¿Qué hace que una reunión sea efectiva?
Tú has estado allí: la temida reunión mala. Es una reunión de negocios en la que no se resuelve nada, todo se pasa a la siguiente reunión, y todos se van sintiendo como si fuera una total pérdida de tiempo. Un grupo de personas se reunió en una sala para discutir libremente cualquier punto que se les ocurra es la definición de manual de una mala reunión. Si quieres tener una reunión exitosa, necesitas una previsión real y, si las reuniones están en el centro de tu rol, entonces vale la pena que todo el equipo se asegure de que las hagas bien.
Las reuniones de la junta suelen ser trimestrales en estos días, en lugar de semanales. Muchos negocios ahora dependen de "ponerse al día" improvisadamente. Pero no es solo que las malas reuniones sean una carga para todos. También son costosas. La falta de eficiencia en la comunicación causa pérdidas de hasta $10.000 por empleado. Por lo tanto, llevar a cabo reuniones efectivas no solo es crucial para tu cordura, es esencial financieramente para cualquier negocio, grande o pequeño.
La gestión inteligente de reuniones comienza mucho antes de que la reunión real comience y continúa mucho después de que termine. Aquí hay algunas cosas clave que hay que considerar cuando se reserva una reunión exitosa con un empleado, cliente o todo tu equipo de negocios.
Decide el propósito de la reunión
Muchas reuniones malas han terminado sin que los trabajadores se hayan puesto de acuerdo: "Podría haber dedicado el tiempo de la reunión a hacer las cosas que estábamos discutiendo". Asegúrate de definir claramente el propósito de la reunión antes de ponerla en el calendario. Una de las mejores maneras de hacerlo es crear una agenda de reuniones bien pensada.
Decide cuándo comienza la reunión
No anuncies de repente una hora de reunión el mismo día, o incluso el día anterior. Cuanto más anticipo se dé a los asistentes, más posibilidades hay de que la reunión sea un éxito. No trates las reuniones como un viaje de poder, usando la autoridad para apartar a tu equipo de un trabajo más importante. Las características de gestión de tareas en Dropbox Paper ofrecen una visión clara de la carga de trabajo de cada uno, de modo que se puede ver si la fecha elegida es un buen momento para reunirse o si es probable que el equipo tenga elementos de acción más urgentes.
Del mismo modo, las herramientas de gestión del tiempo como esta permiten ver si los proyectos han encontrado un obstáculo y si se necesita una reunión para resolver cualquier problema. Si tu equipo está ubicado en todo el país, o incluso en el mundo, entonces también tendrás que encontrar una hora adecuada para todos en cada zona horaria. Si no puedes encontrar una franja horaria que funcione para todos, verifica si una reunión es absolutamente necesaria o intenta configurarla como una reunión asíncrona en su lugar.
Invita a los participantes relevantes de la reunión
Asegúrate de que las personas correctas se agreguen a la invitación. No invites a equipos completos si sabes que algunos miembros tienen prioridades más urgentes o pueden no estar muy involucrados en un proyecto. Del mismo modo, no descartes a los miembros del equipo júnior o a los pasantes que pueden ofrecer nuevas perspectivas. Y con las integraciones de las aplicaciones Zoom y Slack en Dropbox para equipos, no hay razón para excluir a los miembros de reuniones remotas. Considera las mejores prácticas para reuniones remotas de modo de involucrar a todos los compañeros de trabajo. Puedes dirigir la reunión, tomar actas y enviar el seguimiento a cualquier miembro del equipo dentro o fuera del sitio sin cambiar el contexto. Los participantes en la reunión deben ser justamente eso: estar allí para participar, así que asegúrate de invitar a las personas que se verán directamente afectadas por todo lo que se discuta. Las reuniones exitosas son, después de todo, la clave para una colaboración de equipo más efectiva.
Comparte información, no solo esperes aportes
Si necesitas una lluvia de ideas para un proyecto, no llames a los miembros del equipo a una sala de reuniones y esperes que lo hagan en el acto. Cuando planifiques reuniones, especialmente para la lluvia de ideas, busca inspiración y escribe primero tus propias ideas. Luego, avisa a tus asistentes para que vengan a la reunión bien preparados. Si se planifican tareas u objetivos, pide a los miembros que consideren objetivos SMART de antemano para alinear los objetivos. Quieres que puedan agregar valor, así que asegúrate de crear un documento útil en Paper que los participantes de la reunión puedan leer antes de esta, e incluso agregar sus propias ideas.
