總承包商如何井然有序地管理檔案

挑戰：妥善管理數千個專案

Centric Build 為 2010 年在堪薩斯城創立的總承包商，認為專案中技術創新及解決問題的能力與建築面積及平面圖一樣重要。不論身處辦公室或是在工作現場，他們都依靠簡單且值得信賴的工具，讓每位員工妥善管理檔案。

Centric 很驕傲在別人一陣反對聲浪中能夠挺身而出。他們參與開創無限可能並帶動社會運動的專案。不論是建造家庭住宅或是商業大樓，每個專案都需要大型工作團隊的協作，包含經理人、設計師及承包商。

打從一開始，Centric 就把目標鎖定在建立能夠適應客戶需求，且具備開放性、彈性及靈活性的企業文化。他們同時也希望有以雲端版本的伺服器，如此一來，即能從任何裝置上整理所有檔案並存取。在草創初期，Dropbox 就是合適的選擇，而在 12 年後，即使 Centric 的規模成長不少，Dropbox 仍是他們的首選，以便管理、同步數千個專案並保護檔案安全。

解決方案：檔案安全同步、共享和儲存

目前約有 90 名員工使用 Dropbox，包含八位工程師及 45 位專案經理。這些員工都透過 Dropbox 儲存並共享什麼類型的檔案呢？答案是所有類型的檔案：估價、發票、建築圖、員工工時表及更多。只要 Centric 成功取得合約，該專案的管理員即會建立專案資料夾，以及其他多達 20 個子資料夾，用於管理像是預算、繪圖、合約、時間表及安全報告等項目。該管理員隨後會分配項目給專案工作團隊，包含專案經理、工程師及負責人並給他們相關資料夾的存取權。

在團隊專案中，檔案版本可能會持續增加，但 Dropbox 透過同步功能解決這個問題。當有人在 Centric 開啟檔案，即可看見同時使用此檔案的其他使用者，並且能避免覆寫其他使用者的檔案。

Dropbox 能協助共享檔案，但並不是所有檔案都需要與其他使用者共享。例如：大多數的員工不應取得人資相關檔案或專案估價所需資訊的存取權限。Dropbox 透過檔案使用權限保護檔案的安全，同時給予每個使用者所需的存取權限，以促進流暢的工作文化。

Centric 也透過提供 Dropbox 共享連結給外部人員分享單一檔案，並不需要提供完整資料夾的存取權限。在組織外的使用者確實取得他們需要的檔案，完全不會看到不相關的資料。

成效：強化組織架構並增進效率

隨著公司的發展，Centric 也增加 Dropbox 的使用量，但是 Dropbox 還是一如往常的容易操作，Centric 就是喜歡這種方式。Dropbox 還是維持一樣可以從任何裝置上，管理、使用並共享檔案的流程。而且 Dropbox 家喻戶曉，也讓新員工的入職流程更簡單。新人訓練就只需說明標準的專案資料夾管理以及找到特定檔案的方法，像是財務預測範本。

如果沒有 Dropbox，Centric 就不會像現在如此井然有序。他們會像其他建築公司使用過時的檔案整理方法：數百個歸檔櫃包圍了整個辦公室。Dropbox 已經幫助 Centric 減少紙張的使用並省下列印與文件歸檔的時間與金錢。同時，Dropbox 也幫助員工節省時間，不論身處何方，員工在短時間內即可建立存取並共享文件。

Centric 想要進步的腳步從不停歇，包含嘗試新的軟體。Dropbox 是 Centric 持續使用 12 年的軟體，因為 Centric 找不到可以替換的理由。即使 Centric 購買專案管理的工具，還是持續使用 Dropbox 管理檔案，因為知道所有的檔案都是安全的。

使用 Dropbox 的過程中，Centric 已經找到一站式的解決方式，讓他們可以為每個層級的每位員工儲存公司所有的檔案。