Was ist Bearbeitung in Echtzeit?
Bearbeitung in Echtzeit bedeutet, dass mehrere Teammitglieder gleichzeitig an derselben Datei arbeiten und dass alle Änderungen an dieser Datei unmittelbar für jeden Nutzer ersichtlich sind. Diese Art der Zusammenarbeit in Echtzeit basiert auf Online-Anwendungen in der Cloud, über die beliebig viele Nutzer gleichzeitig auf Dateien zugreifen und diese bearbeiten können – von Computern, Tablets und Mobilgeräten aus. Mit den richtigen Tools funktioniert das auch ortsunabhängig.
In der Vergangenheit ließen sich lediglich Texte in Echtzeit gemeinsam bearbeiten, beispielsweise online im Cloud-Speicher oder mit Tools zur gemeinsamen Dokumentbearbeitung wie Dropbox Paper. Tools wie Dropbox Replay ermöglichen heutzutage jedoch auch die Video- und Audiobearbeitung in Echtzeit.
6 Vorteile der gemeinsamen Bearbeitung in Echtzeit für Ihr Team
Dass Kollegen in Echtzeit zusammenarbeiten können, spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld und Ressourcen.
1. Relevantere Meetings
Wo weiterhin persönliche Besprechungen erforderlich sind, kann die Bearbeitung in Echtzeit genutzt werden, um diese optimal zu gestalten. Dropbox Paper bietet anpassbare Vorlagen für Tagesordnungen und Besprechungsprotokolle, die in Verbindung mit dem Live-Editing konzentriertere, produktivere Besprechungen ermöglichen. So können alle Teilnehmer in Echtzeit am selben Ort Notizen anlegen und sind damit nicht länger auf das allgemeine Protokoll angewiesen. Damit sind alle wichtigen Informationen problemlos für das gesamte Team zugänglich.
Angenommen, Sie und Ihre Teamkollegen befinden sich bei einem Workshop außer Haus, um die neuen Produkte eines Kunden kennenzulernen, für die Sie eine Kampagne durchführen werden. Anstatt dass jeder Teilnehmer seine eigenen Notizen erstellt, die dann anschließend zusammengeführt werden müssen, können alle an demselben Dokument arbeiten. Das spart Zeit und stellt sicher, dass keine Details übersehen werden.
2. Besseres, synchrones Multitasking
Stellen Sie sich vor, ein Team schreibt einen Artikel für den Blog seiner Website. Vielleicht recherchieren eine oder zwei Personen zu dem Thema und fügen ihre Notizen in eine Dropbox Paper-Datei ein. Der Verfasser des Artikels kann die Recherche verfolgen, sobald die Ergebnisse eingehen, und so einen Vorsprung für die Produktion erhalten.
Wenn nach Beginn der Produktion Änderungen am Entwurf oder zusätzliche Notizen nötig werden, können die Teammitglieder diese Notizen einfach als Anmerkungen zu demselben Dropbox Paper-Dokument hinzufügen und sogar den Verfasser taggen, damit dieser unmittelbar benachrichtigt wird.
Ohne Echtzeitbearbeitung könnten diese Aufgaben nur nacheinander und nicht gleichzeitig durchgeführt werden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern bedeutet auch, dass für jede Aktualisierung neue Dateiversionen oder lange E-Mail-Unterhaltungen erforderlich sind. Damit wird die Dateiverwaltung bei mehreren Dokumenten schnell unübersichtlich.
Durch die Echtzeitbearbeitung können alle an einem Ort zusammenarbeiten. Niemand muss durch endlose, nahezu identische Dateien navigieren, um sicherzustellen, dass alles Nötige vorhanden ist.
3. Produktivere Überprüfung
Echtzeitbearbeitung macht den Überprüfungs- und Feedback-Prozess effizienter und produktiver denn je.
Erstellte Inhalte müssen unter Umständen nicht nur einem Lektor oder Prüfer, sondern auch Kunden, Partnern, der Rechtsabteilung und weiteren Beteiligten vorgelegt werden. Bei der Bearbeitung in Echtzeit müssen Sie nicht warten, bis eine Person ihre Notizen hinzugefügt hat, bevor die nächste Person weitermachen kann. Alle können das Dokument oder Video gleichzeitig mit Anmerkungen versehen und der Zuständige kann das Feedback direkt umsetzen, sobald es eingeht.
Wenn Sie gemeinsam mit anderen an einem Videoprojekt arbeiten, ermöglicht Dropbox Replay sogar die virtuelle Live-Überprüfung von Videos, bei der sich diese alle ansehen und Kommentare abgegeben sowie unmittelbar Notizen hinzufügen können. Damit erhalten Sie eine Single Source of Truth für Kommentare, Feedback und Änderungen, die sich unmittelbar umsetzen lassen.
Ganz gleich, mit welcher Art von Inhalten Sie arbeiten: Bei einem zweistufigen Überprüfungsprozess entfällt bei der Bearbeitung in Echtzeit der Aufwand, jede geänderte Version separat speichern und versenden zu müssen. Sobald die erste Überprüfung abgeschlossen ist, können Sie den nächsten Prüfer schnell mit einem Klick benachrichtigen, damit die Arbeit direkt weitergehen kann.
