Control efectivo de versiones de documentos

Entonces, ¿qué es exactamente el control de versiones?

Hoy en día, los equipos de las organizaciones colaboran entre departamentos, oficinas, fronteras y zonas horarias, todo ello mientras trabajan con el mismo conjunto de documentos. A pesar de lo habitual que es esta configuración, los equipos suelen tener dificultades para administrar diferentes versiones de sus archivos de trabajo. ¿Cuántos documentos etiquetados como “FINAL” son seguidos rápidamente por “FINAL V2”? Si su equipo está perdiendo tiempo buscando el último archivo o realizando un seguimiento de los cambios, es una buena idea configurar un sistema de control de versiones.

El control de versiones administra diferentes versiones de archivos en el tiempo. Los sistemas de control de versiones aparecieron inicialmente en el desarrollo de software para administrar los cambios en el código. Ahora no son tan complicados como parecen. Podría ser simplemente un software que rastrea los cambios y te permite acceder a todas las versiones anteriores de un archivo en cualquier momento, lo que a menudo se ve en las herramientas de procesamiento de textos. Un sistema de control de versiones también puede ser un conjunto de reglas para trabajar con archivos, como usar una estructura de carpetas definida para guardar diferentes versiones.

Las aplicaciones prácticas del uso del control de versiones van mucho más allá de la creación de códigos o de la última actualización de un software. Por ejemplo, el control de versiones de documentos podría ayudar a un escritor a gestionar los diferentes borradores de un libro. También podría ayudar a un diseñador gráfico a realizar el seguimiento del control de versiones final de un diseño para un cliente.

Cinco razones por las que el control de versiones es esencial para los equipos

Cuando se trata de trabajar en documentos colaborativos, tener alguna forma de control de versiones es fundamental para la alineación. Para dar el visto bueno a un documento terminado, es fundamental que sepas qué archivo es la versión final, pero va mucho más allá de eso. 

El uso del software adecuado y la gestión correcta de las versiones pueden evitar pérdidas de tiempo y acelerar los procesos en organizaciones de todos los tamaños. He aquí por qué es esencial:

1. Conservas cada versión diferente de un archivo

El principal beneficio del control de versiones es la capacidad de retener todas las versiones de un documento o archivo a lo largo de un flujo de trabajo del proyecto, de principio a fin. Puedes comprobar las diferencias entre versiones y asegurarte de que todos los cambios estén aprobados. Un sistema de control de versiones bien organizado te brinda la seguridad de que lo que llega a la versión final es definitivo, y no se agrega después de las horas de trabajo sin que todos los colaboradores lo sepan.

Una vez que se completa un proyecto, el historial de versiones también puede ser crucial a la hora de revisar el trabajo de tu equipo. En este caso, el control de versiones de documentos puede servir como registro de auditoría del trabajo de tus equipos durante un proyecto, donde se detalle el historial de revisiones en cada etapa. Con esa información, podrás diagnosticar mejor los problemas de tus procesos, sobre todo cuando se trate de agilizar tu trabajo en el futuro.

2. Es fácil encontrar herramientas seguras para gestionar y editar archivos

Nada retrasa más el trabajo de un equipo que alguien que sobrescribe un archivo sin permiso o lo elimina por accidente. A partir de ese momento, no hay nada que puedas hacer salvo revisar tus correos electrónicos con la esperanza de encontrar una copia del archivo original. Los sistemas de control de versiones conservan las versiones de los archivos en cada etapa, por lo que siempre puedes contar con una copia de seguridad. Con la recuperación de archivos de Dropbox, si un miembro del equipo realiza cambios o elimina un archivo, cualquier versión anterior estará siempre disponible.

3. Puedes monitorear los cambios realizados por los miembros del equipo

Cuando tienes un equipo grande trabajando juntos, es importante saber quién ha cambiado qué y cuándo. Los documentos compartidos suelen incluir detalles acerca de quiénes los editaron recientemente, pero es posible que no tengan ningún otro miembro del equipo en el archivo. En este caso, no pasa mucho tiempo antes de que pierdas el tiempo enviando correos electrónicos para preguntar quién revisó el archivo y qué ediciones hizo.

Para registrar los cambios en los archivos y las diferentes versiones de un documento para un miembro del equipo, se necesita un software de control de versiones. Al utilizar el control de versiones en Dropbox, todos los cambios en los archivos serán visibles y se asociarán directamente con el correo electrónico y la cuenta de un miembro del equipo. Recibirás notificaciones cada vez que alguien edite un archivo, con los detalles de lo que se ha cambiado, o si mueve o elimina un archivo en una carpeta compartida.

Este nivel de control de versiones crea un proceso más transparente para gestionar tus archivos y la responsabilidad sobre ellos. Puedes ver cuándo los miembros de tu equipo comienzan a trabajar en un archivo o si se produce algún cambio de forma incorrecta o accidental. Puedes comprobar inmediatamente cualquier cambio en los archivos con la persona correspondiente sin necesidad de enviar incómodos correos electrónicos que alerten a todo el equipo en aplicaciones de mensajería y otras herramientas.

4. Te permite crear una única fuente de verdad en toda tu organización

Cuando trabajas con un equipo que opera en diferentes lugares o en espacios altamente regulados, la alineación es esencial. Si la información no está centralizada ni es accesible, no pasa mucho tiempo para que los equipos pierdan la sincronización y se formen los silos. Combinado con la arquitectura de información adecuada, el control de versiones puede ayudarte a crear y retener una fuente de información compartida en todas las áreas de tu organización.

