Фахівці з управління персоналом виконують різноманітні завдання, від адаптації та залучення співробітників до обробки даних про співробітників та оцінки їхньої ефективності. Кожен процес життєво важливий.
Однак без добре структурованого підходу ці важливі HR-процеси можуть стати перевантаженими, що призведе до низького морального духу співробітників, вищої плинності кадрів і зниження продуктивності. Неефективне управління в будь-якій із цих сфер може суттєво вплинути на утримання персоналу й загальний успіх вашої компанії.
На щастя, ефективний робочий процес HR із використанням інтелектуальних цифрових інструментів та автоматизації може оптимізувати ці завдання й підвищити ефективність.
Що таке HR-робочий процес?
HR-робочий процес — це система, яка спрощує звичайні завдання та процеси, пов’язані з управлінням персоналом. Це може бути набір кроків, необхідних для виконання певного завдання, наприклад найму нових співробітників. Це також може бути комплексний підхід, який охоплює весь шлях співробітника у вашій компанії.
Створюючи робочий процес, який підходить вашій організації, ви можете виявити постійні вузькі місця в повторюваних завданнях. Наприклад, очікування підписання контрактів новими співробітниками може уповільнити процес адаптації. Визнання цих затримок дозволяє знайти правильні інструменти для оптимізації або навіть автоматизації цих завдань. Такий підхід допомагає вам стати ефективнішими та продуктивнішими, забезпечуючи безперебійну роботу вашого відділу кадрів.
Гарний робочий процес у сфері управління персоналом може:
- Зменшення кількості помилок
- Скорочення паперових процесів
- Пришвидшити процес затвердження
- Покращення відповідності
- Заощадьте час і зусилля на повторюваних завданнях
4 способи, як робочий процес HR може покращити ваші HR-процеси
Існує чотири ключові сфери, де робочий процес відділу кадрів може суттєво вплинути:
1. Перед посадкою
Процедура найму нового співробітника вимагає уваги й комунікації між низкою відділів, зокрема відділом кадрів, бухгалтерією, керівниками команд і самими учасниками команди. Відділу кадрів необхідно підготувати та надіслати різні форми й матеріали, такі як політики та посібники компанії. Збір особистої інформації для документування та створення робочої адреси електронної пошти також є важливими завданнями.
Як пребординг вписується в робочий процес відділу кадрів:
Пропозиція роботи та її прийняття
Відділ кадрів готує важливі документи, як-от лист-пропозицію роботи, трудовий договір та угоди про нерозголошення. За допомогою Dropbox Sign ці документи можна швидко надсилати й підписувати без необхідності обміну електронними листами. Більше жодного довгого процесу збирання підписів чи купи паперової роботи!
Підготовка та налаштування документів
Для відділу кадрів типово працювати з великою кількістю стандартизованих шаблонів під час оформлення необхідної документації для нового співробітника. Сховище файлів Dropbox, разом із вбудованими функціями редагування PDF-файлів та обміну файлами, гарантує безпечне зберігання цих документів, їх легке отримання та змінення для нового співробітника в разі потреби.
Надсилання та відстеження документів
Документи надсилаються на перевірку й підпис за допомогою функції електронних підписів або Dropbox Sign. Dropbox Sign не лише спрощує процес підписання, але й відстежує статус, гарантуючи оперативне отримання всіх необхідних підписів.
Збір інформації
Відділ кадрів збирає та безпечно зберігає персональну інформацію. Рішення для безпечного зберігання від Dropbox гарантують, що всі персональні дані будуть захищені та їх можна буде легко отримати за потреби.
Орієнтаційна підготовка
Відділ кадрів готує адаптаційні матеріали, такі як посібник для співробітників та графіки навчання. Ці матеріали упорядковані й зберігаються за допомогою хмарного сховища Dropbox, що робить їх легкодоступними для нових співробітників.
2. Адаптація співробітників
Процес адаптації може бути складним і потребує правильного виконання, а тому він може бути досить напруженим. Замість того, щоб покладатися на паперову документацію, цифровий або автоматизований процес адаптації може прискорити й значно спростити адаптацію для ваших нових співробітників. Цей процес зазвичай включає кілька ключових етапів.
Заповнення документа
Новим співробітникам необхідно заповнити й підписати різні документи. Dropbox Sign ефективно відстежує заповнення документів, забезпечуючи своєчасне підписання всіх необхідних форм. Більше не потрібно друкувати форми й сканувати їх — усього кілька кліків, і все готово.
Інформаційні нагадування
Вкрай важливо зібрати важливу інформацію від нових співробітників. Dropbox Sign надсилає автоматичні нагадування з детальним описом необхідної інформації, що зменшує кількість ручних завдань подальшої роботи. Sign — це як особистий помічник, який підштовхує нових співробітників до виконання їхніх завдань.
Спільне використання матеріалів
Надзвичайно важливо надати новим співробітникам адаптаційні матеріали, такі як політика компанії та графіки навчання. Функції спільного доступу Dropbox дозволяють відділу кадрів легко ділитися цими матеріалами, забезпечуючи їх упорядкованість і доступність.
