Sept conseils pour renforcer l’efficacité des gestionnaires de projet

Les grands gestionnaires de projet sont les héros méconnus des organisations prospères. Sans être les créateurs du contenu qui séduit les clients, ils veillent au bon déroulement des projets et au respect des délais. Ils détectent les problèmes en amont, mettent en place des unités hautement fonctionnelles et optimisent les résultats de l’ensemble de l’entreprise.

Nous avons demandé à deux experts en gestion de projet et en philosophie organisationnelle de nous faire part de leurs principaux conseils pour améliorer l’efficacité des gestionnaires de projet.

1. Favorisez les liens entre les personnes

À une époque où tout se fait de manière asynchrone dans des bureaux à distance, les membres d’équipes et les clients peuvent se sentir isolés. Finis les discussions autour de la fontaine à eau et les verres après le travail. C’est à vous de dégager du temps pour que l’équipe puisse se retrouver et créer des liens.

« Les relations personnelles jouent un rôle important dans la création de liens au sein d’environnements collaboratifs », explique Barbara Edington, directrice du Centre d’excellence en gestion de projet et professeure au département de gestion et de technologie de l’information du St. Francis College. Chez Dropbox, par exemple, nos rédacteurs organisent un 5 à 7 virtuel le vendredi après-midi. Ils discutent de la semaine écoulée, parlent de leurs lectures, prennent un verre et tissent des relations plus personnelles.

Qui a eu cette idée? Un GP

Si vous voulez impliquer vos clients de façon plus personnelle, envoyez de courtes vidéos avec les notes de lancement, l’état d’avancement et les analyses post-mortem des projets. Ils se feront ainsi une idée de la personnalité et du style des membres de l’équipe.

2. Établissez un processus décisionnel

Des questions surgissent inévitablement, de la part de l’équipe, des clients et de toutes les autres parties prenantes. Un bon GP établit des règles concrètes sur la manière d’y répondre et de prendre des décisions en général.

Cornelius Fichtner, animateur du balado sur la gestion de projet, suggère de mettre en place une structure de gouvernance qui définit les décisions qui peuvent être prises par le responsable produit, par un conseil d’administration ou par le promoteur du projet.

« Comprendre qui décide de quoi aidera à instaurer la confiance », ajoute-t-il. L’utilisation d’un cadre décisionnel DACI (Driver, Approver, Contributor – Pilote, approbateur, contributeurs, Informées) permet de désigner la personne responsable de la décision finale et les personnes impliquées à différents niveaux.

Barbara Edington ajoute : « Assurez-vous que les personnes chargées de chaque tâche comprennent de façon claire les responsabilités qui leur incombent. » (Autrement dit : tenez-vous-en à vos responsabilités.)

3. Concentrez-vous sur les liens entre individus

La qualité d’une équipe dépend des liens qui unissent ses membres. Les responsables doivent s’efforcer de former des équipes stables qui renforceront les compétences individuelles et combleront leurs lacunes Parfois, cela passe par la réduction de la taille de l’équipe.

« Les gestionnaires de projet doivent avoir la volonté de faire collaborer des personnes hautement qualifiées plutôt que constituer à tout prix une seule grande équipe », explique Barbara Edington. Pourquoi? Il ne faut pas minimiser les points forts des individus, a-t-elle expliqué, et ainsi perdre la notion « de sentiment de responsabilité ».

Vous pouvez utiliser un organigramme pour montrer comment une expertise personnelle s’intègre au projet global et se relie à l’expertise d’autres personnes. Employez les noms des membres de l’équipe plutôt que des noms de département génériques pour renforcer le sens de la responsabilité de chacun. (Rien de tel qu’un peu de flatterie pour capter l’attention de tout le monde!)

