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人力資源 (HR) 的主要工作是處理人員相關工作，而這也意謂著大量的文件。無論這些文件是儲存在電腦上，或存在現實生活中，您都需要規劃如何管理文件。
組織文件並不是那麼令人興奮，但您可以自動執行流程的許多部分。完善的計劃將節省您在日常工作上的時間，同時確保您的合法權益。
我們來訂定策略吧，好嗎？
什麼是人力資源文件管理？
人力資源文件管理只在追蹤公司所有的紙本文件和檔案，包括建立、歸檔、排序、儲存、尋找（或刪除）人力資源文件。
這些文件管理任務中的每一項都應以確保公司資訊安全性和合規性的方式完成 - 無論是小型企業還是大型跨國公司。
為什麼人力資源文件管理很重要？
有效的文件管理可以讓您無縫搜尋、儲存和管理員工的檔案。此外也能協助您保護文件儲存空間，以及改造人力資源流程。
擁有準確、易於找到且安全的文件可以幫助您的團隊知道在哪裡可以找到有關他們的工作權利和職責的資訊。如今，基於雲端的系統是實現這一目標的主要方式。
如果您擁有強大的人力資源文件管理系統，人們也會更確信他們的敏感個人資訊是安全的，因此它可以為他們的整體福祉做出積極的貢獻。
為什麼要使用人力資源文件管理系統？
一套優良的管理系統，可以自動處理很多事務，為您省下寶貴的時間。這就像擁有一個自動文書助理，可以協助您處理公務，例如：
- 提高工作效率－文件管理系統可讓您搜尋所需的文件，而無需在資料夾、應用程式或標籤之間跳轉
- 集中化和精簡化—數位化人力資源文件管理工具將把您的文件保存在一個地方，讓您自己和所有需要存取的人都能更輕鬆地處理文件
- 追蹤和報告—您可以自動追蹤和報告敏感訊息，提供合規性，並幫助您輕鬆滿足所有重要的監管標準
- 維護安全：我們的安全功能世界一流，除能確保您的資料安全之外，甚至還能備份您的裝置，以備發生問題時使用。
- 檔案與資料夾共享：無論內部或外部，您都能使用密碼輕鬆保護文件，或是使用檔案與資料夾共享控制管理存取權限。
提高效率、確保合規性並輕鬆保護敏感資料——這只是使用 Dropbox 作為終極人力資源文件管理解決方案的幾個原因。
如何建立人力資源文件管理系統
1. 確定相關文件
不同部門的同事不需要查看人力資源檔案。因為您隸屬於人力資源部門，也不需要檢視組織中的每一個檔案。
對應您在組織中使用的不同類型的人力資源文檔，例如：
- 員工文件，包括迎新套件或手冊等等
- 員工合約
- 公司政策
- 醫療與殘障記錄
- 請假申請
- 薪資記錄
- 培訓教材
- 招募文件，例如招募廣告、應徵者的履歷和面試記錄等等
- 新進員工記錄和相關資料
- 績效考核檔案
- 薪資資訊
- 福利資訊
根據您的領域，您的公司可能會處理許多其他類型的數位人力資源文檔，例如安全協議或產品培訓材料 - 因此這只是一個粗略的指南。
2. 明確您的訪問需求
貴公司中並非每個人都有權存取所有人力資源文件。管理文件時，請問自己以下問題：
- 誰有權存取？所有人？經理？只限人力資源部？
- 他們是經常或偶爾使用這個檔案？何時最常使用？
- 他們如何存取這個檔案？在辦公桌上、旅途中，或在行動裝置上？
- 他們需要編輯，或只需要檢視？
簡而言之，考慮一下誰需要什麼、何時需要以及如何確保您的文件安全無虞。此步驟非常重要，以確保人們只擁有他們需要的存取權限。
3. 定義您的安全要求
此步驟與步驟 1 類似，但略有不同。合規是關鍵。問問自己：
- 這個檔案是受法律保護的資訊（例如醫療記錄）嗎？
- 這個檔案需要保留一段時間嗎？
一旦您知道了什麼，就可以透過執行以下一項或多項操作來設定規則：
- 使用密碼鎖定檔案
- 嚴格控管文件共享
- 使用活動報告追蹤一切行動
- 驗證資料，並維護一份清楚的稽核記錄
透過鎖定您的安全需求，您可以確保您的文件保持安全和合規 - 讓您在管理文件時安心無憂。
4. 與同事溝通你的策略
您幾乎已經完成了，但是，請注意 - 人力資源文件管理系統只有人力資源團隊參與並保持更新才能發揮作用。確保每個人都知道自己的角色和責任。
將所有內容放在一個地方以便於使用也很重要，這也有助於創造協作環境，進一步簡化文件工作流程。
對於重要文件，請嘗試添加一些帶有視訊或螢幕錄影的背景資訊。
人力資源文件管理系統的最佳做法
首先，將這套高效率的策略，加入您的人力資源工作流程中。
接下來盡快向員工介紹此策略，並在入職階段提供訓練，這點十分重要。
此外，實作自動備份最重要的文件，也至關重要。
為什麼不需要每年審視一次您的人力資源文件檔案，確認您方案進展順利呢？保持一切事物循正軌運作最為理想，不然就略加調整。
高效安全的人力資源文件管理
若您是人力資源部門的工作人員，Dropbox 可以成為您有力的小幫手。一切的一切，都在讓文件管理、儲存空間或共享的操作更加方便，讓團隊能有適當的工具，加快他們日常工作的速度。
人力資源團隊還能取得共享文件的動態或分析，以便您查看誰在使用您分享的重要的檔案，或是簡單的查看。十分方便。
高效安全的人力資源文件管理簡化了這一切。