Відстеження залученості
Відстеження залученості з адаптаційними матеріалами допомагає забезпечити взаємодію нових співробітників із контентом. Функція «Надіслати та відстежувати» від Dropbox дає змогу відділу кадрів надсилати й відстежувати взаємодію із цими матеріалами, надаючи уявлення про те, що було переглянуто та із чим взаємодіяли співробітники.
Завдяки використанню інструментів Dropbox процес адаптації стає більш оптимізованим, що зменшує стрес для відділу кадрів та нових співробітників, а також забезпечує плавний та ефективний перехід у компанію.
3. Запити, схвалення та загальні запити
Керування запитами, погодженнями та загальними запитами часто є основною частиною щоденної роботи відділу кадрів, особливо у великих компаніях. Це включає обробку заявок на відпустки, відсутність персоналу та різні запити працівників. Включення цього процесу в робочий процес відділу кадрів включає кілька кроків:
Керування документами
Керування документами передбачає ефективне створення, зберігання та впорядкування документів. Це підтримується функціями синхронізації Dropbox, що гарантує безпечний і доступний спосіб пошуку й використання всіх документів відділу кадрів.
Налаштування шаблону
Налаштування шаблонів і редагування PDF-файлів для індивідуального або корпоративного використання. Завдяки редагуванню PDF-файлів у Dropbox команди відділу кадрів можуть швидко адаптувати документи до конкретних потреб.
Відстеження залученості
Завдяки відстеженню залученості зі спільними матеріалами ви будете впевнені, що співробітники взаємодіють із наданою інформацією. Функція «Надіслати та відстежувати» в Dropbox дає змогу відділу кадрів надсилати документи й відстежувати взаємодію з ними, надаючи аналітику взаємодії співробітників. Наприклад, якщо оновлений посібник залишився непрочитаним, ви можете зв’язатися з командою в режимі реального часу.
Колекція підписів
Збір та збереження підписів співробітників є важливим для затвердження документів. Dropbox Sign спрощує збір електронних підписів, оптимізуючи процес затвердження.
Використовуючи інструменти Dropbox, відділ кадрів може ефективно керувати щоденними запитами та довідками. Це зменшує ручне навантаження та підвищує загальну ефективність робочого процесу.
4. Звільнення співробітників
Офбординг ініціюється, коли працівник вирішує залишити вашу компанію. Зазвичай, вихідну співбесіду проводить хтось із вашої команди разом із безпосереднім керівником співробітника. Під час цієї співбесіди ви можете вирішити, чи запропонувати працівнику нову пропозицію, щоб заохотити його залишитися.
Давайте розглянемо, як офбординг вписується в робочий процес HR:
Вихідна співбесіда та рішення
Проведіть вихідну співбесіду та вирішіть, чи робити пропозицію про утримання.
Пропозиція та угода
Якщо ви зберігаєте договір, налаштуйте його та надішліть його за допомогою Dropbox Sign. Це швидкий та безпечний спосіб узгодити умови, водночас демонструючи новим співробітникам, що ви їх цінуєте.
Процес виведення з борту
Якщо не утримувати, продовжити процес розірвання контракту, оформлення остаточної документації та забезпечення повернення обладнання компанії. Безпечно розробляйте, зберігайте та впорядковуйте всі пов'язані документи за допомогою Dropbox.
Остаточна документація
Налаштуйте остаточні документи та угоди, забезпечуючи їхнє оформлення, організацію, підписання та безпечне зберігання в Dropbox.
Колекція електронних підписів
Використовуйте Dropbox Sign для збору та зберігання всіх необхідних документів від співробітників, що звільняються. Інструменти Dropbox допомагають HR-командам мінімізувати ручну роботу з документами. Ці інструменти забезпечують плавний перехід як для працівника, що звільняється, так і для компанії.
Підвищте ефективність за допомогою автоматизації робочих процесів у сфері управління персоналом
Зменшуючи кількість процесів, виконуваних вручну, команди відділу кадрів можуть працювати ефективніше. Впровадження автоматизації в робочі процеси HR пропонує суттєві переваги. Автоматизація повторюваних і трудомістких завдань дозволяє фахівцям з управління персоналом зосередитися на більш стратегічних видах діяльності.
Dropbox пропонує набір інструментів, призначених для оптимізації вашої роботи. Він пропонує спеціалізований огляд спільних документів для кожного глядача та спрощує та підвищує ефективність отримання підписів на важливих HR-формах.
Використовуйте Dropbox для покращення ваших HR-процесів:
- Використовуйте функції зберігання та обміну файлами Dropbox для створення, зберігання та впорядкування документів, зменшивши безлад і поліпшивши доступність.
- Функція «Надсилати та відстежувати» дозволяє відстежувати взаємодію з критично важливими документами, забезпечуючи постійну поінформованість і залученість вашої команди.
- За допомогою Dropbox Sign ви можете легко збирати й зберігати електронні підписи, забезпечуючи відповідність вимогам і прискорюючи процес отримання схвалення.
Автоматизація робочих процесів HR зрештою призводить до підвищення продуктивності, точності й рівня задоволеності співробітників. Трансформуйте свої HR-процеси й підвищте ефективність за допомогою Dropbox. Дізнайтеся докладніше про те, як Dropbox може підтримати вашу команду відділу кадрів.
