Основне завдання відділу кадрів — дбати про людей, але воно передбачає роботу з багатьма документами. Незалежно від того, працюєте ви за комп’ютером чи з фізичними документами, необхідно планувати процеси документообігу.
Організація документів не така вже й захоплива, але ви можете автоматизувати багато частин процесу. Міцний план заощадить ваш час на рутинних завданнях, водночас забезпечивши вам юридичне покриття.
Давайте розпочнемо стратегію, гаразд?
Що таке кадровий документообіг?
Кадровий документообіг — це просто контроль за всіма паперами та файлами в компанії. Він передбачає створення, оформлення, сортування, зберігання, пошук і видалення кадрових документів.
Кожне з цих завдань з управління документами слід виконувати таким чином, щоб гарантувати безпеку та відповідність інформації компанії, незалежно від того, чи це малий бізнес, чи велика багатонаціональна корпорація.
Чому важливе управління кадровими документами?
Ефективний документообіг надає можливості для легкого пошуку, зберігання й керування файлами співробітників. Це ваш надійний партнер у безпечному зберіганні документів у сховищі та революційне рішення для процесів у відділі кадрів.
Наявність точних, легкодоступних та безпечних документів допомагає вашій команді знати, де знайти інформацію про свої посадові права та обов’язки. Сьогодні хмарні системи є основним способом зробити це.
Люди також будуть впевненішими в безпеці своєї конфіденційної особистої інформації, якщо у вас є надійна система управління кадровими документами, що може позитивно вплинути на їхнє загальне благополуччя.
Чому варто використовувати систему управління HR-документами?
За допомогою якісної системи документообігу можна автоматизувати багато процесів і заощадити час. Це як автоматизований офісний помічник, що допомагає з певними процесами, як-от:
- Підвищення продуктивності — система управління документами дозволяє шукати потрібні файли, замість того, щоб перемикатися між папками, програмами чи вкладками.
- Централізація та оптимізація — цифрові інструменти управління документами HR зберігатимуть ваші файли в одному місці та спростять життя вам і всім, кому потрібен доступ
- Відстеження та звітність — ви можете автоматично відстежувати конфіденційну інформацію та повідомляти про неї, забезпечуючи відповідність вимогам та допомагаючи вам без зусиль дотримуватися цих важливих нормативних стандартів.
- Підтримка безпеки — наші функції безпеки світового класу гарантують безпеку ваших даних, і ми навіть маємо резервну копію вашого пристрою на випадок будь-яких проблем.
- Спільний доступ до файлів і папок: можна легко захистити документи за допомогою пароля або налаштувати доступ до файлів і папок завдяки керуванню спільним доступом — як на внутрішньому, так і на зовнішньому рівні.
Підвищте ефективність, забезпечте відповідність вимогам та легко захистіть конфіденційні дані — лише кілька причин використовувати Dropbox як найкраще рішення для управління документами у сфері управління персоналом.
Як налаштувати систему управління документами в HR
1. Визначте відповідні документи
Вашим колегам у різних відділах не потрібно переглядати кадрові файли. І лише тому, що ви працюєте у відділі кадрів, вам не потрібно переглядати кожен файл в організації.
Відмітьте різні типи кадрових документів, які ви використовуєте у своїй організації, такі як:
- документи для співробітників, зокрема пакети для ознайомлення чи довідники;
- договори працівників;
- політики компанії;
- медичні книжки й документи про інвалідність;
- заяви на відпустку;
- платіжні відомості;
- Навчальні матеріали
- документи для прийняття на роботу, як-от оголошення про вакансії, резюме кандидатів і записи зі співбесід;
- документи й матеріали нових співробітників;
- файли з оцінювання ефективності праці;
- інформація про зарплати;
- інформація про грошові виплати.
Залежно від вашої сфери діяльності, ваша компанія може обробляти багато інших типів цифрових кадрових документів, таких як протоколи безпеки або навчальні матеріали з використання продуктів, тому це лише приблизний посібник.
2. Визначте свої потреби в доступі
Не кожен у вашій компанії повинен мати доступ до всіх ваших кадрових документів. Під час керування документами задайте собі такі питання:
- Хто отримує доступ? Усі? Керівники? Тільки працівники відділу кадрів?
- Як часто вони користуються цим файлом? Коли він потрібен найбільше?
- Де переглядають цей файл? За робочим столом, у дорозі чи на мобільному?
- Надати дозвіл редагувати чи тільки переглядати?
Коротко кажучи, подумайте, кому що потрібно, коли і як зберегти ваші документи в цілості й схоронності. Цей крок важливий, щоб переконатися, що люди мають лише той доступ, який їм потрібен.
3. Визначте свої вимоги до безпеки
Цей крок схожий на крок 1, але з однією родзинкою. Тут ключовим є дотримання вимог. Запитайте себе:
- Чи містить цей файл інформацію, захищену згідно із законом, як-от медичні записи?
- Чи потрібно зберігати цей файл протягом визначеного періоду?
Як тільки ви зрозумієте, що до чого, встановіть свої правила, виконавши одну або декілька з наступних дій:
- заблокуйте файли за допомогою паролів;
- уважно простежте за наданням спільного доступу до файлів;
- відстежуйте кожен рух за допомогою звітів про дії;
- перевіряйте дані та підтримуйте прозорість у контрольному журналі.
Забезпечуючи безпеку та відповідність ваших документів вимогам, ви забезпечуєте їх безпеку, що забезпечує вам спокій під час керування файлами.
4. Повідомте свою стратегію колегам
Ви майже закінчили, але просто попередження: системи управління HR-документами працюватимуть лише за умови, що команди HR долучаться та постійно оновлюватимуть їх. Переконайтеся, що кожен знає свої ролі та обов'язки.
Також важливо зберігати все в одному місці для легшого використання, що також допомагає сприяти середовищу для співпраці, ще більше оптимізуючи робочі процеси з документами.
Для важливих документів спробуйте додати контекст за допомогою відео або записів екрана.
Рекомендації щодо кадрового документообігу
Насамперед необхідно впровадити цю високоефективну й продуктивну стратегію в робочі процеси відділу кадрів.
Після цього важливо якомога раніше представити цю стратегію співробітникам і забезпечити їх навчанням на етапі адаптації.
Насамкінець дуже важливо налаштувати автоматичне резервне копіювання найважливіших файлів.
І чому б раз на рік не переглядати файли з кадровими документами, щоб пересвідчитися, що ваш план працює? Завжди добре тримати все в порядку або робити невеликі зміни.
Оптимізований і безпечний кадровий документообіг
Dropbox може допомогти співробітникам відділів кадрів. Це рішення полегшить керування, зберігання документів і надання до них спільного доступу, а також забезпечить вашу команду необхідними інструментами для швидшого виконання щоденних завдань.
Команди відділів кадрів навіть можуть отримувати аналітику документів зі спільним доступом, щоб мати змогу переглядати, хто використовує важливі файли, якими ви поділилися, або ж просто перевіряти їх. Доволі зручно.
Оптимізований і безпечний кадровий документообіг став ще простішим.
