Знаєте це відчуття: одна команда користується Slack, інша застрягла в Notion, а хтось щойно надіслав бриф кампанії в електронному листі без теми. Інформаційні силоси виникають, коли відділи, команди або окремі особи зберігають свої файли, оновлення та аналітичні дані в окремих місцях. Зверніть увагу на безладні робочі процеси, дублювання роботи та купу плутанини.
Це особливо поширено в маркетингових та креативних командах, де співпраця — це все. Силоси можуть розміщуватися між:
- Дизайнери та відеооператори, які працюють з власними спеціалізованими інструментами та папками
- Письменники та стратеги, що розробляють повідомлення, відірвані від креативних ресурсів
- Команди виборчих кампаній та платних медіа просуваються вперед, використовуючи застарілі ресурси
- Зовнішні партнери, фрілансери або агентства, які працюють зі старими версіями файлів
Це неприємно, але це також можна виправити. Dropbox об’єднує всі ваші команди (та їхні інструменти) — тож ви можете продовжувати використовувати те, що працює, одночасно вирішуючи проблеми неефективності. Тут ми розглянемо кілька безперечних способів зруйнувати бар'єри та стимулювати більш ефективний маркетинг.
Що таке інформаційне силосування та чому воно проблематичне для маркетингових команд?
Простіше кажучи, інформаційне силосне утворення – це порушення потоку інформації. У бізнесі це відбувається, коли різні частини різних команд — або інструменти всередині цих команд — не спілкуються один з одним.
Усі наполегливо працюють, але не зовсім злагоджено. Для маркетингових та креативних команд, де співпраця та врахування часу мають вирішальне значення, ізольованість може непомітно знижувати продуктивність і швидко накопичувати розчарування.
Ось як це виглядає повсякденно, з деякими реальними порушеннями робочого процесу:
- Дублікат роботи: Читраплялося вам коли-небудь, коли дві команди несвідомо створювали один і той самий ресурс кампанії? Те відчуття, коли вперше усвідомлюєш, ой-ой! Це деморалізує, є марною тратою часу, і цього можна повністю уникнути, якщо мати правильне бачення ситуації.
- Непослідовність повідомлень: якщо дизайнери працюють над рекомендаціями щодо бренду минулого місяця, а автори дотримуються нового документа про тональність (яким ніхто не поділився), ваша кампанія не просто виглядатиме плутаною — вона буде повністю переплутаною.
- Пропущені терміни: Усім нам знайома ситуація, коли один ресурс застрягав у чиїйсь поштовій скриньці на кілька днів, або людина не усвідомлювала, що їй потрібно щось схвалити. Це люди в ізольованих робочих процесах, які часто спричиняють непотрібні затримки. Такі затримки можуть поширитися на цілі команди, одночасно потягнувши за собою всіх.
- Нещасні команди: Коли робота команди йде в неправильному напрямку (і це не їхня вина), вони обов'язково засмучуються. Коли людям доводиться годинами шукати файли або перебудовувати роботу з нуля через те, що хтось інший не спілкується, вони висмоктують з себе всю свою енергію. Це трапляється навіть з найзавзятішими творчими людьми.
- Відсутність підзвітності: Найбільше дратуєв ізоляції те, що немає на кого вказати пальцем — це вина системи. А якщо немає спільної видимості, ніхто не може вирішити, хто за що відповідає. Це означає більше плутанини, гірше прийняття рішень та значно повільніший імпульс загалом.
Це не дрібні неприємності — це серйозні перешкоди для вашої команди, яка працює не покладаючи рук, що може призвести до творчого вигоряння. Бар’єри особливо болісно відчуваються у творчому середовищі, де енергія та ясність мають найбільше значення.
Однак, за наявності правильних інструментів та систем, силоси не є постійними. Давайте розглянемо кілька причин, щоб ви могли забезпечити профілактичний догляд за вашими поточними системами та запобігти погіршенню стану або взагалі утворенню бар'єрів.
5 причин виникнення силосів на роботі
Силоси не з'являються, як велика вантажівка, що їде заднім ходом, — вони непомітно підкрадаються, часто ніхто цього не помічає.
Більшість команд не починають працювати ізольовано, але кілька недооцінених звичок та неправильно використаних інструментів можуть швидко створити бар'єри, які уповільнюють усіх. Давайте розглянемо кілька способів, як це відображається для маркетингових та креативних команд.
