Die sechs besten Produktivitäts-Apps zur Verbesserung von Zeitmanagement und Aufgabenverwaltung

In einer Zeit, in der man so leicht abgelenkt werden kann, brauchen wir Tools, die sowohl unsere private als auch unsere berufliche Produktivität verbessern. Leider gibt es mittlerweile so viele Apps zu Auswahl, dass die Suche nach der richtigen selbst von der eigentlichen Arbeit ablenken kann.

Wir haben Ihnen deswegen eine Auswahl der beliebtesten Produktivitätstools zusammengestellt, mit denen Sie Ihr Potenzial jeden Tag ausschöpfen können.

Darüber hinaus zeigen wir Ihnen, wie Sie noch mehr erreichen, in dem Sie diese produktivitätssteigernden Apps mit Dropbox kombinieren.

Die besten Produktivitäts-Apps für Zeitmanagement und Aufgabenverwaltung

Wenn Sie Unterstützung bei der Verwaltung von Workflows, Ihrer Zeit oder Ihrem Fokus benötigen, sind die folgenden Apps effektive Tools zur Verbesserung der privaten und beruflichen Produktivität.

Da sich kaum eine Anwendung für alle Zwecke eignet, haben wir Beispiele für eine Vielzahl von Szenarien zusammengestellt – von der Automatisierung repetitiver Aufgaben bis zur schnelleren elektronischen Signatur.

Viele dieser Apps sind als kostenlose sowie als kostenpflichtige Version mit Zusatzfunktionen verfügbar. Daher ist zu beachten, dass bestimmte der beschriebenen Funktionen kostenpflichtig sind.
 

1. Zapier

Plattformen: Web-App, Browser-Erweiterung

Einsatzzweck: Plattformübergreifende Automatisierung

Während es sich bei den meisten Apps in dieser Liste um kostenlose Produktivitäts-Apps für iPhones, Android-Geräte und Desktops handelt, wird Zapier ausschließlich als Web-App und Chrome-Erweiterung angeboten.

Zapier ist keine echte App. Zapier ist eine Automatisierungsplattform, die Daten zwischen den Apps verschiebt, die Sie täglich verwenden. Damit sparen Sie Zeit, müssen weniger mühsame Aufgaben ausführen und können sich auf Ihre wichtigsten Arbeiten konzentrieren. Die automatisierten Workflows von Zapier werden als „Zaps“ bezeichnet. Einen Zap können Sie entweder von Grund auf neu erstellen oder aus einer Bibliothek vorgefertigter Vorlagen auswählen – hierzu ist kein Code erforderlich.
 

Dropbox mit Zapier-Automatisierungen boosten

Zapier ist nicht nur ein fantastisches Tool für allgemeine Automatisierungsaufgaben, sondern lässt sich auch für Dropbox zur Verknüpfung des Cloud-Speichers mit unzähligen gängigen Apps verwenden, was die Produktivität steigert. Hier sind ein paar Ideen, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

• Neue E-Mail-Anhänge in Dropbox speichern
• In Dropbox gespeicherte Videos sofort auf YouTube hochladen
• Für jeden neuen Dropbox-Upload eine neue Zeile zu einer Google Tabelle hinzufügen
• Eingehende E-Mails als Dateien in Dropbox sichern
   

2. Trello 

Plattformen: iOS, Android, Web-App

Einsatzzweck: Aufgabenmanagement

Trello macht das Aufgabenmanagement einfach, unkompliziert und attraktiv. Sie können Projekte auf unterhaltsame, flexible und bereichernde Weise organisieren und priorisieren. Die intuitiven Boards, Listen und Karten von Trello erleichtern das Organisieren von Ideen und das Verfolgen der Fortschritte.

Nehmen wir beispielsweise an, Ihr Marketingteam hat seinen Redaktionskalender in Trello. Es kann Listen für jeden Schritt im Prozess erstellen – zum Beispiel „Ideen“, „Schreiben“, „Lektorieren“ und „Veröffentlichen“ – und dann für jeden Artikel eine Karte hinzufügen. Karten lassen sich Teammitgliedern zuweisen und können Termine für die Fälligkeit der einzelnen Prozessschritte sowie Anhänge für Dropbox-Dateien und Dropbox Paper-Dateien enthalten. So wird alles an einem zentralen Ort organisiert und Sie müssen sich nicht durch endlose E-Mail-Unterhaltungen wühlen, um Ihre Arbeit zu erledigen.

