. Опишіть стандартизовані дії щодо створення, зберігання, отримання та спільного використання важливих документів у команді, а також з іншими внутрішніми та зовнішніми учасниками.
Процедури мають містити чіткі інструкції щодо передання файлів і класифікації документів, пошуку та отримання файлів, а також відстеження змін у документах.
Навчання учасників команди
Проводьте практичні навчальні заняття, щоб усі учасники команди розуміли новий робочий процес і виконували його.
Ці заняття мають бути вичерпними й охоплювати ключові дії щодо створення, зберігання, спільного використання та архівування чи видалення документів. Практичні приклади допоможуть учасникам команди зрозуміти, як використовувати новий процес у повсякденній роботі.
Подальші заняття, доступні посібники й навчальні матеріали, а також регулярні перевірки також можуть допомогти розв’язувати проблеми або розглядати нові ідеї.
Налаштування робочого процесу згідно з власними потребами
Добре структурований робочий процес документообігу — це ключ, який відкриває всі можливості наявної системи документообігу.
Dropbox — це ідеальна централізована платформа для зберігання, спільної роботи, отримання відгуків і керування файлами проєктів. Скористайтеся всіма функціями Dropbox, щоб оптимізувати процеси, пов’язані з документами, поліпшити співпрацю та успішно вести бізнес.
