Un control de versiones de documentos eficaz

¿Qué es el control de versiones?

Hoy en día, los equipos colaboran entre distintos departamentos, oficinas, países y zonas horarias; y muchas veces, trabajan en los mismos documentos. A pesar de lo común que resulta esta forma de organizarse, estos mismos equipos suelen tener dificultades para gestionar las numerosas versiones diferentes de sus archivos de trabajo. ¿Cuántos documentos nombrados como "FINAL" acaban por convertirse en otro llamado "FINAL v2"? Si tu equipo está perdiendo tiempo buscando los archivos más recientes y haciendo un seguimiento de los cambios, quizás sea la hora de establecer un buen sistema de control de versiones.

El control de versiones sirve para gestionar diferentes versiones de archivos a lo largo del tiempo. Aunque en un principio surgieran en el desarrollo de software para gestionar cambios en el código, los sistemas de control de versiones no son tan complicados como parecen. Puede ser, sencillamente, un software que hace seguimiento de los cambios y te permite acceder a todas las versiones previas de un archivo en cualquier momento, algo habitual en las herramientas de procesamiento de texto. Un sistema de control de versiones también podría entenderse como un conjunto de reglas para trabajar con archivos, como la arquitectura de una carpeta para guardar versiones diferentes de forma independiente.

Las aplicaciones prácticas del control de versiones van mucho más allá de la creación de código o de la última actualización de un software; por ejemplo, el control de versiones de los documentos puede ayudar a un escritor a gestionar diferentes borradores de un libro. También puede ayudar a un diseñador gráfico a realizar un seguimiento de la versión final de un diseño para un cliente.

Cinco razones por las que el control de versiones es esencial para los equipos

Cuando se trata de trabajar en documentos colaborativos, tener algún tipo de control de versiones es crucial para estar en sintonía. Para aprobar un documento completado, es esencial saber qué archivo es la versión final, pero va mucho más allá. 

Usar el software adecuado y las versiones de la forma correcta permite protegerlos para que no se pierdan y así acelerar los procesos en empresas de todos los tamaños. He aquí por qué es esencial:

1. Conserva cada una de las diferentes versiones de un archivo

El beneficio principal del control de versiones es la posibilidad de conservar cada versión de un documento o archivo a través de un flujo de trabajo de proyecto, de principio a fin. Puedes consultar las diferencias entre versiones y asegurarte de que todos los cambios realizados se aprueban. Un sistema de control de versiones bien organizado te permite cerciorarte de que lo que llega a la versión final es final, y que no se añadió después de la jornada laboral sin el conocimiento de todos los colaboradores.

Una vez que se completa un proyecto, el historial de versiones también puede resultar crucial a la hora de revisar el trabajo de tu equipo. En este caso, el control de versiones de documentos puede servir como un registro de auditoría de su trabajo durante un proyecto, que además detalle su historial de revisiones en cada etapa. Con esa información, puedes diagnosticar mejor posibles problemas en tus procesos, especialmente en lo que se refiere a agilizar tu trabajo en el futuro.

2. Gestión y edición de archivos sencilla y segura

Nada retrasa más el trabajo de un equipo que alguien que sobrescribe un archivo sin permiso (o lo elimina por error). Desde ese momento, lo único que puedes hacer es rastrear tus correos cruzando los dedos para encontrar una copia del archivo original. Los sistemas de control de versiones conservan versiones del archivo en cada etapa para que siempre cuentes con una copia de seguridad a tu disposición. Con la recuperación de archivos de Dropbox, si un miembro del equipo hace cambios o elimina un archivo, siempre estará disponible una versión anterior.

3. Puedes supervisar los cambios de los miembros del equipo

Cuando tienes un equipo grande que trabaja unido, es importante saber quién hace cada cambio y cuándo. Los documentos compartidos generalmente incluyen detalles relativos a quién los editó más recientemente, pero puede que no se incluya a ningún otro miembro del equipo en el archivo. En este caso, lo normal es perder tiempo enviando correos para preguntar quién revisó el archivo y qué cambios realizó.

Para llevar un seguimiento de los cambios de archivo y las diferentes versiones de un documento que haga un miembro del equipo, necesitas un software de control de versiones. Con el control de versiones de Dropbox, todos los cambios del archivo son visibles y se asocian directamente con el correo y la cuenta de un miembro del equipo. Recibirás notificaciones cuando alguien edite un archivo (se mostrarán los detalles de lo que haya cambiado), o bien mueva o elimine un archivo de una carpeta compartida.

Este nivel de control de versiones crea un proceso más transparente para gestionar tus archivos, además de otorgar responsabilidad por cada uno de ellos. Puedes consultar cuándo empiezan los miembros de tu equipo a trabajar en un archivo o si algo se ha cambiado por error o de forma accidental. Puedes consultar de inmediato cualquier modificación en los archivos con la persona que proceda sin que sea necesario enviar correos incómodos ni implicar al resto del equipo en aplicaciones de mensajería y otras herramientas.

4. Te permite crear una única fuente de información veraz en toda tu organización

Cuando trabajas con un equipo que opera en diferentes lugares o en ámbitos regulados, alinearse es fundamental. Si la información no está centralizada ni accesible, los equipos acaban por no estar sincronizados y se forman silos rápidamente. Combinado con la arquitectura de la información adecuada, el control de versiones puede ayudarte a crear y conservar una fuente central de información veraz compartida en todas las áreas de tu empresa.