En lugar de enviar constantemente directrices actualizadas, el control de versiones te permite mantener un documento centralizado con copias de seguridad incrementales que todos los miembros de tu organización pueden consultar. Por ejemplo, con Dropbox puedes almacenar las directrices de RR.HH. en una única carpeta compartida, con permisos de acceso específicos para diferentes miembros del equipo. Al actualizar esos archivos, los miembros del equipo encontrarán la información más reciente en la misma fuente. Los editores tendrán un registro de toda la información obsoleta. Es una forma sencilla de garantizar que todo se almacena de forma segura, con copia de seguridad, y es accesible para todos los que lo necesiten.

5. Puedes usarlo para automatizar y acelerar los procesos empresariales

El objetivo final de cualquier optimización de procesos debe ser hacer algo más sencillo y menos lento para los gerentes y los miembros del equipo. Desde el principio, el control de versiones de documentos puede ayudar a tu equipo a ser más ágil. Mantiene a todos actualizados y alineados en los documentos, a la vez que proporciona un seguro contra errores en el manejo de los archivos.

Con los beneficios adicionales de supervisión, transparencia y seguridad, los sistemas de control de versiones pueden hacer más que asegurar que tienes la última versión de un archivo. Puede proporcionarte una visión de los procesos de tu equipo, ayudarte a perfeccionarlos y a alinearlos mejor en toda la organización.

Cómo crear un sistema de gestión de documentos con control de versiones

Hay una variedad de enfoques que puedes adoptar para el control de versiones, dependiendo de las necesidades de tu equipo y el tamaño de tu organización. La mayoría de las personas asignan un número de versión al archivo envían o etiquetan con iniciales o con la palabra “revisado”. Cada persona etiqueta las cosas de manera diferente, por lo que este enfoque puede generar confusión rápidamente, especialmente cuando hay muchos colaboradores. Cuando se llega a este punto, se necesita un enfoque definido para gestionar los archivos de un equipo.

1. Utiliza convenciones de nomenclatura

Puede parecer obvio, pero tener una rigurosa convención de nombres que tu equipo siga es esencial para el control de versiones. Para empezar, la convención de nombres debe ser coherente y clara para cualquiera que acceda a tus archivos. También debería basarse en cómo interactúa tu equipo con esos archivos. Si, por ejemplo, las fechas de los documentos son el factor más importante para tu equipo a la hora de organizarlos, los nombres de los archivos deben comenzar con una fecha. La primera parte del nombre debe reflejar la forma más común en que tu equipo busca en esos documentos. A partir de ahí, los nombres de los archivos deben incluir la información más importante para determinar rápidamente el contenido. Si utilizarás solo una convención de nombres como sistema de control de versiones, esta también deberá incluir un sistema de numeración para versiones diferentes y nuevas.

2. Aprovecha la arquitectura de la información

Una vez que hayas establecido un método para etiquetar tus documentos que funcione para tu equipo, necesitas un sistema de fácil acceso para almacenarlos de forma segura. Ahí es donde entra en juego la arquitectura de la información, que es simplemente la disposición de las carpetas y los archivos que se utilizan para almacenar la información. Naturalmente, la convención de nombres también desempeña un gran rol aquí: no sirve de nada tener los nombres de los archivos estrictamente organizados si están en una carpeta titulada “Trabajo”. Sin embargo, la arquitectura de la información también es una cuestión de quién tiene acceso a esos archivos porque no todos los archivos deben estar disponibles para todos los miembros de tu organización.

Normalmente, la mejor manera de manejarlo es a través de una solución compartida de almacenamiento de archivos. Las carpetas de equipo en Dropbox te permiten crear una arquitectura de información segura. Al asignar equipos específicos dentro de Dropbox, puedes crear repositorios para su trabajo con permisos de acceso específicos para personas dentro y fuera del equipo.

3. Prueba el software de control control de versiones

Las convenciones de nomenclatura y la arquitectura de la información son los pilares fundamentales de un sistema de gestión de documentos eficaz. Sin embargo, también pueden requerir mucho tiempo cuando se utilizan como método principal de control de versiones. El software de control de versiones automatiza muchos procesos relacionados con el control de versiones y ofrece ventajas adicionales que las convenciones de nomenclatura por sí solas no pueden ofrecer.

Dropbox sincroniza automáticamente y almacena todas las versiones anteriores de un archivo. Podrás acceder a todos tus archivos o restaurarlos durante un máximo de 180 días. La sincronización también sirve como copia de seguridad de la versión actual del archivo. Los miembros del equipo pueden trabajar de forma simultánea en archivos independientes con Dropbox antes de actualizar a la versión actual, lo que facilita la fusión de los cambios y la resolución de conflictos de archivos.

En resumen: el software de control de versiones simplifica todo el proceso de gestión de versiones de archivos y ofrece ventajas adicionales a los equipos que trabajan con ellos.

Al realizar un seguimiento de los cambios, reducir los errores y garantizar que todos trabajen en el documento más reciente, el control de versiones ayuda a los equipos a mantener su eficiencia y organización. Ya sea que estés administrando documentos comerciales o colaborando en proyectos, probar el control de versiones puede ahorrarte tiempo, prevenir errores y optimizar tu flujo de trabajo.