7 Gewohnheiten hocheffektiver Projektmanager

Tolle Projektmanager sind die wenig beachteten Stars jeder erfolgreichen Organisation. PMs mögen zwar keine kreative Arbeit erledigen, die Kunden zum Lächeln bringt, aber sie stellen sicher, dass die Arbeit gut, pünktlich und effizient erledigt wird. Sie sehen Probleme, bevor sie zu Problemen werden, bauen bestens funktionierende Einheiten und sorgen durchweg für bessere Ergebnisse.

Wir haben zwei Experten für Projektmanagement und Organisationsphilosophie gebeten, ihre besten Tipps für hocheffektive Projektmanager mit uns zu teilen.

1. Schaffen Sie Verbindungen zwischen Menschen

In diesem asynchronen Zeitalter des Home-Office können sich Teammitglieder und Kunden isoliert und allein fühlen. Es gibt kein Geplauder in der Kaffeeküche, keine spontanen Drinks nach der Arbeit, keine gemeinsamen Aufreger über nervige Kleinigkeiten. Machen Sie es sich daher zur Aufgabe, Zeit zum Vermitteln eines Teamgefühls zu schaffen.

„Persönliche Beziehungen sind ein wichtiges Instrument der Bindung in kollaborativen Umgebungen“, so Dr. Barbara Edington, Dozentin und Direktorin des Center of Excellence in Project Management am St. Francis College. Bei Dropbox zum Beispiel halten unsere Autoren am Freitagnachmittag eine virtuelle Happy Hour ab. Sie tauschen sich darüber aus, wie die Woche lief oder was sie gerade lesen, trinken etwas. Sie unterhalten sich privat – nicht als Kollegen.

Von wem kam die Anregung? Einem PM.

Wenn Sie Ihre Kunden mit einer persönlichen Note einbeziehen möchten, sollten Sie kurze Videos mit Hinweisen zum Kick-Off, Statusaktualisierungen und Post-Mortems senden. So bekommen sie ein Gefühl für die Persönlichkeit und den Stil der Teammitglieder.

2. Erstellen Sie einen Entscheidungsprozess

Unweigerlich tauchen Fragen auf – vom Team, von den Kunden und allen dazwischen. Ein guter PM stellt konkrete Regeln zur Beantwortung und zur Entscheidungsfindung allgemein auf.

Cornelius Fichtner, Moderator des Project Management Podcast, schlägt vor, „eine Governance-Struktur einzurichten, die regelt, welche Art von Entscheidungen vom Produktmanager getroffen werden können, welche an ein Gremium eskaliert werden und welche an den Projektsponsor eskaliert werden.“

„Zu wissen, wer was entscheidet, fördert Vertrauen“, fügt er hinzu. Mit einem DACI-Framework kann festgelegt werden, wer für die endgültige Entscheidung verantwortlich und wer auf welcher Ebene beteiligt ist.

Dr. Edington fügt hinzu: „Stellen Sie sicher, dass im Workflow für jede Aufgabe klar ist, wer für diese Aufgaben verantwortlich ist.“ (Sprich: Keine unnötigen Einmischungen.)

3. Konzentrieren Sie sich auf die Verbindungen zu einzelnen Mitgliedern

Ein Team ist nur so gut wie das Verhältnis zwischen den einzelnen Mitgliedern. Teamleiter sollten starke Einheiten bilden, in denen die Stärken der Teammitglieder gefördert und etwaige Schwächen ausgeglichen werden. Manchmal bedeutet das, die Teamgröße zu verkleinern.

„Projektleiter müssen sich auf die Zusammenarbeit zwischen hochqualifizierten Personen konzentrieren, anstatt zu versuchen, sie alle in einem großen ‚Team‘ zusammenbringen“, erklärt Dr. Edington. Warum? Man dürfe nicht die Stärken Einzelner minimieren, erklärte sie, und – ganz wesentlich – „das Verantwortungsgefühl“ nicht einbüßen.

Sie können mit einem Flussdiagramm zeigen, wie das Fachwissen der Einzelnen in das Gesamtprojekt passt und wo Anknüpfungspunkte zum Fachwissen anderer bestehen, indem Sie die Namen der Teammitglieder anstelle der Abteilungen verwenden, um das Gefühl der individuellen Verantwortung und Rechenschaftspflicht zu stärken. (Mit kleinen Schmeicheleien haben Sie auch schnell alle für sich gewonnen.)

