Hvad er et effektivt møde?
Du har prøvet det: Det frygtede dårlige møde. Det er et virksomhedsmøde, hvor intet besluttes, alt flyttes til det næste møde, og alle forlader mødet med en følelse af, at det var et totalt spild af tid. En gruppe mennesker samlet i et lokale for løst at diskutere, hvad de nu kommer i tanke om, er definitionen af et dårligt møde. Hvis du vil have et vellykket møde, har du brug for egentligt fremsyn, og hvis møder er kernen i din rolle, har hele teamet interesse i at sikre, at du udfører dem godt.
Nu om stunder afholdes bestyrelsesmøder ofte kvartalsvist, ikke ugentligt. Mange virksomheder er nu afhængige af improviserede møder for at “indhente det forsømte”. Men det handler ikke kun om, at dårlige møder er trættende for alle. De er også dyre. Lav kommunikationseffektivitet medfører faktisk tab på op til 10.000 USD pr. medarbejder. At afholde effektive møder er altså ikke kun afgørende for din mentale sundhed; det er også økonomisk vigtigt for alle virksomheder – store som små.
Intelligent mødestyring begynder længe før det faktiske møde begynder, og fortsætter længe efter det er afsluttet. Her er nogle vigtige ting, du kan overveje, når du booker et vellykket møde med en medarbejder, klient eller hele dit virksomhedsteam.
Bestem formålet med mødet
Masser af dårlige møder er endt med, at alle medarbejderne er enige – det vil sige enige om, at de kunne have brugt den tid på rent faktisk at lave de ting, de diskuterede. Sørg for at definere formålet med mødet tydeligt og i god tid, inden du sætter det i kalenderen. En af de bedste måder at gøre det på er at lave en gennemtænkt dagsorden.
Beslut, hvornår mødet begynder
Meddel ikke pludselig et mødetidspunkt på selve dagen, eller endda dagen før. Jo mere forudgående varsel du giver deltagerne, desto bedre er dine chancer for et vellykket møde. Behandl ikke møder som en magtoplevelse, hvor du bruger autoritet til at rive dit team væk fra vigtigere arbejde. Opgavestyringsfunktionerne i Dropbox Paper giver et klart overblik over alles arbejdsbyrde, så du kan se, om din valgte dato er et godt mødetidspunkt, eller om teamet sandsynligvis har mere presserende handlingspunkter.
På samme måde ladertidsstyringsværktøjer som dette dig se, om projekter er stødt på en forhindring, og om du har brug for et møde for at løse eventuelle problemer. Hvis dit team er placeret over hele landet, eller endda kloden, skal du også finde et tidspunkt, der passer for alle i alle tidszoner. Hvis du ikke kan finde et tidsrum, der passer til alle, så tjek om et møde er absolut nødvendigt, eller prøv at oprette det som et asynkront møde i stedet.
Inviter relevante mødedeltagere
Sørg for, at de rigtige personer er føjet til invitationen. Inviter ikke hele teams, hvis du ved, at nogle medlemmer har mere presserende prioriteter eller måske ikke er særlig involverede i et projekt. På samme måde bør du ikke på forhånd udelukke yngre teammedlemmer eller praktikanter, der muligvis kan byde ind med friske perspektiver. Og med Zoom- og Slack-appintegrationer i Dropbox til teams er der ingen grund til at udelukke eksterne mødedeltagere. Overvej bedste praksis for fjernmøder for at engagere alle kolleger. Du kan lede mødet, tage referat og sende opfølgningen til alle både interne og eksterne teammedlemmer uden kontekstskift. Mødedeltagere skal være netop det – de skal være der for at deltage, så sørg for at invitere de mennesker, der vil blive direkte berørt af alt, hvad der diskuteres. Vellykkede møder er trods alt nøglen til mere effektivt teamsamarbejde.
Del oplysninger. forvent ikke bare input
Hvis du har brug for brainstorming af nye ideer til et projekt, skal du ikke bare indkalde teammedlemmer til et mødelokale og forvente, at de gør det på kommando. Når du planlægger møder – især til brainstorming – skal du først samle inspiration og skrive dine egne ideer ned. Derefter giver du dine deltagere varsel, så de kan møde velforberedte op. Hvis du planlægger opgaver eller mål, skal du bede medlemmerne om at overveje SMART-mål på forhånd for at afstemme målsætningerne. De skal kunne tilføje værdi, så sørg for at oprette et nyttigt dokument i Paper, som mødedeltagerne kan læse før mødet – og hvor de endda kan tilføje deres egne ideer.
