Table of contents
人力资源 (HR) 部门的核心职责是关注员工需求，但这同时也意味着要处理很多文档。无论是电子文档还是纸质文件，文档管理方案都必不可少。
组织文档并不是那么令人兴奋，但您可以自动执行该过程的许多部分。完善的计划将节省您在日常工作上的时间，同时保证您的合法权益。
我们来制定策略吧，好吗？
什么是 HR 文档管理？
HR 文档管理指的是对公司所有文档和文件进行追踪和管理。这包括创建、归档、整理、保存、查找（或删除）HR 文档。
这些文档管理任务中的每一项都应以保证公司信息安全性和合规性的方式完成 - 无论是小型企业还是大型跨国公司。
为什么人力资源文档管理很重要？
有效的文档管理能让您顺畅无阻地搜索、存储和管理员工文件。它是确保文档安全存储的可靠伙伴，并会彻底革新 HR 流程。
拥有准确、易于查找且安全的文件可以帮助您的团队知道在哪里可以找到有关他们的工作权利和职责的信息。如今，基于云的系统是实现这一目标的主要方式。
如果您拥有强大的人力资源文档管理系统，人们也会更加确信他们的敏感个人信息是安全的，因此它可以为他们的整体福祉做出积极的贡献。
为什么要使用人力资源文档管理系统？
一个有效的管理系统能够自动处理许多事务，让您节省时间。它就像一个自动化的文书助理，协助您完成以下工作：
- 提高工作效率——文档管理系统可让您搜索所需的文件，而无需在文件夹、应用程序或选项卡之间跳转
- 集中化和精简化——数字化人力资源文档管理工具将把您的文件保存在一个地方，让您自己和所有需要访问的人都能更轻松地处理文件
- 跟踪和报告——您可以自动跟踪和报告敏感信息，提供合规性，并帮助您轻松满足所有重要的监管标准
- 维护安全性：我们顶级的安全功能确保您的数据安全无忧，并且提供设备备份解决方案以防发生问题
- 文件和文件夹共享：您可以轻松设置密码来保护文档，或者通过文件和文件夹共享控制来管理内部或外部的访问权限
提高效率、确保合规性并轻松保护敏感数据——这只是使用 Dropbox 作为终极人力资源文档管理解决方案的几个原因。
如何建立人力资源文档管理系统
1. 确定相关文件
其他部门的同事无需查看 HR 文件。同样，即便您在 HR 部门工作，也不必查看组织内的所有文件。
映射您在组织中使用的不同类型的人力资源文档，例如：
- 员工资料，包括欢迎礼包或员工手册
- 员工合同
- 公司政策
- 医疗和残疾记录
- 休假申请
- 工资记录
- 培训资料
- 招聘文件，例如职位广告、应聘者简历和面试记录
- 新员工记录和入职材料
- 绩效评估文件
- 薪资信息
- 福利信息
根据您的领域，您的公司可能会处理许多其他类型的数字人力资源文档，例如安全协议或产品培训材料 - 因此这只是一个粗略的指南。
2. 明确您的访问需求
贵公司中并非每个人都有权访问所有人力资源文件。管理文档时，请问自己以下问题：
- 谁应该获得访问权限？是所有员工、经理，还是只限 HR 人员？
- 他们经常使用这份文件吗，还是偶尔使用？何时最需要使用？
- 他们如何访问这份文件？是在办公室、外出中，还是通过移动设备？
- 他们是进行编辑，还是只查看？
简而言之，考虑一下谁需要什么、何时需要以及如何保证您的文件安全无虞。此步骤非常重要，以确保人们只拥有他们需要的访问权限。
3. 定义您的安全要求
此步骤与步骤 1 类似，但略有不同。合规是关键。问问自己：
- 这份文件是否是受法律保护的信息，例如医疗记录？
- 您是否需要在一定期限内保留这份文件？
一旦您知道了什么，就可以通过执行以下一项或多项操作来设置规则：
- 用密码保护文件
- 严格控制文件的共享
- 利用活动报告监控所有操作
- 核实数据并维护一个透明的审计轨迹
通过锁定您的安全需求，您可以确保您的文档保持安全和合规 - 让您在管理文件时安心无忧。
4. 与同事沟通你的策略
您几乎已经完成了，但是，请注意 - 人力资源文档管理系统只有人力资源团队参与并保持更新才能发挥作用。确保每个人都知道自己的角色和职责。
将所有内容放在一个地方以便于使用也很重要，这也有助于营造协作环境，进一步简化文档工作流程。
对于重要文件，尝试添加一些带有视频或屏幕录像的背景信息。
HR 文档管理的最佳实践
首先，将这一高效且实用的策略整合到您的 HR 工作流程中。
其次，务必尽快向员工介绍这一策略，并在新员工入职培训阶段提供相应的指导。
此外，针对您最重要的文件实施自动备份非常关键。
还可以考虑每年对 HR 文档进行一次审查，确保您的计划得到有效执行。这有助于确保工作流程处于正轨，或者适时进行小的调整。
精简且安全的 HR 文档管理
Dropbox 可以帮助您处理 HR 工作。它致力于简化文档的管理、存储和共享，并为团队配备了提升日常工作效率的合适工具。
HR 团队甚至能够获取有关共享文档的洞察和分析数据，让您能够了解谁正在使用或查看您分享的重要文件。这确实非常方便。
轻松实现精简且安全的 HR 文档管理。