1. Надмірна залежність від непідключених інструментів
Дуже поширеним явищем у силосі є використання різнорідних інструментів, які каламутять воду. Файли на Google Диску, брифи, заховані в гілках електронної пошти, відгуки, розкидані по старому Slack, Asana та випадкові ланцюжки коментарів — звучить знайомо? Коли кожен інструмент виконує свою функцію, ваша команда отримує заплутану інформацію, в якій важко орієнтуватися.
2. Відсутність спільного сховища або структурованих процесів
Спільне сховище означає спільну інформацію. Якщо команди зберігають роботу на своїх робочих столах, у хмарному сховищі або використовують різні інструменти, співпраця швидко стає незручною. Без спільної структури, яка дозволяє пошук та доступна тим, хто її потребує, члени команди зрештою накопичують знання в протилежних напрямках, навіть не усвідомлюючи цього.
3. Немає єдиного джерела істини
Коли навколо є три версії одного й того ж брифу кампанії — кожна з різними редагуваннями, посиланнями та примітками — це рецепт дублювання роботи, непорозумінь та пропущених дедлайнів. Використання спільних документів та інструментів із функціями співпраці за замовчуванням для вашої команди – це простий спосіб об’єднати весь цей зворотний зв’язок в одному місці, що забезпечує автоматизацію ефективності, орієнтовану на людей.
4. Міжвідомчі стіни або обмеження доступу
Це не завжди навмисно, але позбавлення різних відділів або зовнішніх партнерів доступу до важливих ресурсів лише створює більше тертя. Якщо люди не бачать повної картини, як вони можуть ефективно зробити свій внесок? Інструменти з простими дозволами на файли та налаштуваннями доступу дозволяють легко контролювати, хто що може бачити, і вносити необхідні корективи.
5. Швидкі терміни виконання проєктів
Це те, що мають почути керівники креативних команд, коли кампанія рухається зі швидкістю 160 км/год — ваша структура та дрібні поліролі розмазуються, як краплі дощу на лобовому склі. Якщо ви створюєте таке середовище або сприяєте його утворенню, люди за замовчуванням працюють ізольовано, щоб виконати завдання, що може призвести до ще більшої плутанини (і поганих результатів) пізніше.
Силоси формуються легко і часто непомітно, ніхто цього не усвідомлює — доки не стає надто пізно. На той час, як хтось це помітить, вони вже встигли уповільнити ваш проєкт, розчарувати вашу команду або затьмарити ваші повідомлення. Головне — вчасно помітити ознаки та впровадити правильні системи, щоб усі залишалися на зв'язку.
5 способів зруйнувати інформаційні бар'єри
Ескадрильї можуть непомітно знищити навіть найкращі кампанії. Гарна новина полягає в тому, що їх цілком можна виправити. За допомогою кількох простих звичок та правильних інструментів ви можете підтримувати злагодженість команд та безперервність проектів. Ось як розібрати силоси:
1. Використовуйте спільне хмарне сховище
Один із найпростіших способів подолати бар’єри — це централізація роботи вашої команди в єдиному спільному місці. Творчі завдання, ресурси кампанії, довідкові документи — спільне хмарне сховище надає кожному доступ до того, що йому потрібно, без зайвого пошуку й без очікування.
Це усуває бар’єри між командами, роблячи доступ легким, узгодженим і відстежуваним. Завдяки Dropbox команди можуть отримати доступ до всього з єдиного безпечного робочого простору. Ви отримуєте функції легкого надання спільного доступу, інтелектуального керування дозволами й автоматичного керування версіями, щоб усі завжди могли працювати над потрібним файлом.
2. Використовуйте інструменти з можливістю пошуку
Ви не можете використовувати маркетингові ресурси, яких не можете знайти. Коли файли заховані у вхідних папках або вкладках, навіть найдивовижніший ресурс може так само не існувати. Якби ж то можна було знайти файл, навіть якщо не пам'ятаєш його назви.
Ось тут і приходить на допомогу універсальний пошук. Dropbox Dash (універсальний інструмент пошуку на базі штучного інтелекту для користувачів Dropbox) дозволяє вашій команді знаходити потрібну інформацію в документах, вкладках, електронних листах, хмарних сховищах та багатьох інших джерелах даних — і все це за лічені секунди. Це як рядок пошуку, який переглядає файли та дійсно розуміє, що ви шукаєте.