Aktiver beslutningstagning
Effektive møder bør præsenteres som enhver anden opgave: Begynd med et formål og afslut med en beslutning eller i det mindste de aftalte skridt mod en. Hvis mødet handler om at overvinde et problem, så giv alle tilstedeværende mulighed for at have deres mening om, hvordan de skal håndtere problemet. Brug derefter din mødetid til at løse problemet som et team. Lad ikke noget møde slutte, uden at alle er enige om en handlingsplan med tildelte forfaldsdatoer for hvem og hvornår specifikke opgaver skal afsluttes.
Sådan afholdes et møde
Effektive møder behøver ikke altid at finde sted i et fysisk mødelokale. Hvis nogle teammedlemmer arbejder eksternt, er den plan alligevel ikke altid mulig. Et godt møde bør aldrig være afhængigt af, hvor det afholdes – Zoom eller Google Hangouts er glimrende omgivelser.
Der er ingen grund til, at én person tager referat, når alle på mødet kan indtaste noter i et samarbejdsdokument live. Selvom dette kan synes at være et eksempel på "for mange kokke", tilskynder det også alle til virkelig at engagere sig i mødet i realtid. Det betyder også, at hvis du har eksterne teammedlemmer, der deltager i dele af hele mødet på grund af tidszoner eller bare dårlig forbindelse, behøver de ikke vente til slutningen af mødet for at se, hvad de er gået glip af: De kan se det i det live dokument. Og for den mere indadvendte person kan et referat foretaget på denne måde også vise sig at være mere effektivt. Du kan redigere og medtage nøglepunkter fra alles perspektiv og senere inkludere dem i en opfølgende e-mail.
Opfølgende e-mails skal altid udsendes, for selv i de bedste scenarier er det usandsynligt, at du husker alt, der blev nævnt på et møde, selvom du tog notater. En opfølgende e-mail skrevet af mødeplanlæggeren hjælper deltagere med at forstå og prioritere centrale diskussionspunkter. Et virkelig vellykket møde er et, hvor alle tydeligt kan huske, hvad der blev behandlet. Hvis din dag indeholder mange møder og noter, kan du få dem i et strømlinet format med en mødereferatskabelon.
Mødetyper
Ikke alle møder behøver at blive tillagt stor alvor. Dit mødedagsordenspunkt kan være noget, der nemt kan løses mellem dig, økonomichefen og et whiteboard – eller en praktisk dokumentscanner-app til alle dine fakturaer. Et møde kan være så simpelt som at snakke med en freelancer på Slacking for at lade dem vide, at du altid er tilgængelig, hvis de har brug for dig. Eller måske er det at indhente det forsømte med en kollega over frokost. I sidste ende er møder blot en metode til at holde kommunikationen i live. Afskriv ikke problemer, bare fordi de ikke blev diskuteret i et officielt møde, og undlad ikke at følge op, blot fordi antallet af personer ikke var mere end to. Husk: hvert møde tæller, uanset hvor lille det er.
Skab motivation for dit møde
Hvis dit møde handler om f.eks. kontoropdateringer eller introduktion af nye teammedlemmer, kan dette af nogle anses som ikke-væsentligt. Men for teambuilding er møder som dette afgørende for din samlede virksomhedskultur. Giv teammedlemmer grunde til at deltage, f.eks. fristende incitamenter som god mad, der kan omdanne et produktivt møde til en teamfrokost. Eller du kan antyde, at du vil afsløre noget spændende, selvom det kun er julefestens placering.
Alle kan være mødeplanlæggere
Der er en forældet opfattelse af, at mødestyring kun kan udføres af 'seniormedarbejdere' med beføjelse til at indkalde teamet til et møde. Men kommunikation går begge veje. Hvis du mener, at et møde er berettiget, skal du indkalde til et møde. Bare vær klar over, at det er op til dig at sikre, at det er et effektivt møde og ikke spild af tid.
Møderne er til for, at alle kan dele ideer, rejse bekymringer og få dem behandlet. Lad os sige, at der er et problem, som selv det bedste opgavestyringsværktøj ikke helt kan formidle. Det er et godt tidspunkt for dig at markere problemet personligt med dit team. Møder handler om at give alle en stemme, uanset deres rolle eller placering. Og med effektive digitale værktøjer til rådighed kan hvert møde forløbe mere problemfrit.