Habilita la toma de decisiones
Las reuniones efectivas deben presentarse como cualquier tarea: empezar con un propósito y terminar con una resolución o, por lo menos, los pasos acordados hacia una. Si la reunión trata sobre la superación de un problema, ofrece a todos los presentes la oportunidad de opinar sobre cómo abordar el problema. Entonces dedica tu tiempo de reunión a resolver el problema como un equipo. No dejes que ninguna reunión termine sin que cada persona tenga claro un plan de acción, con plazos asignados para quién y cuándo debe completar tareas específicas.
Cómo llevar a cabo una reunión
Las reuniones efectivas no siempre tienen que tener lugar en una sala de reuniones física. Si algunos miembros del equipo trabajan de forma remota, este plan no siempre es posible. Una buena reunión nunca debe depender de dónde se lleva a cabo. Zoom o Google Hangouts son escenarios perfectos.
No hay razón para que una persona tome las actas de la reunión cuando todos en la reunión pueden introducir notas en un documento de colaboración, en vivo. Si bien esto puede parecer un caso de "demasiados cocineros", también anima a todos a participar realmente en la reunión en tiempo real. También significa que, si tienes miembros remotos del equipo que se unen durante la reunión debido a las zonas horarias o simplemente con una mala conexión, no tienen que esperar hasta el final para ver lo que se han perdido: pueden comprobarlo ahí mismo en el documento en directo. Y para la persona más introvertida, las notas de reunión hechas de esta manera también pueden resultar más efectivas. Puedes editar y tomar los puntos clave desde la perspectiva de todos, y luego incluirlos en un correo electrónico de seguimiento.
Los correos electrónicos de seguimiento siempre se deben enviar porque, incluso en el mejor de los casos, es poco probable que recuerdes todo lo mencionado en cualquier reunión, hasta si estabas tomando notas. Un correo electrónico de seguimiento redactado por el planificador de la reunión ayudará a los asistentes a reconocer y priorizar los puntos clave del debate. Una reunión verdaderamente exitosa es aquella en la que todos pueden recordar claramente lo que se ha tratado. Si tu día está compuesto por reuniones y notas, entonces ponlas en un formato simplificado con una plantilla de actas de reuniones.
Tipos de reuniones
No todas las reuniones tienen que revestir una enorme gravedad. El punto del orden del día de tu reunión podría ser algo que se resuelva de forma sencilla entre tú, el director financiero y una pizarra, o una práctica aplicación de escaneo de documentos para todas esas facturas. Una reunión puede ser tan simple como enviar un mensaje por Slack a un freelancer para que sepa que siempre estás disponible si te necesitan. O tal vez es ponerse al día con un colega durante el almuerzo. Al final del día, las reuniones son solo un método para mantener viva la comunicación. No dejes de lado los temas solo porque no se discutieron en una reunión oficial, y no dejes de hacer un seguimiento simplemente porque el número de personas no fue de más de dos. Recuerda: cada reunión es importante, no importa cuán pequeña sea.
Incentiva tu reunión
Si tu reunión es sobre algo como las actualizaciones de la oficina o la presentación de nuevos miembros del equipo, esto podría registrarse a algunos como no esencial. Sin embargo, cuando se trata de la formación de equipos, reuniones como esta son vitales para tu cultura corporativa general. Dales a los miembros del equipo razones para venir con incentivos tentadores como una gran comida que puede transformar una reunión productiva en un almuerzo de equipo. O podrías insinuar que vas a revelar algo emocionante, aunque solo sea el lugar de la fiesta de Navidad.
Todos pueden ser un planificador de reuniones
Hay una idea anticuada de que la gestión de las reuniones solo puede ser realizada por "superiores" con el poder de convocar al equipo a una reunión. Pero la comunicación va en ambos sentidos. Si crees que una reunión está garantizada, organiza una. Solo tienes que saber que depende de ti garantizar que sea una reunión efectiva y no una pérdida de tiempo.
Las reuniones son para que todos compartan ideas y también puedan plantear cualquier inquietud que tengan. Digamos que hay un problema que ni siquiera la mejor herramienta de gestión de tareas puede resolver. Ese es un excelente momento para que discutas el tema personalmente con tu equipo. Las reuniones sirven para dar voz a todo el mundo, independientemente de su rol o ubicación. Y si cuentas con herramientas digitales efectivas, cada reunión puede desarrollarse con mayor fluidez.
