Einfachere und hervorragende kreative Zusammenarbeit

Eine Kampagne soll in der nächsten Woche starten, Ihr Team ist bereits stark ausgelastet und statt das Konzept zu finalisieren, müssen Sie unterschiedliche Versionen derselben Datei durchgehen, um herauszufinden, welche nun die genehmigte ist. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Vielleicht hat jemand die falsche Version bearbeitet oder jemand hat das Feedback nicht gesehen und Ihr Posteingang quillt über vor Nachrichten, die Sie daran erinnern, dieses oder jenes zu überprüfen.

Ihr Team ist zweifellos kompetent, hat jedoch vermutlich mit einem unübersichtlichen Prozess zu kämpfen. Das Problem bei der kreativen Zusammenarbeit ist heute häufig, dass die Menge der eingesetzten Tools, das fragmentierte Feedback und die vielen Dateinamen mit unlogischen Versionsnummern uns überlasten. Häufig steckt das Problem, das Ihr Team ausbremst, in den Workflows.

Mithilfe dieses Leitfadens bewältigen Sie das kreative Chaos. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Systeme entwickeln, die eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglichen. So verhindern Sie doppelte Arbeit, die Suche nach Aktualisierungen und Zeitverschwendung durch Logistik und Administration. 

Was Sie davon haben? Ein funktionierender Prozess begünstigt Kreativität. In Dropbox verfügbare Kreativtools optimieren Ihren Workflow, sodass Sie die kreative Arbeit im Team einfacher und wirkungsvoller gestalten können. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team weniger Zeit für die Suche nach Assets und mehr mit herausragender Arbeit verbringen kann.

Reibungsverluste, die herausragende Zusammenarbeit verhindern

Ob Sie im Team neue Ideen entwickeln oder Probleme in vorhandene Workflows beseitigen möchten – die Zusammenarbeit scheitert daran, dass die Kommunikation über zu viele Kanäle erfolgt. Das ist nicht dasselbe wie das Scheitern, weil Teams überhaupt nicht miteinander kommunizieren.

Es kann vorkommen, dass eine Person Kommentare in einem Dokument hinterlässt, eine andere Feedback in Slack teilt und die nächste eine Version mit abweichenden Änderungen per E-Mail schickt. So kommen in kürzester Zeit drei unterschiedliche finale Versionen der Datei zusammen, die Hälfte des Teams arbeitet an der falschen Version, während der Abgabetermin näher rückt.

Solche Probleme sind frustrierend und kostspielig. Zeit, die für die Suche nach Aktualisierungen oder die Beseitigung von Unklarheiten aufgewendet werden muss, ist Zeit, in denen das Projekt nicht vorankommt. In schnelllebigen Umgebungen wie Marketing oder Content Production kann das Produkteinführungen verzögern, uneinheitliche Kundenkommunikation oder sogar unnötig entgangene Geschäftschancen zur Folge haben.

Solche Probleme sind nicht immer akut, summieren sich jedoch. Bereits wenige zusätzliche Stunden pro Woche und Person, die auf die Navigation durch den Prozess statt für kreative Aufgaben aufgewendet werden müssen, bedeuten einen erheblichen Verlust an Dynamik.

Dropbox hilft Ihnen, das Chaos mit leistungsstarken Kreativtools zu bewältigen, die Feedback, Versionen und Inhalte an einem Ort zusammenführen, damit Ihr Team jederzeit weiß, was anliegt und wo Benötigtes zu finden ist.

Wie sich gute kreative Zusammenarbeit gestaltet

Reibungslose kreative Zusammenarbeit ist frei von Chaos und Unklarheiten. Teams mit hoher Performance sind zwingend schneller oder kompetenter, verfügen jedoch vermutlich über Systeme, mit denen sich die Arbeit leichter bewältigen lässt.

So sieht das in der Praxis aus:

• Klare Eigentumsrechte und Fristen: Kreative Köpfe brauchen ein gemeinsames Ziel. Alle Beteiligten müssen ihre Zuständigkeiten sowie Fälligkeitstermine kennen und wissen, wie Feedback gegeben wird. Dropbox vereinfacht die Zuweisung von Aufgaben sowie das Festlegen von Erwartungen, damit alles berücksichtigt wird.
• Zentraler Dateispeicherort und Namenskonventionen: Dateien werden mit eindeutigen Namen an einem Ort gespeichert und nicht verstreut in E-Mail-Threads oder Desktop-Ordnern. Dropbox unterstützt Teams mit unkomplizierten Features für die Organisation von Dateien und Ordnern, sodass Assets in jeder Phase auffindbar sind und sich das Projektmanagement insgesamt reibungsloser gestaltet.
• Kontextbezogenes, mit Assets verknüpftes Feedback: Anders als bei vagem Feedback in Ihrem Posteingang oder einem Slack-Thread befinden sich Kommentare dort, wo sie hingehören – direkt in der Datei. Bei Dropbox erhalten Stakeholder Tools für Anmerkungen in Dateien und die gemeinsame Bearbeitung von Videos wie Replay, mit denen sie spezifische, umsetzbare Notizen genau dort hinterlassen können, wo sie benötigt werden.
• Konsens darüber, was final ist (und was nicht): Sie müssen sich nicht mehr fragen, ob die Datei mit „final“ im Titel tatsächlich die richtige ist. Mit dem Versionsverlauf in Dropbox hat Ihr Team Änderungen automatisch im Blick und weiß, mit welcher Version gearbeitet wird.

Gemeinsam schaffen diese Maßnahmen ein Umfeld, in dem Kreativität gedeiht, in dem kein unnötiger administrativer Aufwand anfällt und in dem nicht ständig alles hinterfragt werden muss. Schlechte Zusammenarbeit entwickelt sich langsam. Selbiges gilt für gute Zusammenarbeit.

Teamleiter können eine Änderung veranlassen und die Wirkung beobachten. Es gibt zusätzliche Dropbox-Features, mit denen sich der kreative Prozess noch weiter verbessern lässt, da Sie sämtliche Aspekte Ihres Workflows steuern, verfeinern und optimieren können.

Intelligente Wege zur Reduzierung monotoner Aufgaben in Kreativprojekten

Niemand bewirbt ich bei einem Kreativteam, weil er sich gerne mit Versionsverwaltung und dem Aufspüren fehlender Assets beschäftigt. Glücklicherweise lassen sich schon mit wenigen Änderungen viele Reibungsverluste in Ihrem Workflow beseitigen, was Ihrem Team die eigentliche Arbeit erleichtert.

Im Folgenden finden Sie Tipps für schnelle Erfolge, die einen großen Unterschied machen:

• Erstellen Sie für jedes Projekt einen Ordner, der als Single Source of Truth fungiert: Speichern Sie Dateien vom Projektstart bis zur Lieferung an einem zentralen Ort, an dem sie sich jederzeit aktualisieren lassen. Ein Ordner, ein Speicherort, eine Anlaufstelle – so verhindern Sie Unklarheiten.
• Mit der Universalsuche in Dash finden Sie Dateien schnell: Sie müssen nicht länger raten, wo etwas gespeichert ist, mit der Universalsuche von Dropbox Dash ist alles schnell zur Hand. Sie müssen sich nicht einmal an den Dateinamen erinnern.
• Ersetzen Sie E-Mail-Threads durch Anmerkungen unmittelbar in Dateien: Indem Sie Feedback mit Kommentaren direkt in Dateien geben, wo es benötigt wird, kann nichts verloren gehen. So bleiben alle Beteiligten ganz einfach auf dem gleichen Stand.
• Setzen Sie Dateien gegebenenfalls mit der Versionsverwaltung und der Dateiwiederherstellung auf den vorherigen Stand zurück: Fehler passieren ständig. Mit Dropbox haben Sie Zugriff auf frühere Versionen. So müssen Sie nicht von vorn beginnen – das spart Zeit und Nacharbeit.
• Organisieren Sie Dateien mit Stacks in Dash nach Kampagne oder Team: Mit Stacks lassen sich zusammengehörige Inhalte problemlos nach Launch, Lieferleistungen oder Beteiligten gruppieren. Das ist perfekt, wenn Sie Projekte übersichtlich halten möchten.

Erfahren Sie, wie Dropbox Marketingteams und Kreativteams bei der Arbeit unterstützt, sodass sich Ideen schneller verwirklichen lassen. Das ist die beste Möglichkeit, Ihren Workflow für die kreative Zusammenarbeit komplett zu erneuern.

Klare Zusammenarbeit – brillante Ergebnisse

Klarheit ist die Voraussetzung für fantastische kreative Arbeit. Lässt sich Feedback leicht nachvollziehen, sind Dateien genau dort gespeichert, wo sie hingehören, und arbeiten alle Beteiligten mit der gleichen Version, sind Teams agiler und liefern eindrucksvollere Ideen.

Dropbox bietet Kreativteams die nötige Struktur und gibt ihnen zugleich freie Hand. Routinearbeiten werden auf ein Minimum reduziert, die Zusammenarbeit läuft reibungslos und Sie haben mehr Zeit, herausragende Ergebnisse zu liefern.