Tværfunktionel betydning
I hvert kontor er der flere afdelinger – økonomi, HR, marketing og så videre – men hvad, hvis den her brede vifte af kompetencer blev afspejlet i hvert enkelt team? Det er her, tværfunktionalitet kommer ind i billedet.
Tværfaglighed indebærer grupper af medarbejdere med forskellige kompetencer og erfaringer, som alle arbejder hen mod det samme mål. I stedet for at sende ét projekt rundt fra team til team, indtil det går i luften, kan ét enkelt team altså håndtere alle aspekter af det. Du kan opfatte hvert team som en lille arbejdsstyrke, som kan udføre alle trin i projektet gennem samarbejde uden at kontakte andre afdelinger.
Hvorfor bruge tværfaglige teams?
Hovedideen bag tværfunktionelle teams er en øget lydhørhed, ansvarlighed, produktivitet og beslutningstagning. Ved at nedbryde de barrierer, der betyder, at kun ét team kan håndtere en hvilken som helst proces i et projekts livscyklus, får tværfunktionelle teams bedre mulighed for samarbejde. Derudover kan teammedlemmer komme fra alle niveauer i virksomheden, inklusive fjernarbejdere, hvilket skaber en række færdigheder, indsigt og erfaring. Et succesfuldt team vil i bund og grund være i stand til at eliminere flaskehalse, da der ikke er nogen ventetid ved overdragelse til forskellige afdelinger.
Hvem kan bruge tværfaglige teams?
Alle kan finde en måde at integrere tværfunktionelle teams i deres virksomhed på, men der er visse forudsætninger. Et fladt hierarki, teamwork online og åbenhed for nye ideer er vitale virksomhedskoncepter, hvis du skal få denne tilgang til at fungere. Mindre virksomheder, der typisk har få medarbejdere og brug for, at alle i et vist omfang er tværfaglige, benytter sig ofte af denne arbejdsmetode. Tværfunktionelle teams menes at kunne løse problemer bedre og derfor også løbe flere kreative risici.
Et team kan kun føle sig tryg ved at gøre dette, hvis virksomheden som helhed fremmer denne form for tilgang. Så hvis du ved, at din virksomhed sandsynligvis ikke vil give platformen til en fjernarbejdende juniorleder, så har du, udover at være nødt til at se nærmere på din virksomhedskultur, sandsynligvis ikke stor succes med at opbygge tværfaglige teams.
Hvis du sidder fast i en traditionel tankegang, er du måske ikke klar til at drage fordel af denne fremadtænkende arbejdsmetode. Virksomheder som Netflix, Spotify og Google er alle begyndt at tage denne arbejdsmetode til sig, men det er ikke en ændring, der sker fra den ene dag til den anden. Du har absolut brug for de rigtige folk fra den rette vifte af funktionelle områder bag det for at få det til at fungere.
Hvordan kan virksomheden udnytte tværfaglige teams?
Der er flere forskellige arbejdsmåder baseret på ideen om tværfaglige teams, såsom agile, lean og kanban. Den bedste måde til at udnytte denne arbejdsmåde er at hyre medarbejdere med relevant erfaring og som dermed kan hjælpe resten af teamet med at løse eventuelle begyndervanskeligheder. Tværfaglighed kan afvige fra den traditionelle tankegang om en projektleder med direkte ansvar for projektdeltagerne, selvom en leder ofte er nødvendigt. En erfaren tværfaglig teamleder kan bidrage til en glidende overgang.
Du ønsker en bred vifte af færdigheder og erfaring. Tværfunktionalitet kræver uden tvivl tillid mere end noget andet. Du ønsker at kunne arbejde som et team, tænke ud af boksen, når det er nødvendigt, ikke være bange for at tage over og blive støttet, når du gør det. At ansætte personer med forskellige synspunkter og professionel erfaring vil sætte dig i en god position til at overvinde problemer og løse dem kreativt.
Hvad er vigtigst for det tværfaglige team?
Følgende egenskaber er afgørende for succesfulde teams:
Kommunikation
Intet nyt her. Alle succesfulde teams skal holde kontakten og holde hinanden opdateret. Kanban og agile præmierer daglige stand-ups (korte stand-up teammøder, som derfor er mere relevante end siddende møder) for at holde alle opdateret. Så kontakt os ikke bare, når tingene går galt, eller der er behov for akutte ændringer. Husk også at fejre sejre som hold og holde kontakten med hinanden om både positive og mere presserende problemer. Åbne og ærlige kommunikationskanaler er det, der hjælper med at holde kontorpolitik, skyldfølelse og offertænkning på afstand.