4. Élaborez un plan de contrôle du trafic aérien

Pensez au nombre de ressources numériques que peut comprendre un projet classique : des dizaines de documents, d’images, de vidéos ou de maquettes. Un excellent gestionnaire de projet visualisera le processus de travail et s’assurera que les sous-traitants ont bien signé les documents, que le concepteur dispose des bonnes ressources numériques, que le développeur a les bons fichiers et que le directeur de la création pourra tout réviser dans les délais. 

Dans l’idéal, vous disposez d’un emplacement centralisé comme Dropbox pour envoyer des contrats à signer électroniquement, organiser les ressources numériques et les transférer de façon sécurisée.

5. Établissez un schéma directeur

Vous êtes un contrôleur aérien. Dans ce monde globalisé où le travail à distance est devenu la norme, il est essentiel de pouvoir travailler de manière asynchrone. Les gestionnaires de projet doivent connaître les horaires de travail de tous les membres de l’équipe et savoir s’ils coïncident avec ceux des collègues, sans jamais perdre de vue la situation d’ensemble.

« Vous devez être compétent en gestion de projets virtuels, être capable de lire une salle virtuelle et de comprendre comment elle se déroule », explique Fichtner.

La maîtrise des horaires permet d’éviter qu’une personne résidant à Boston attende en vain une réponse pendant les heures de sommeil de son homologue de Singapour. Vous pouvez pour cela vous appuyer sur les bons produits : grâce à Dropbox, Mary, à Boston, peut facilement annoter un fichier ou inclure une vidéo personnalisée que Brian, à Singapour, pourra visionner à son réveil. C’est un moyen de centraliser toutes les questions et réponses, et de permettre à leur responsable à Los Angeles de réviser leur travail.

Quant à vous, pensez au bon vieux tableau blanc qui vous permettra de savoir en un coup d’œil qui travaille sur quoi et si le travail est terminé. (Vous utilisez le numérique? Utilisez un code couleur.) Et, si c’est possible, fixez une heure à laquelle tout le monde peut se présenter et poser des questions.

6. Demander des avis

En fin de compte, c’est sur les épaules du GP (le chef d’orchestre) que tout repose. Le succès de sa mission dépend de la confiance au sein de l’équipe, des technologies et des outils utilisés.

Pour que l’équipe soit performante, le GP doit faire preuve de qualités incontestables. Cela veut dire recevoir des avis de la part de votre équipe et essayer constamment de vous améliorer.

« Demandez à votre équipe de vous adresser ses avis individuellement, jamais en groupe », explique Barbara Edington. « Allez voir chaque membre de l’équipe et demandez-leur comment vous vous en sortez et comment vous pouvez faciliter leur travail? »

« Le fait de discuter en tête-à-tête plutôt qu’en groupe favorise la sincérité, parce que les personnes se sentent plus à l’aise », explique Barbara Edington. Aménager un lieu sûr dans lequel les gens peuvent dire ce qu’ils pensent permettra également d’améliorer le fonctionnement général de l’équipe.

7. Étudiez les grands dirigeants (et les mauvais aussi)

Quels sont les leaders dont vous admirez le travail? Examinez attentivement les équipes et les dirigeants performants et, plus important encore, ceux qui sont dysfonctionnels. Ils ne doivent pas nécessairement être gestionnaires de projet ni même travailler dans votre industrie, mais peuvent être entraîneurs de basketball, PDG, enseignants, ingénieurs ou créateurs de mode.

« Observez, observez, observez », demande Barbara Edington. « Qu’est-ce qu’ils ont fait de bien et qu’est-ce qui pourrait être amélioré? » Étudiez leur travail, puis voyez comment les imiter pour renforcer la créativité et la réactivité de votre équipe.

En prenant de meilleures habitudes, en les mettant en pratique et en utilisant les outils Dropbox, le succès sera au rendez-vous pour les gestionnaires de projet. Des procédures plus simples et des processus de travail plus efficaces ne doivent pas nécessairement être une chimère, et la gestion de projet ne doit pas nécessairement être une corvée. Faites-en un plaisir.