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有效分配工作項目,使工作團隊如虎添翼

5 分鐘閱讀

2025年4月17日

什麼是委派?

委派是指您將工作項目指派給其他人,並不是指「將自己不想做的工作丟給他人」。委派型領導風格並非推卸自己不想負責的工作項目,而是將職責、責任和機會指派給他人。您確實可像以往那樣獨力撰寫報告,或者亦可請資淺團隊成員為您效勞,使他們獲得新的經驗。專業發展就是藉由這樣的方式而發生。

委派職責是任何階級制度的基本準則,即使公司文化重視扁平化階級也是如此。每個人都需要獲得自我證明的機會,唯有委派職責才能實現此目標。

關於有效委派的訣竅

有效的委派仰賴豐富實務經驗作為後盾。您不能只是將工作分發出去,就期望工作團隊愉快地完成所有委派的工作項目。您必須確認是否向他們委派適當的工作項目。成功的委派在於發掘每個工作團隊成員的才能,使他們能藉此學習新技能。

以下是關於如何有效管理工作項目的一些重要訣竅:

瞭解您的工作團隊

每個人都有不同的優點與缺點。例如,您的工作團隊成員可能集體從事行銷工作,但他們各自擁有極具價值的個別技能。您作為有成效的領導者,您的工作就是辨識出這些技能。例如,您可能希望將組織性的工作項目委派給邏輯思考者,而非創意思考者。這樣做不僅未充分運用工作團隊的技能,還會滋生怨懟,因為您的團隊成員覺得他們的個人天賦並未受到認可或重視。

若想避免發生這類問題,其中一種做法是允許一定程度的志願服務。建立一份可輕鬆共享、編輯和更新的待辦清單。事先詢問工作團隊是否願意負責任一特定工作項目。人員很自然地會選擇他們確信能夠成功處理的事務。如此一來,您便可發現工作團隊的最佳實務技能,並為未來的委派工作項目奠定基礎。

重點不在於工作,而是在於處理工作的方式

專案管理與領導力,就如同您所分發的委派工作項目般,充滿挑戰。請花點時間,確實瞭解工作團隊需求,以及如何滿足這些需求。您的工作團隊是否具有充裕的時間?此工作項目是否唯有資深團隊成員才能勝任?工作流程是否能夠輕鬆將資淺團隊成員納入專案當中?真正的領導技巧不只是看重工作本身,更在於重視人的價值。

您身為團隊領導人,必須營造最佳工作環境,讓各部門都能有效發揮。例如設置智慧協作空間、採行彈性工作等措施避免工作倦怠,或是遴選新經理引入更多制度結構與指引。

掌握團隊成員的優先事項

Dropbox Paper 讓您可以輕鬆管理待辦事項清單、將任務委派給團隊成員以及追蹤您的專案。

盡可能地共享資訊

若您習慣獨自工作,可能會認為在解決問題時,單靠自己就能掌握所有關鍵資訊足以應付。身為委派者和維繫團隊動力的領導者,您必須與團隊共享此資訊。知識就是力量,而您的團隊必須瞭若指掌。一律共享到期日、簡要,以及與委派工作項目有關的關鍵通訊內容。這並不是要放棄職責,而是要瞭解應由單一、相互協作的高效工作團隊來共同承擔職責。您現在已讓工作團隊能夠盡其所能地做出回應。

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