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非同步溝通定義
非同步溝通是源自於電信產業的術語。這代表並非與目前時間同步傳輸資料，也就是說資訊是以間歇性方式共享，而非來自穩定的串流。
在業務方面，非同步溝通指的是任何非即時進行的溝通。例如：您可能透過電子郵件傳送問題給同事，而不是直接站起來去找他們詢問。這表示您原始的溝通 (問題) 未即時獲得回答，也就是辦公室內的溝通並非以穩定問答的方式進行，而是在一段期間後，問題才會獲得答案，這通常是因為同事在您提出問題時，正忙於其他工作項目。簡單來說，如果您提問或傳送訊息時，不預期能馬上得到回覆，這就叫做非同步溝通。與之相反的是使用如 Zoom 通話等所有人都會同時在線上溝通的工具。
雖然您無疑在辦公室大量使用非同步通信，但它是自由工作者和遠端團隊溝通的重要工具。
非同步溝通有哪些例子？
通訊應用程式、電子郵件和線上文件共享平台是最常見的非同步通訊範例。
電子郵件
沒有人期望立即收到電子郵件回复，主要是因為電子郵件是蝸牛郵件的數位演變。是的，您可以更快地收到訊息，但回覆的時間仍然很寬裕，可能與透過傳統郵寄發送信件一樣長。
訊息應用程式
其中包括 Microsoft Teams、WhatsApp 和 Slack。當然，其中許多都可以用於即時即時通訊，而且許多辦公室確實使用它們來透過隨意聊天來幫助增強公司文化。但是，我們並不能保證或完全預期回應會是即時的。
工作項目管理工具
Monday 與 Trello 等平台以及 Dropbox 中的工作項目管理工具，讓您可以用數位方式追蹤工作團隊成員的狀況，不必在行事曆中騰出時間與他們一一討論。您只需登入，看看他們新增或強調了哪些工作項目，然後開始工作即可。這似乎有點抑制生產力。畢竟，您難道不該立刻直接找可以解決問題的人處理問題嗎？
事實上，由於團隊中的每個人都在忙於不同的任務，直接要求完成某件事不僅是扼殺積極性的好方法，而且也不會神奇地釋放出立即解決問題所需的時間。最好確保你已經強調了這個問題，這樣當每個人重新開始工作時，他們就知道該做什麼。
這些工具確保「錯過備忘錄」的藉口永遠不會再被使用，並且每個人都知道發生了什麼——而不僅僅是驚慌失措的電話。
文件協作
Dropbox Paper 等工具意味著您和您的團隊可以協同工作，而無需在同一個房間或同一時區。您可以進行編輯並發表評論，這些評論會立即更新給有權訪問該文件的每個人，其他人也可以這樣做。
再也不需要來回發送一份主副本了，因為主副本被重新命名為“版本 2”或“版本 12”，修改內容也會隨之遺失。有了 Dropbox Paper，非同步通訊就變得輕而易舉了。
同步與非同步溝通
何者更好？對某些人來說，視訊通話或面對面溝通的即時性無可取代。您可能也會覺得若無法即時溝通，就無法即時評估他人的反應。
也就是說，當這些通話結束時，您仍然會來回發送電子郵件，以將共享的所有內容鞏固為書面記錄。這幾乎就像只有當事情變得不同步時，「官方」溝通才真正開始。
還有一個事實是，當人們被迫立即採取行動時，你幾乎肯定不會得到他們最好的工作——每個人都知道像鹿在車燈前的感覺。非同步通訊讓您有機會獲取資訊、消化資訊並形成最佳回應，而無需任何人監督您。
非同步溝通是否代表溝通品質提升？
有些研究顯示，遠端工作比在辦公室工作內更好，因為團隊會更有動力與生產力。Cisco 發現，這是因為有 83% 的遠端工作者認為，非同步溝通讓他們在遠距工作時，感覺溝通方式更平等或更有成效。
另一項研究顯示，即時溝通會導致壓力上升，因為工作團隊認為自己得補足溝通占用的時間，這再一次告訴我們，非同步溝通可消除壓力，並改善個人工作流程。根據這些研究成果，顯然非同步溝通能讓您的團隊不受嚴格期待與壓力的束縛。
隨然即時訊息應用程式仍然是讓工作團隊保持聯繫的好方法，但本身也有因為您的工作團隊隨時保持連線，變相導致強迫進行同步溝通的風險。這很可能導致員工在工作與生活之間無法拿捏平衡，最終使得他們精疲力盡。拒絕在工作團隊聊天中表示意見，會讓您看起來漠不關心；但太常表示意見，又會讓您看起來像是總偷懶不工作，只關注聊天內容。
這裡的關鍵點是什麼？了解使用非同步通訊的優勢並且不要濫用它。
Dropbox 能提供什麼協助？
對於任何尋求輕鬆協作的辦公室或遠端團隊來說，Dropbox 都是一個至關重要的工具。過去，不同的時區意味著需要熬夜才能接聽電話。有了 Dropbox，人們就不需要花數小時等待海岸另一邊的人醒來。
Dropbox 註解讓您可以安全方式共享您的想法與意見，並讓您肯定只要登入，所有人都能看見您的註解。這表示您不必再擔心電子郵件失落在收件匣中，或者有人未轉寄電子郵件而中斷溝通鏈。若有人開啟您的共享文件編輯，就能在文件中看見所需的一切更新與資訊。當有人新增註解時，Dropbox 也會通知您，讓您不錯過任何更新。
使用 Dropbox 協作可幫助所有人無論從何處工作，都能協調工作步調。您可以輕鬆共享會議議程、專案大綱，甚至長影片。Dropbox 提供集中、便利的工作空間，不受上下班時間限制，讓您可以自行決定如何處理工作項目。只要您準備就緒，就能取得所需的一切資訊。
不同步的感覺
非同步溝通成為辦公室常態已有一段時間，但若您想念使用便利貼的感覺，可以今天立可開始嘗試。無論遠近，您的工作團隊都會感謝您採用全新、經過改善的溝通頻道。
Dropbox 與我們的整合功能可以幫助您的工作團隊即使未使用同一間辦公室、或不在相同時區，依然協調工作步調，您最需要同步進行的工作，就是善用 Dropbox。