Ansvarlighed
Det er alle for én, én for alle. Som sagt er kommunikation nøglen her, men du vil også gerne opfordre folk til at være i stand til at tage ansvar for deres fejl. Vær et godt eksempel, ikke kun ved at indrømme, når du tager fejl, men også ved, hvordan du behandler dem, der gør det samme. Fiasko er en uundgåelig del af livet; et godt team kan gøre det til en vigtig læringsmulighed, ikke en chance for at skyde ansvaret videre.
Omstillingsevne
Tingene kan ændre sig meget i løbet af et enkelt projekt. Dine tværfaglige teams skal være klar til at håndtere dette. Det betyder, at der skal reageres hurtigt og effektivt på disse ændringer. Dit team skal føle sig trygge ved at tage disse nye veje til et succesfuldt projekt, og igen handler det om at stole på, at de vil prøve noget nyt, tage ansvar for deres handlinger og ikke pege fingre, hvis det mislykkes.
Justering
Et almindeligt uofficielt motto for agile og lignende arbejdsmetoder er "få tingene gjort", og det er en holdning, dit team skal acceptere. I skal alle være meget klare over fremskridtet i ethvert projekt, og I skal tage et fælles ejerskab. Beslutninger bør træffes som en helhed, og problemstillinger bør løftes som én enhed. Lysten til ikke bare at gøre noget, men at få det gjort godt, bør være dit teams ledestjerne.
Fungerer tværfaglige teams?
Ja, hvis de sammensættes korrekt. Ellers kan de risikere at skabe problemer. Det er værd at bemærke, at mange af de arbejdsmåder, som understøtter tværfaglighed, oprindeligt blev udviklet med bestemte arbejdsprocesser i tankerne. Det agile blev oprindeligt udnyttet i softwareudvikling og lean i fremstillingsindustrien. Altså vil du måske opleve, at anvendelsen af og fordelene ved de metoder bare ikke passer til for eksempel et marketingbureau. Hvis metoderne bruges forkert, kan det medføre en lang række problemer. Ifølge Harvard Business Review er 75 % af alle tværfaglige teams dysfunktionelle.
Vi har allerede dækket alle bonusserne ved at danne drømmeteamet på tværs af funktioner, men her er hvad der kan gå galt, hvis du bare smider nogle medarbejdere sammen og fortæller dem, at de skal begynde at arbejde agilt.
Afdelingsloyaliteter
Ja, I er måske alle ét hold, men der kan også være et stille behov for, at medarbejderne tager parti for deres afdeling som helhed i mødet med modgang. Vil marketingdelen af dit team for eksempel presse udviklere tilbage, fordi det går imod afdelingens KPI'er, selvom det er for kundens eller projektets bedste? Igen, det er derfor, du har brug for, at hele virksomheden er med på denne arbejdsstil. Du kan ikke bare bruge én dag på at arbejde på tværs af funktioner og resten af tiden i en traditionel arbejdsmodel.
Overbelastning af lederen
Ledere kan hjælpe med at holde teams på rette spor. De kan dog utilsigtet tilskynde traditionelle arbejdsværdier til at snige sig tilbage ind i det, der er meningen at være en fremtidsorienteret arbejdsmåde. Hold kan nemt begynde at blive for afhængige af dem. Har du en vigtig beslutning at træffe? Spørg lederen. Har du et problem? Sig til lederen, at han skal ordne det. Ser du ét medlem, der ikke er ansvarlig? Stol på, at lederen tager hånd om det. Tværfaglige teams trives, når de arbejder og vinder som én.
Mangel på kommunikation
Der er også risiko for, at du tager “alle for en”-mentaliteten for givet og regner med, at teamet kan præstere som osmose. Bare fordi du nu er tværfunktionel, betyder det ikke, at du er allestedsnærværende. Sørg for at holde alle opdateret med værktøjer som annotationer, delte mapper, Trello-tavler og hyppige statusmøder enten på kontoret eller virtuelt.
Mangel på passion
Det betyder ikke, at alle medlemmer af teamet skal prioritere arbejde højere end alt andet, men de skal være i stand til at finde motivation i denne måde at arbejde på. Det betyder, at de skal vide, at der er værdi i deres arbejde, og at det har en indflydelse på projektet som helhed. Det gør I ved at arbejde og vinde som én. Enhver, der ikke ser formålet med sit arbejde, mister helt sikkert interessen.
Med Dropbox får du følgende fordele
Tværfagligt samarbejde skal nøje afstemmes, og Dropbox er det perfekte værktøj til det formål. Du kan dele mapper og opdatere og redigere dokumenter i realtid. Hver person i teamet kender altid seneste status.
Med Dropbox skal man ikke være på samme sted for at samarbejde effektivt og med alt gemt sikkert online. Tværfaglige teams kan vælge et centralt arbejdssted, så de i fællesskab arbejder mod et centralt mål.