3. Упорядкуйте дані для легшої співпраці
Очистити папки. Послідовне найменування. Спільний доступ. Ці невеликі правила мають велике значення. Підтримка їхнього розуміння серед членів команди та в різних відділах має вирішальне значення для запобігання утворенню розрізнень або їх руйнування.
Dropbox спрощує це завдяки інтуїтивно зрозумілим функціям, розробленим для легкого впорядкування файлів і папок. Крім того, Dash допомагає знаходити нещодавні або відповідні файли безпосередньо зі зручної панелі інструментів на початковій сторінці, де об’єднано файли, електронні листи, календарі й багато іншого для швидкого перегляду всієї вашої відповідної роботи, тож потрібний вміст у вас завжди під рукою.
4. Зробіть зворотний зв'язок видимим
Ізольований зворотний зв'язок призводить до повторної роботи, пропущених змін та великої кількості суперечок. Отримувати відгуки з різних джерел дратує, і це може ускладнити збереження мотивації та бачення загальної картини.
Підтримуйте порядок за допомогою коментування та анотацій у режимі реального часу. Dropbox також дозволяє залишати відгуки безпосередньо щодо зображень, відео чи документів. Такі інструменти, як Dropbox Replay, дозволяють командам швидко переглядати та вирішувати відеовідгуки, зберігаючи розмови та затвердження в контексті, що допомагає оптимізувати відомий своєю складністю творчий процес.
5. Заохочуйте культуру прозорості між відділами
Звичайно, ізольованість, безсумнівно, є системною проблемою, але вона також є проблемою звичок. А звички – це проблеми людей, які часто та на ранній стадії зачіпають ключових (і старших) зацікавлених сторін. Це люди, які приймають рішення щодо культури компанії.
Іноді для руйнування силосів потрібно трохи повороту штурвала на самому верху, що може зайняти деякий час, щоб змінити курс, але з часом це окупається. За допомогою Dropbox легко створювати спільні папки, починати або виконувати проекти, а також використовувати інструменти керування завданнями для об’єднання команд, зменшуючи несподіванки та переробку, які спричиняє ізольованість ресурсів.
Коли всі мають однакову інформацію, в одному місці, в один і той самий час — може виникнути найкраща творча робота.
Зупиніть уповільнення творчого імпульсу за допомогою Dropbox
Інформаційні силоси можуть бути час від часу незручністю, але якщо їх не контролювати, вони можуть швидко стати серйозним «убивцею» продуктивності вашої команди. Вони затримують запуски, спричиняють плутанину, дублювання та просто висмоктують енергію з того, що мало б бути захопливим творчим процесом.
Dropbox допомагає креативним та маркетинговим командам подолати ці бар'єри, надаючи всім єдине, безпечне місце для обміну знаннями як групі, мінімізуючи звичне обмін інформацією та перемикання між платформами.
Коли ваша команда злагоджена, робота просувається швидше, якість підвищується, і процес відчувається набагато плавнішим.
Спробуйте Dropbox уже сьогодні й забезпечте свою команду чітким інструментом, який їй потрібен, щоб досягти найкращих результатів.
Запитання й відповіді
Сховище даних збирає всі ваші дані в одному місці, щоб допомогти в аналізі та спільній роботі. Ізольоване середовище даних блокує інформацію в одній команді чи інструменті, що ускладнює її обмін або використання між відділами.
Ви можете почути, як силоси даних називають «інформаційними силосами», «командними силосами» або «інструментальними силосами». Проблема та сама: окремі системи та процеси, які заважають людям ділитися інформацією та працювати разом.
Почніть із простих запитань: Чи виконують команди одну й ту саму роботу двічі? Маєте проблеми з пошуком найновіших файлів? Використання різних версій одного й того ж документа? Це ознаки того, що можуть формуватися інформаційні силоси. Затримки, відсутність інформації або використання окремих інструментів також є попереджувальними знаками.
Найкращий захист – це хороша система. Зберігайте всі файли в одному місці за допомогою таких інструментів, як Dropbox. Встановіть чіткі правила щодо того, хто може переглядати та використовувати файли. Добре впорядкуйте папки та спростіть спільну роботу. Найголовніше, допоможіть усім побачити, що відбувається, і надати відгук.