En vez de tener que enviar constantemente instrucciones actualizadas, el control de versiones te permite mantener un documento centralizado del que se haga una copia de seguridad incremental que toda la empresa puede consultar. Por ejemplo, con Dropbox, puedes guardar las instrucciones de RR. HH. en una carpeta compartida única, con permisos de acceso específicos para los diferentes miembros del equipo. Al actualizar esos archivos, los integrantes del equipo encontrarán la información más reciente en la misma fuente de información, mientras que los editores tendrán un registro de la información que ya no sirve. Es una forma sencilla de garantizar que todo se guarda de forma segura, se guarda en copias de seguridad y está accesible para cualquiera que la necesite.

5. Puedes usarlo para automatizar y acelerar los procesos empresariales

El objetivo final de cualquier proceso de optimización debería ser facilitar y agilizar el trabajo, tanto para los responsables como para los miembros del equipo. Desde el principio, el control de versiones de documentos puede ayudar a tu equipo a ser más ágil. Mantiene a todo el mundo al día y en sintonía con respecto a los documentos, a la vez que ofrece una ayuda frente a errores en la gestión de archivos.

Con los beneficios añadidos de supervisión, transparencia y seguridad, los sistemas de control de versiones pueden hacer mucho más que garantizar que tienes la versión más reciente de un archivo. Ofrecen información sobre los procesos de tu equipo, te ayudan a refinarlos mejor para después alinearlos con tu empresa con más facilidad.

Cómo crear un sistema de gestión de documentos con control de versiones

Existen diferentes enfoques que puedes adoptar para abordar el control de versiones, según las necesidades de tu equipo y el tamaño de tu empresa. La mayoría de las personas añadirá el número de la versión al archivo que envíe o incluirá sus iniciales o el texto "revisado" en el nombre de los documentos. Cada persona nombra los archivos de forma diferente, así que este enfoque pronto puede acabar por ser algo confuso, especialmente si hay muchos colaboradores. Llegados a este punto, es necesario apostar por un enfoque definido para gestionar los archivos del equipo.

1. Utiliza convenciones de nomenclatura

Puede resultar obvio, pero contar con una nomenclatura rigurosa en tu equipo es fundamental para el control de versiones. Para empezar, la nomenclatura debe ser consistente y resultar clara para cualquiera que acceda a tus archivos. También debería estar basada en la forma que tiene tu equipo de interactuar con esos documentos. Si, por ejemplo, la fecha de los documentos es el factor más importante para tu equipo a la hora de organizarlos, el nombre debería empezar con una fecha. La parte inicial del nombre debería reflejar la forma de búsqueda más habitual que use tu equipo en estos documentos. Desde aquí, los nombres de los documentos deberían incluir los datos más importantes para identificar rápidamente el contenido. Si solo vas a utilizar una nomenclatura como sistema de control de versiones, esta también debe incluir un sistema de numeración para las diferentes versiones del archivo.

2. Utilizar arquitectura de la información

Una vez que hayas establecido un método para nombrar tus documentos que os funcione a ti y a tu equipo, necesitas un sistema que sea accesible para guardarlos de forma segura. Aquí es donde entra en juego la arquitectura de la información, que es, simplemente, el diseño de carpetas y archivos que utilizas para guardar la información. Naturalmente, la nomenclatura también juega un papel importante. De nada sirve tener archivos muy bien nombrados si están en una carpeta llamada "Trabajo". Sin embargo, la arquitectura de la información también tiene mucho que ver con el acceso a esos archivos, porque no todos deberían estar disponibles para cualquier miembro de tu empresa.

La mejor manera de gestionar esto es, normalmente, a través de una solución de almacenamiento de archivos compartidos. Las carpetas de equipo de Dropbox Business te permiten crear una arquitectura de información segura. Al asignar equipos específicos dentro de Dropbox, puedes crear repositorios para su trabajo con permisos de acceso específicos para las personas que estén dentro y fuera del equipo.

3. Prueba el software de control de versiones.

La nomenclatura y la arquitectura de la información son los pilares de un sistema de gestión de documentos que funcione bien. Sin embargo, pueden resultar tediosos cuando se utilizan como el método de control de versiones principal. El software de control de versiones automatiza muchos procesos relacionados con el propio control de versiones y ofrece beneficios adicionales que la nomenclatura por sí sola no puede ofrecer.

Dropbox se sincroniza automáticamente y almacena cada versión anterior de un archivo. Se puede acceder a todos tus archivos o revertirlos durante 180 días, y también funciona como copia de seguridad para la versión actual del archivo. Los miembros del equipo pueden trabajar de forma simultánea en archivos independientes con Dropbox antes de actualizar la versión actual. Esto simplifica la fusión de cambios y resuelve cualquiera de estos conflictos entre documentos.

En resumen: el software de control de versiones simplifica el proceso completo de versiones de los archivos y ofrece beneficios adicionales a equipos que trabajan con esos archivos.

Al realizar un seguimiento de los cambios, reducir los errores y garantizar que todos trabajen con el documento más reciente, el control de versiones ayuda a los equipos a mantenerse eficientes y organizados. Tanto si gestionas documentos empresariales como si colaboras en proyectos, probar el control de versiones puede ahorrarte tiempo, prevenir errores y optimizar tu flujo de trabajo.