¿Qué es la digitalización?

¿Qué se entiende por digitización?

La digitización es el proceso de transformar procesos analógicos y objetos físicos en digitales. Solo piensa en cómo el escaneo de documentos impresos o el uso del almacenamiento en la nube para guardar todos tus archivos importantes elimina la necesidad de archivadores voluminosos y poco prácticos. Todo aquello que antes hacíamos sin conexión y en papel ahora se volvió completamente digital gracias a la digitización y a tecnologías digitales mucho más eficaces. El término digitalización, aunque suena similar, se usa para describir el proceso general de pasar a lo digital, como, por ejemplo, hacer que el plan de marketing de tu negocio evolucione hacia un futuro más digital.

¿Por qué debería usar la digitización?

Existen muchas razones para pasar a lo digital y la más superficial de ellas es que la mayoría de las personas ya han hecho el cambio. Tal vez hayas notado que tu banco ahora te ofrece la opción de recibir extractos sin papel o que la compañía eléctrica se está pasando a las facturas digitales. Desde luego, puedes decidir seguir usando las formas antiguas, pero la sociedad, en general, está adoptando un futuro digitizado, por lo que te convendría hacer lo mismo. En todas partes, las marcas y los hogares se encuentran en pleno proceso de transformación digital. Existen modelos empresariales completos que se basan en una estructura digital, y con buenas razones. Los siguientes son algunos de los beneficios:

Acceso a tus documentos desde cualquier dispositivo

No más preocupaciones por dejar olvidada en casa una carta importante o por no haberte enviado a ti mismo por correo electrónico un documento escaneado. Guarda tus documentos online con Dropbox y podrás acceder a ellos desde cualquier lugar. Puedes acceder a tu cuenta de Dropbox usando un teléfono, una PC o una tablet y hacer uso de los documentos que tanto necesitas. Incluso si estás sin conexión, puedes seguir trabajando en ellos.

Hace que sea fácil compartir documentos

Solo piensa en las redes sociales y en cómo el cargar una imagen la pone inmediatamente a disposición de todas las personas que querrían una copia: esa es la materialización del éxito de la digitización de documentos. Atrás quedaron los días en los que debías pagar por la copia de una foto, y luego volver a pagar por un duplicado para un amigo. Con los documentos en formato digital, es fácil compartirlos, editarlos y colaborar en ellos.

Es más ecológico y económico

Dado que ahora todo se encuentra online, las impresoras se vuelven cada vez más obsoletas. Esto significa que no se desperdicia papel para imprimir documentos que no son esenciales ni se desechan hojas debido a impresiones borrosas. Además, a la larga, eso solo te ahorrará dinero a ti y a tu empresa o tu hogar, ya que, después de todo, el tóner para impresoras vale su peso en oro.

Es más seguro

Quizás cuentes con un vistoso archivador que está perfectamente categorizado según la fecha y la hora, pero ¿qué pasaría si le sucediera algo a este o a los documentos que contiene? Ya sea que se trate de un incendio, un robo o simplemente una taza de café derramada, no deberías conservar una única copia de tus documentos importantes. Siempre deberías tener una copia de seguridad digital de todo, incluidas las fotos antiguas. Con Dropbox es sencillo realizar copias de seguridad de tus archivos y de toda tu PC, y dado que es tan fácil escanear tus documentos con Dropbox usando tu teléfono, no hay ninguna excusa. Además, gracias a las características de ciberseguridad que proporcionan protección con contraseña, donde puedes establecer un límite de tiempo para el acceso, no existe una manera más segura de mantener tus documentos.

Fácil organización

Tal vez seas la persona más organizada del mundo, pero es probable que incluso tu mejor sistema de archivado no sea tan eficaz como uno digital. Con una búsqueda rápida que puede ayudarte a encontrar los documentos según el nombre de archivo, Dropbox va un paso más allá con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esta tecnología inteligente busca entre los datos digitizados de tus documentos escaneados para reconocer palabras y compararlas con el término que buscas. Por ejemplo, si necesitas una factura de la compañía eléctrica de abril de 2019, puedes buscar “abril de 2019” o “04/19” y el OCR encontrará todos los documentos que contengan esa información. Esto es mucho mejor que buscar a mano entre pilas y pilas de facturas.

Siempre está disponible

¿Necesitas colaborar con tu equipo o que alguien firme un documento? No hay problema. Ya no tienes que reunir al grupo para trabajar en un proyecto ni acordar un encuentro para obtener una firma en papel: puedes usar firmas electrónicas y documentos compartidos para realizar trabajos importantes, sin que la logística interrumpa tus procesos de negocio.

Se trata de algo más que documentos

La digitización abarca más que solo convertir facturas, recibos y contratos en archivos PDF. Casi todo se puede convertir a un formato digital, lo que lo hace mucho más práctico. Las fotos, los bocetos, las lluvias de ideas en las pizarras, las tarjetas de presentación que se pierden fácilmente o los recortes de revistas que disparan tu inspiración pueden guardarse de manera digital y estar accesibles en cualquier momento y en cualquier lugar, con tan solo unos toques.

Protege los documentos del desgaste

Con el paso del tiempo, los documentos y las fotos se deterioran cada vez más, se desgastan, se dañan o se pierden. Las soluciones de digitización ayudan a transferir este legado de imágenes y textos a ubicaciones seguras online donde podrás conservar copias de seguridad para no perderlos nunca.

Es clave para la experiencia del cliente

Si tienes una pequeña empresa, o incluso un negocio grande, tu reputación y sentido de confiabilidad dependen de la calidad de tu oferta. Esto no solo se refiere al servicio o producto que vendes, sino también a los estándares que aplicas en tu administración y correspondencia. Es poco probable que una factura impresa o unas fotocopias enviadas por correo postal sean convenientes para tu marca, y sin duda te harán parecer anticuado. También resulta molesto para tus clientes, ya que ahora tendrán que lidiar con resmas de documentos que deberán almacenar cuidadosamente, o tomarse el tiempo para enviártelos de vuelta. Para atraer clientes y garantizarles que contarán con una empresa proactiva, moderna y eficiente, pásate a lo digital.

La digitización es el futuro

Las nuevas soluciones digitales tienen el hábito de desplazar a sus contrapartes más antiguas y, cuando esas soluciones llegan, la adopción es mucho más fácil si ya estás actualizado. Considera lo fácil que fue la transición que realizaste desde los CD a la transmisión de música. Al principio, nos permitíamos usar las dos modalidades, ya que las PC y los estéreos de los coches ofrecían una transición suave con los reproductores de CD y los conectores de entrada auxiliar. Ahora, debes realizar un gran esfuerzo para conseguir un reproductor de CD, mientras que tienes un reproductor de MP3 integrado a tu teléfono, así como lector de libros electrónicos y monitores de actividad.

Lo mismo sucede con la digitización de tus documentos. Si no lo haces ahora, la vida será más difícil para ti en el futuro y tal vez no haya una manera fácil o económica de sortear la brecha entre los documentos impresos y la innovación digital cuando surjan los próximos avances.

Pasar a lo digital

Es probable que tu vivienda y oficina ya se hayan pasado a lo digital en diversas áreas, desde la televisión en streaming hasta trabajar juntos en un mismo documento online. Sin embargo, puede que valga la pena tomarse el tiempo para revisar lo que aún no has guardado de manera segura en la nube, ya que es muy probables que la conversión de documentos analógicos sea algo que muchos de nosotros hayamos descuidado.