Los grandes gerentes de proyectos son las estrellas no anunciadas de toda organización exitosa. Los gerentes de proyectos pueden no ser los que hacen el trabajo creativo que hace sonreír a los clientes, pero se aseguran de que el trabajo se haga bien, a tiempo y de manera eficiente. Ven problemas antes de que se conviertan en problemas, construyen unidades altamente funcionales e impulsan el resultado final en todos los ámbitos.
Pedimos a dos expertos en gestión de proyectos y filosofía organizacional que compartieran sus mejores sugerencias para gerentes de proyectos altamente eficientes.
1. Consigue que la gente se una
En esta era asincrónica de oficinas remotas, los miembros del equipo y los clientes pueden sentirse aislados y solos. No hay una charla casual, no hay bebidas espontáneas después del trabajo, no se quejan por las manías compartidas de sus mascotas. Así que haz de tu trabajo construir tiempo para que el equipo se una.
“Las relaciones personales son un importante instrumento de vinculación en los entornos colaborativos”, comenta la Dra. Barbara Edington, profesora y directora del Centro de Excelencia en Gestión de Proyectos del St. Francis College. En Dropbox, por ejemplo, nuestros escritores tienen una hora feliz virtual los viernes por la tarde. Platican sobre sus semanas, comentan acerca de lo que están leyendo, beben un trago y se conectan como humanos, y no como compañeros de trabajo.
¿De qué persona fue la idea? De un gerente de proyectos
Cuando se trata de involucrar a tus clientes con un toque personal, considera enviar videos breves con notas iniciales, actualizaciones de estado y post-mortems. De ese modo, pueden tener una sensación de las personalidades y estilos de los miembros del equipo.
2. Establece un proceso de toma de decisiones
Inevitablemente surgen preguntas, desde el equipo, los clientes y todos los demás. Un buen gerente de proyectos establece reglas concretas en torno a cómo responderlas y cómo tomar decisiones en general.
Cornelius Fichtner, presentador de The Project Management Podcast, sugiere “establecer una estructura de gobierno que diga: ‘Este tipo de decisiones las puede tomar el gerente de productos; este tipo de decisiones deben escalarse a una junta directiva; estas decisiones deben escalarse al patrocinador del proyecto’”.
“Tener claro quién decide qué ayudará a generar confianza”, agrega. Usar un marco DACI es una manera de establecer quién es responsable de tomar la decisión final, así como quién participa y en qué nivel.
La Dra. Edington agrega: “Hay que asegurarse de que el flujo de trabajo asociado a cada tarea sea entendible para los individuos que son responsables de esas tareas”. (Leer: Permanece en tu carril.)
3. Céntrate en las conexiones personales
Un equipo es tan bueno como los lazos que unen a sus miembros. Los líderes deben esforzarse por crear grupos sólidos cuyos miembros se complementen entre sí y sean capaces de compensar cualquier debilidad. A veces, eso significa reducir el tamaño del equipo.
“Los líderes de proyectos se deben centrar en la colaboración entre individuos altamente calificados en lugar de intentar mezclarlos en un ‘equipo’ grande”, explica la Dra. Edington. ¿Por qué? No se quiere minimizar las fortalezas de las personas, explicó, y, sobre todo, perder “el sentimiento de responsabilidad”.
Evalúa utilizar un diagrama de flujo para mostrar cómo la experiencia individual encaja en el proyecto general y se conecta con la experiencia de otros, utilizando los nombres de los miembros del equipo en lugar de departamentos genéricos para reforzar un sentido de responsabilidad individual y responsabilidad. (¡Nada como un poco de adulación para llamar la atención de todos!)
4. Elabora un plan de control de tránsito aéreo
Piensa en los activos que se emplean comúnmente en un proyecto típico: podría haber docenas de documentos, imágenes, videos o esquemas visuales. Un excelente gestor de proyectos visualizará el flujo de trabajo, asegurándose de que los contratistas hayan firmado en la línea de puntos, que el diseñador cuente con los activos correctos, que el desarrollador tenga los archivos adecuados y que el director creativo pueda revisar todo en el momento oportuno.
La buena noticia es que cuentas con una ventanilla única como Dropbox, donde puedes enviar contratos para firmas electrónicas, organizar los activos y transferirlos de forma segura.
5. Elabora una programación maestra y crea una
Eres el control del tránsito aéreo. En este mundo global de empleo remoto, es esencial poder trabajar de manera asincrónica. Los gerentes de proyecto deben entender cuándo están trabajando los miembros del equipo y si sus horas de trabajo se superponen con los compañeros de equipo adecuados, y vigilar el panorama general.
“Hay que ser experto en la gestión de proyectos virtuales, en poder leer una sala virtual y entender cómo va”, cuenta Fichtner.
Mantenerse al tanto de los horarios garantizará que alguien en Boston no esté esperando una respuesta mientras su colega de Singapur está profundamente dormido. Los productos adecuados ayudan: Dropbox hace que sea fácil para Mary, que se encuentra en Boston, agregar notas o comentarios a un archivo o incluir un video personalizado que Brian, que trabaja desde Singapur, pueda revisar cuando despierte. Es una forma de que todas las preguntas y respuestas se encuentren en un solo lugar, y de que su gerente en Los Angeles también pueda revisar el trabajo que hacen.
En cuanto a ti, considera una buena pizarra blanca anticuada para que puedas saber de un vistazo quién está trabajando en qué y si se hace. (¿Hacer esto digitalmente? Considera la codificación de colores). Y, si es posible, establecer un tiempo de reposo en el que todos puedan reunirse y formular preguntas.
6. Solicita comentarios
En resumidas cuentas, un gerente de proyectos —líder emocional, consejero, amigo, entrenador y gestor— mantiene todo junto. La confianza en su equipo, tecnología y herramientas alimenta su éxito.
Por el contrario, para que el equipo sea grande, el gerente de proyectos debe ser genial. Eso significa recibir comentarios de tu equipo e intentar mejorar de manera constante.
“Obtén comentarios de tu equipo de forma individual, nunca como grupo”, señala la Dra. Edington. “Ve a cada miembro del equipo y pregunta: ‘¿Cómo estoy?’ y ‘¿Cómo puedo hacer tu trabajo más fácil?’”
Conversar uno a uno en vez de un entorno grupal ayudará a garantizar que las personas se sientan cómodas dando comentarios honestos, comenta la Dra. Edington. Crear un espacio seguro para que la gente hable lo que cree también debería mejorar la funcionalidad general del equipo.
7. Estudia a los líderes superiores (y también a los de más bajo nivel)
¿De quién es el trabajo admiras? Echa un vistazo de cerca a los equipos y líderes exitosos y, lo que es más importantes, disfuncionales. No tienen que ser gerentes de proyectos ni siquiera en tu industria, sino que pueden ser entrenadores de básquetbol, directores ejecutivos, profesores de aula, ingenieros o diseñadores de moda.
“Observa, observa, observa”, dice la Dra. Edington. “¿En qué elementos les fue bien y qué hicieron mal?” Estudia su trabajo, luego evalúa cómo puedes imitarlos para ayudar a tu equipo a ser creativo y orientado a la acción.
Al crear mejores hábitos, practicarlos y aprovechar las herramientas de Dropbox, los gerentes de proyectos pueden hacer más que sobrevivir: pueden prosperar. Procesos más simples y flujos de trabajo más eficientes no tienen por qué ser una quimera, y la gestión de proyectos no tiene que ser un quehacer, ¡haz que sea un placer!
