Розширте можливості своєї команди, ефективно доручаючи завдання

Що таке доручення?

Доручення — це коли ви доручаєте завдання іншим людям. І ні, це не той випадок, коли «ти робиш це, тому що я не хочу». Стиль керівництва з дорученням полягає не в тому, щоб передати завдання, які ви не можете виконати, а в тому, щоб доручити відповідальність, підзвітність і можливості. Звичайно, ви можете написати цей звіт самостійно, як робили вже 100 разів, або ви можете попросити молодшого учасника команди зробити це і отримати новий досвід. І ось так відбувається професійне становлення.

Доручення відповідальності є фундаментальним принципом будь-якої ієрархії, навіть якщо культура вашої компанії спрямована на те, щоб усі були рівними. Кожному потрібен шанс проявити себе, і цього можна досягти лише дорученням відповідальності. 

Поради щодо ефективного доручення

Ефективне доручення вимагає певної практики. Не можна просто роздавати роботу й очікувати, що ваша команда із задоволенням впорається з будь-яким дорученим завданням. Слід переконатися, що ви дали їм правильне завдання. Успішне доручення повноважень означає використання талантів кожного окремого учасника команди та надання їм можливості опанувати нові навички.

Нижче викладено кілька корисних порад щодо ефективного керування завданнями.

Добре знайте свою команду

У кожного є різні сильні та слабкі сторони. Учасники вашої команди можуть колективно працювати, наприклад, у сфері маркетингу, але в кожного з них є свої різні, дуже цінні навички. Визначити їх — це робота ефективного лідера. Наприклад, ви можете уникати доручення організаційних завдань творчим, а не логічним працівникам. Якщо риби навпаки, ви не тільки нехтуватимете навичками своєї команди, але й можете породити невдоволення, оскільки ваша команда побачить, що їхні індивідуальні здібності не визнаються та не цінуються.

Один із способів уникнути цієї проблеми — дозволити певний прояв добровольців. Складіть список справ, яким можна легко поділитися, редагувати та оновлювати. Перш за все запитайте свою команду, чи хочуть вони взятися за якесь конкретне завдання. Люди інстинктивно обирають те, на чому вони знаються, де можуть досягти успіху. Таким чином ви зможете визначити найкращі навички своєї команди на практиці та використовувати їх для майбутніх доручених завдань.

Справа не в роботі, а в тому, як люди її виконують

Управління проектами та лідерство є таким же складним завданням, як і будь-яке з делегованих завдань, які ви доручаєте. Знайдіть час, щоб по-справжньому зрозуміти, що саме потрібно від вашої команди та як саме ви збираєтеся це забезпечити. Чи має ваша команда достатньо часу? Чи це завдання надто важливе, щоб його доручати комусь, окрім старшого члена команди? Чи дозволяє ваш робочий процес легко залучати молодших членів команди до проєкту? Справжні лідерські якості полягають у цінуванні людини, а не лише її роботи.

Вам як керівнику команди потрібно створити оптимальне середовище для функціональності. Ідеться про створення універсального робочого простору, урахування індивідуальних обставин, як-от схвалення гнучкого робочого графіка для уникнення вигорання, або обрання нових керівників для створення нових структурних елементів і забезпечення виконання настанов.

Не керуйте на мікрорівні, а реагуйте

Є різниця між хорошим і владним лідером. Мікроменеджмент — це майже завжди негативна річ, яка лише призведе до посилення негативу серед вашої команди. Процес делегування означає, що ви передаєте контроль над завданнями іншим. Ви довіряєте учасникам своєї команди й даєте їм змогу прийняти виклик. Ось що означає командна співпраця. Відмовляючись повністю відпустити контроль, ви активно створюватимете робочі бункери та обов’язково відчуєте їх негативний вплив на кінцевий результат.

Якщо щось піде не так, вам як керівнику доведеться втрутитися. Переконайтеся, що завдання, які ви доручаєте, відповідають можливостям команди, і створіть таку структуру, щоб учасники команди, які беруться за нові завдання, мали до кого звернутися із запитаннями. Таким чином, їм не доведеться передавати запитання безпосередньо вам, щойно щось піде не так. Це не означає, що ви не можете стежити за ними. Ви однаково можете спостерігати за процесом, використовуючи спільні документи та примітки. Це допоможе залишатися в курсі всіх подій, не заважаючи людям працювати.

Слідкуйте

Те, що ви доручаєте обов’язки не означає, що у вас більше немає власних. Ви однаково готові бути ефективним лідером, тож будьте ним. Часто спілкуйтеся зі своєю командою, переконайтеся, що з вами можна зв’язатися, коли їм це потрібно. Пропонуйте конструктивну критику та переконайтеся, що ви даєте відповідні вказівки учасникам команди, які беруться за нове завдання вперше. Пам’ятайте, якщо комусь важко впоратися із завданням, це може траплятися за відсутності ефективного управління.

Тут стануть в пригоді такі інструменти, як журнал версій файлів і відновлення. Можливо, учасник команди робить щось не так і йому потрібно повернутися на кілька кроків назад. Можливо, втратилася загальна картина, оскільки він хвилюється щодо своїх нових обов’язків, і варто відновити оригінал. Dropbox допомагає враховувати всі ці моделі поведінки, притаманні людині, які простежуються під час навчання та спільного зростання команди.

Діліться інформацією якомога більше

Якщо ви звикли працювати самостійно, вам може здатися, що для вирішення проблеми достатньо мати під рукою всю ключову інформацію. Вам як доручителю й мотиваційному лідеру слід ділитися нею зі своєю командою. Знання — це й справді сила, і ваша команда має бути в курсі подій. Завжди повідомляйте терміни виконання й завдання та передавайте ключову кореспонденцію, пов’язану з дорученими завданнями. Ідеться не про відмову від відповідальності, а про розуміння того, що відповідальність несе єдина ефективна команда, яка працює разом. Команда, якій ви дали можливість показати себе якнайкраще.