Das ist natürlich erst der Anfang. Dank seiner Flexibilität kann Trello für jedes Team angepasst werden. Und mit über 150 Integrationen in Ihre bevorzugten Apps und Dienste mit „Power-Ups“ und integrierter Automatisierung ist Trello ein praktischer Produktivitätshub für Teams auf der ganzen Welt.

Mit Dropbox noch mehr aus Trello herausholen

Wäre es nicht fantastisch, wenn die relevanten Trello-Updates beim Einchecken von Dateien in den Cloudspeicher angezeigt würden? Indem Sie Ihr Dropbox-Konto mit Trello verknüpfen, können Sie:

• Dateien und Ordner direkt von Dropbox aus an Trello-Karten anhängen
• Eine Vorschau angefügter Dropbox-Dateien anzeigen, ohne Trello zu verlassen
• Trello-Aktivitäten für angefügte Dropbox-Dateien direkt in Dropbox übernehmen
   

3. Slack

Plattformen: macOS, Windows, Linux, iOS, Android, Web-App, Browser-Erweiterung

Einsatzzweck: Kommunikation und Zusammenarbeit im Team

Slack gilt schon lange als Produktivitätsmotor, der von großen Unternehmen als essenzielle Komplettlösung für die effiziente, produktive Zusammenarbeit im Team propagiert wird.

Erstellen Sie Kanäle für Teams und Projekte und nutzen Sie Spezialtools zur Verbesserung der Zusammenarbeit. Kanäle optimieren nicht nur die interne Kommunikation, Sie können darüber auch mit Partnern außerhalb Ihres Unternehmens zusammenarbeiten, zum Beispiel mit Kunden, Partnern und Dienstleistern.

Mit Slack können Sie Sprach- und Videoanrufe tätigen, Kanäle für Projekte erstellen, Bildschirme freigeben und Dateien versenden – all dies in einer zentralen App, die Remote-Teams reibungslose Kommunikation ermöglicht.
 

4. Asana

Plattformen: Browser-Erweiterung, iOS, Android

Einsatzzweck: Umfassendes Projektmanagement

Asana steigert die Produktivität mit einer breiten Palette an Aufgabenmanagementtools, mit denen Sie ein Projekt vom Start bis zum Abschluss verfolgen können – mit Funktionen für die Nachverfolgung, die Kommunikation, das Teammanagement und vieles mehr.

In Asana können Sie für jedes Team oder jede Abteilung in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Gruppen erstellen. Anschießend erstellen Sie Projekte, zu denen Sie Aufgaben und Teilaufgaben sowie einen Zeitrahmen oder einen Fälligkeitstermin hinzufügen können. Aufgaben und Projekte können Sie bestimmten Teams oder Einzelpersonen zuweisen, Aufgaben mit Zusatzinformationen oder Anweisungen kommentieren und andere Teamkollegen als Follower hinzufügen, die über alle Aktualisierungen informiert werden.

Auf Kurs zu bleiben ist genauso wichtig wie Produktivität. Asana macht dies mit zusätzlichen Einstellungen ganz einfach:

• Meilensteine: Damit sind Ihre Projektziele stets klar.
• Abhängigkeiten: So wissen alle Beteiligten, welche Aufgaben erledigt werden müssen, bevor andere in Angriff genommen werden können.
• Zeitleisten: Mit diesen steht eine umfassende und klare Projektübersicht zur Verfügung.

Das ist eine stark verkürzte Zusammenfassung dessen, was Asana zu bieten hat. Es gibt jedoch viele raffinierte, intuitive Funktionen in dieser App, mit denen das Projektmanagement zum Kinderspiel wird. Von der Zeiterfassung über das Proofing und die Terminplanung bis hin zu Notizen deckt Asana alle Bedürfnisse ab.
 

Projektdateien und Projektmanagement mit Asana unter einem Dach – mit Dropbox

Je weniger Zeit Sie mit der Suche in Dateien verbringen, desto mehr Zeit haben Sie, um Ihre Projekte voranzubringen. Wenn Sie Asana mit Dropbox verknüpfen, können Sie Dropbox-Dateien direkt über Asana anhängen und freigeben, wodurch das Programm noch effizienter wird.
 

5. Dropbox Sign 

Plattformen: Web-App, API, iOS, Android

Einsatzzweck: Effizienter E-Signatur- und Vertragsworkflow

Die Zeiten sind vorbei, in denen Dokumente ausgedruckt, unterzeichnet, gescannt und an den nächsten Unterzeichner geschickt werden mussten. Mit Dropbox Sign können Sie Dokumente digital signieren, viel Zeit sparen und den Prozess vereinfachen. Dies ist besonders in modernen digitalen Arbeitsumgebungen nützlich, wo es unwahrscheinlich ist, dass sich alle Unterzeichner an einem Arbeitsplatz befinden.