4. Planen Sie, wie Sie den Verkehrsfluss leiten wollen

Denken Sie an die Assets, die mit einem typischen Projekt verbunden sind: Das können Dutzende von Dokumenten, Bildern, Videos oder Drahtgittermodellen sein. Ein fähiger Projektmanager visualisiert den Arbeitsablauf und stellt sicher, dass die Auftragnehmer unterschrieben haben, Designer über die richtigen Assets verfügen, Entwickler die richtigen Dateien haben und der Creative Director alles zur richtigen Zeit überprüfen kann. 

Idealerweise haben Sie eine Komplettlösung wie Dropbox, mit der Sie Verträge zur E-Signatur senden sowie Assets organisieren und sicher übertragen können.

5. Planung meistern – und einen Masterplan erstellen

Sie leiten den Verkehr. In dieser globalen Welt der Remote-Arbeit ist es unerlässlich, asynchron tätig sein zu können. Projektmanager müssen wissen, wann Teammitglieder arbeiten und ob sich ihre Arbeitszeiten mit den richtigen Teamkollegen überschneiden – und das große Ganze im Auge behalten.

„Für virtuelles Projektmanagement muss man auf Zack sein, die Stimmung im Raum richtig deuten und verstehen, wie es gerade läuft“, sagt Fichtner.

Wenn Sie Zeitpläne im Auge behalten, ist gewährleistet, dass niemand in Boston auf eine Antwort wartet, während das Gegenüber in Singapur tief und fest schläft. Die richtigen Produkte helfen dabei: Dropbox macht es Mary in Boston leicht, eine Datei mit Markups zu versehen oder ein personalisiertes Video einzufügen, das Brian in Singapur ansehen kann, wenn er aufwacht. Auf diese Weise können alle Fragen und Antworten an einem Ort gespeichert werden und auch der Vorgesetzte in Los Angeles kann ihre Arbeit überprüfen.

Sie selbst können ein gutes altes Whiteboard in Betracht ziehen, damit Sie auf einen Blick sehen können, wer woran arbeitet und ob es fertig ist. (Es soll lieber digital sein? Nutzen Sie Farbcodes.) Falls möglich, richten Sie zudem eine feste Zeit ein, zu der Sie alle im Team mit ihren Fragen erreichen können.

6. Fordern Sie Feedback an

Am Ende des Tages hält ein PM – emotionaler Anführer, Consigliere, Freund, Coach und Manager – alles zusammen. Das Vertrauen in Team, Technologie und Tools treiben seinen Erfolg an.

Umgekehrt muss der PM großartig sein, damit das Team großartig sein kann. Das bedeutet, Feedback von Ihrer Crew zu erhalten und ständig nach Verbesserungsmöglichkeiten Ausschau zu halten.

„Holen Sie Feedback von Teammitgliedern einzeln ein, niemals als Gruppe“, sagt Dr. Edington. „Gehen Sie einzeln zu den Teammitgliedern und fragen Sie: ‚Wie findest du meine Arbeit?‘ und ‚Wie kann ich deine Arbeit erleichtern?‘“

Wenn Sie Einzel- statt Gruppengespräche führen, fühlen sich die Menschen wohler dabei, ehrliches Feedback zu geben, sagt Dr. Edington. Ein sicherer Raum für die ehrliche Meinungsäußerung verbessert auch die Funktionalität des Teams insgesamt.

7. Sehen Sie sich Top-Führungskräfte an (und auch schlechte)

Wessen Arbeit bewundern Sie? Sehen Sie sich erfolgreiche und, wichtiger noch, dysfunktionale Teams und Führungskräfte an. Diese müssen nicht Projektmanager oder überhaupt in Ihrer Branche tätig sein; es kann sich auch um Basketballtrainer, CEOs, Klassenlehrer, Ingenieure oder Modedesigner handeln.

„Beobachten, beobachten, beobachten“, sagt Dr. Edington. „Was haben sie gut und was schlecht gemacht?“ Beobachten Sie ihre Arbeit und überlegen Sie dann, was Sie übernehmen können, um Ihr Team kreativ und handlungsorientiert zu machen.

Mit besseren und praktisch umgesetzten Gewohnheiten und Dropbox-Tools können PMs in ihrer Rolle richtig aufgehen. Einfachere Prozesse und effizientere Arbeitsabläufe müssen kein Wunschtraum bleiben, und Projektmanagement muss nicht lästig sein. Machen Sie es zu etwas Erfreulichem.