4. Wirksame Feedbackschleifen
Mit dem Live-Editing können Sie den gesamten Feedbackprozess optimieren. Wenn von mehr als einer Person Kommentare und Rückmeldungen eingehen, müssen Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Notizen problemlos an einem Ort auffindbar sind. Es ist mühsam, wenn man diverse E-Mail-Ketten, Chats und Anmerkungen im Dokument durchsuchen muss, um alle relevanten Rückmeldungen und Notizen einzusammeln. Dabei können leicht wichtige Punkte übersehen werden.
Mit Anmerkungen in Dropbox Paper können alle Nutzer mit Zugriff ihr Feedback direkt in das von ihnen überprüfte Dokument einfügen. Neben Textdokumenten können Sie auch Fotos, PDF-Dateien, Excel-Dateien, Photoshop-Dateien und vieles mehr mit Anmerkungen versehen, ohne dass zusätzliche Software benötigt wird.
Wenn Sie einen Kollegen entweder im Kommentar oder im Text eines Dropbox Paper-Dokuments taggen, wird er sofort benachrichtigt. Der Eigentümer der Datei wird über alle Änderungen benachrichtigt, unabhängig davon, ob er getaggt wird oder nicht. Dasselbe gilt für das Hinzufügen von Kommentaren zu Videos in Dropbox Replay. Dadurch wird der Arbeitsfluss zu keiner Zeit unterbrochen und Sie können ohne Verzögerungen weiterarbeiten.
Mit der Echtzeitbearbeitung lässt sich wichtiges Feedback jederzeit leicht auffinden, verwalten und umsetzen. Es ist einfach zu erkennen:
- worin das Feedback besteht,
- auf welchen Abschnitt in einem Dokument oder welchen Moment in einem Video es sich bezieht,
- von wem das Feedback stammt und
- welche Anmerkungen Teammitglieder ggf. zum jeweiligen Feedback gemacht haben.
… alles in übersichtlichen Threads bereit zur Umsetzung.
Dies sorgt für eine besser organisierte Arbeitsumgebung, was letztlich die Qualität Ihrer Arbeit verbessert, da Sie auftretende Probleme sofort erkennen und bearbeiten können.
5. Reibungslose Projekte, zufriedene Projektmanager
Das Live-Editing erleichtert das Projektmanagement und bietet Projektmanagern die Möglichkeit, unübersichtliche Prozesse und chaotische Kommunikation zu vermeiden.
Stattdessen lässt sich der Arbeitsablauf an einem zentralen Ort optimieren, an dem alle Teammitglieder in Echtzeit kommunizieren und zusammenarbeiten.
6. Einfache Echtzeit-Bearbeitung von Microsoft Office- und Google Docs-Dateien in Dropbox
In Dropbox lassen sich nicht nur Paper-Dateien und Videos in Echtzeit bearbeiten. Wenn Sie Ihr Dropbox-Konto in Microsoft Office integrieren, können Sie auch gemeinsam online an Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien arbeiten. Zudem lassen sich Google Docs, Tabellen und Präsentationen unmittelbar gemeinsam auf Dropbox.com bearbeiten.
Sie sehen in Echtzeit, wer an der Datei arbeitet, und können über Kommentare direkt mit den jeweiligen Personen kommunizieren. Alle Änderungen werden automatisch in Dropbox gespeichert und Ihre Teamkollegen können auch dann weiter an der Datei arbeiten, wenn Sie diese schließen.
Damit können Sie Ihre Prozesse besser optimieren. Statt zum Beispiel fünf separate Tabellen für verschiedene Komponenten eines Analyseprojekts weiterzureichen, können alle an einer einzigen Excel-Datei mit Blättern für die einzelnen Abschnitte arbeiten, deren Aktualisierungen sofort in Dropbox gespeichert werden.
Jederzeit verfügbare Bearbeitungstools
Dropbox ermöglicht nicht einfach nur die Bearbeitung in Echtzeit, sondern optimiert diese.
Richten Sie zunächst auf dem leeren Arbeitsbereich von Dropbox Paper eine umfassende Arbeitsumgebung für alle Projektphasen ein. Erstellen Sie Check- und Aufgabenlisten und benachrichtigen Sie Ihre Kollegen unmittelbar über Änderungen. Sie können sogar SoundCloud-Clips und YouTube-Videos hinzufügen.
Sie arbeiten an einem Videoprojekt? Nutzen Sie Dropbox Paper für die Planung des Storyboards. Öffnen Sie das erstellte Video anschließend einfach in Dropbox Replay, wenn Sie es überprüfen und Feedback einholen möchten. Mit einem geteilten Link können Sie Feedback mit Zeitstempel in Echtzeit sammeln und zusammenstellen. Überprüfer benötigen für die Zusammenarbeit mit Ihnen kein eigenes Dropbox-Konto.
Von der anfänglichen Strategieplanung bis hin zu Feedback und Finalisierung – Echtzeit-Bearbeitungstools wie Dropbox Paper und Dropbox Replay optimieren Arbeitsabläufe und erhöhen damit die Produktivität und Leistung Ihres Teams. Echtzeit-Bearbeitung ist der Gamechanger für Ihr Team. Dazu benötigen Sie lediglich Dropbox.