Sign können Sie für jedes beliebige Dokument verwenden, seien es vertrauliche Unterlagen, Miet- oder Arbeitsverträge. Mit 17 akzeptierten Dateitypen können Sie nahezu alles, was möglicherweise eine Signatur erfordert, über Sign versenden. Elektronische Signaturen über Sign sind rechtsverbindlich und stark verschlüsselt. Sie können daher sicher sein, dass alles rechtmäßig ist und Ihre persönlichen Daten sicher sind.

Sie können Massenanfragen senden, bei denen die Unterzeichnung entweder in einer bestimmten Reihenfolge (Unterzeichner werden informiert, sobald die vorherige Person unterzeichnet hat) oder simultan erfolgt. Die Empfänger müssen sich lediglich anmelden, das Dokument lesen und ihre elektronische Unterschrift hinzufügen. Anschließend wird das Dokument automatisch an Sie zurückgeschickt – unterzeichnet, versiegelt und unmittelbar.

Sie können den Prozess weiter optimieren, indem Sie Vorlagen erstellen oder vorgefertigte Vorlagen nutzen und per Mausklick benutzerdefinierte Logos hinzufügen und das Branding anpassen.

Mit Tools für die Teamverwaltung in Sign können Sie unterschiedlichen Gruppen oder Einzelpersonen Zugriff gewähren, optionale, erforderliche und CC-Unterzeichner festlegen, Erinnerungen einrichten, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig unterzeichnet wird, und vieles mehr.

6. IFTTT

Plattformen: nur Android- und iOS-Geräte

Einsatzzweck: Automatisierung mit Smartgeräten

IFTTT ist eine intuitive Produktivitäts-App. Sie wird buchstäblich für Sie produktiv.

IFTTT legt automatisierte, bedingte Funktionen auf der Grundlage eines Wenn-Dann-Modells fest. Mit den vorgefertigten IFTTT-Applets wird, wenn an einem Ort etwas passiert, an einem anderen Ort eine bestimmte Aktion durchgeführt. Dies verläuft ähnlich wie bei Zapier, allerdings einfacher.

Sie können zum Beispiel Songs von YouTube automatisch zu Spotify-Wiedergabelisten hinzufügen lassen, sobald Sie Videos „liken“. Integrieren Sie IFTTT in Smart-Home-Technologie, damit zum Beispiel Ihre Heizung eingeschaltet wird, sobald Sie sich Ihrer Straße nähern. IFTTT kann auch Fotos bei Dropbox speichern, sobald Sie auf Facebook in diesen getaggt werden.

Dieser Automatisierungsgrad steigert zweifellos die Produktivität, da sich die App um Aufgaben kümmert, für die Sie keine wertvolle Zeit und Ressourcen verschwenden müssen.

IFTTT funktioniert mit vielen Smart-Home-Geräten und mobilen Apps, die nicht mit Zapier zusammenarbeiten, und umgekehrt. Zudem verfügt IFTTT über eine bessere Smartphone-Funktionalität, während Zapier vor allem für Desktop-Computer vorgesehen ist. Die Apps ergänzen sich also gegenseitig.

So optimieren Sie mit Dropbox das Zeitmanagement und die Produktivität

Dropbox verbessert außerdem die Produktivität mit Tools, die das Projektmanagement, die Dateiverwaltung und die Remote-Zusammenarbeit erleichtern. Mit Dropbox können Sie jedes Projekt von der frühen Strategiephase über die Produktion bis zum Feedback und darüber hinaus bringen – all dies an einem zentralen Ort.

Verwenden Sie die kostenlose App auf jedem Gerät – Apple, Microsoft oder einem anderen –, um von überall auf Ihre Arbeit zuzugreifen, daran zu arbeiten und sie zu verwalten, während Ihre Daten geschützt sind. Erstellen Sie Projektpläne und Aufgabenlisten, machen Sie Notizen, hinterlassen Sie Echtzeit-Feedback und halten Sie die Beteiligten in Dropbox mit den verschiedenen Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit auf dem Laufenden.

Alle oben genannten Produktivitäts-Apps können problemlos in Ihr Dropbox-Konto integriert werden. Damit können Sie Arbeitsabläufe umfassend optimieren, die Transparenz und Effizienz verbessern und so die Produktivität am Arbeitsplatz steigern.