Des réunions plus efficaces avec des outils de collaboration

Qu’est-ce qu’une réunion efficace?

Nous avons tous vécu cette situation : la fameuse réunion de travail inutile. Rien n’est résolu, tout est reporté à la réunion suivante, et tout le monde repart en ayant l’impression d’avoir complètement perdu son temps. C’est la définition classique d’une réunion inutile : un groupe de personnes réunies dans une pièce pour discuter librement des points qui leur viennent à l’esprit sur le moment. Si vous voulez que votre réunion soit efficace, vous devez la préparer, ce qui sera bénéfique non seulement pour vous, l’organisateur, mais pour toute votre équipe.

Actuellement, les conseils d’administration se réunissent généralement tous les trimestres, et non plus toutes les semaines. De nombreuses entreprises comptent désormais sur des « points » impromptus. Mais les mauvaises réunions ne sont pas seulement pénibles pour tout le monde, elles coûtent aussi cher à l’entreprise. En effet, une mauvaise communication entraîne des pertes pouvant atteindre 10 000 $ par employé. Organiser des réunions efficaces est donc crucial pour votre santé mentale, mais aussi pour la santé financière de votre entreprise, quelle que soit sa taille.

La gestion intelligente d’une réunion commence bien avant le début de la réunion à proprement dit et se poursuit bien après sa fin. Voici quelques éléments clés à prendre en compte pour organiser une réunion réussie avec un employé, un client ou toute votre équipe.

Décider de l’objectif de la réunion

À la fin d’une mauvaise réunion, les employés s’accordent tous sur un fait : « J’aurais pu passer ce temps à faire ce dont nous avons discuté ». Veillez à bien définir l’objectif de la réunion avant de l’ajouter au calendrier en créant un ordre du jour bien réfléchi. L’une des meilleures façons d’y parvenir est de préparer un ordre du jour de réunion bien pensé.

Décider de la date et de l’heure de la réunion

N’annoncez pas soudainement une heure de réunion le jour même, ou même la veille. Plus vous avisez les participants à l’avance, meilleures sont vos chances de réussir la réunion. Ne voyez pas les réunions comme un exercice de pouvoir, en utilisant l’autorité pour détourner votre équipe d’un travail plus important. Les fonctionnalités de gestion des tâches de Dropbox Paper offrent une vue claire de la charge de travail de chacun, ce qui vous permet de voir si la date de votre choix est un bon moment pour une réunion ou si l’équipe est susceptible d’avoir des mesures de suivi plus urgentes. 

De même, des outils de gestion du temps comme celui-ci vous permettent de voir si les projets ont rencontré un obstacle et si vous avez besoin d’une réunion pour résoudre les problèmes. Si votre équipe est répartie dans tout le pays, voire dans le monde entier, vous devrez également trouver un horaire qui convient à tout le monde dans chaque fuseau horaire. Si vous ne trouvez pas de créneau horaire qui convienne à tout le monde, vérifiez si une réunion est absolument nécessaire ou essayez plutôt de la configurer comme une réunion asynchrone.

Inviter les bonnes personnes

Assurez-vous d’inviter les bonnes personnes. N’invitez pas des équipes entières si vous savez que certains membres ont des priorités plus urgentes ou ne sont pas très impliqués dans le projet concerné. De même, n’excluez pas les membres d’équipe moins expérimentés ou les stagiaires qui pourraient offrir de nouveaux points de vue. Avec les intégrations  Zoom et Slack dans Dropbox pour les équipes, il n’y a aucune raison d’exclure les membres des réunions à distance. Envisagez de suivre les bonnes pratiques en matière de réunions virtuelles afin de maintenir l’intérêt de tous vos collègues. Vous pouvez organiser la réunion, rédiger un compte rendu et envoyer le suivi à tous les membres de l’équipe, sur place ou non, sans avoir à changer de plateforme. Le rôle des participants à la réunion est simple : participer. Par conséquent, veillez à inviter les personnes qui seront directement concernées par tous les sujets abordés. Les réunions réussies sont la clé d’une collaboration d’équipe plus efficace.

Partager des informations et ne pas attendre uniquement des contributions

Si vous avez besoin de réfléchir à de nouvelles idées pour un projet, ne vous contentez pas de convoquer les membres de l’équipe dans une salle de réunion en vous attendant à ce qu’ils aient spontanément de nouvelles idées. Lorsque vous planifiez des réunions, en particulier pour le remue-méninges, rassemblez l’inspiration et notez d’abord vos propres idées. Ensuite, avisez vos participants afin qu’ils puissent venir à la réunion bien préparés. Si vous planifiez des tâches ou des objectifs, demandez aux membres de considérer les objectifs SMART au préalable pour aligner les objectifs. Vous voulez qu’ils puissent apporter une valeur ajoutée, alors assurez-vous de créer un document utile dans Dropbox Paper que les participants à la réunion peuvent lire avant la réunion et même ajouter leurs propres idées.

Encourager la prise de décision

Les réunions efficaces doivent ressembler à n’importe quelle autre tâche : commencer par un objectif et se terminer par une résolution, ou, à tout le moins, convenir des étapes pour y parvenir. Si la réunion a pour but de résoudre un problème, donnez à toutes les personnes présentes l’occasion de s’exprimer sur la manière de l’aborder, puis cherchez à le résoudre en équipe. Ne concluez pas la réunion sans que chaque personne reparte avec un plan d’action clair, comprenant des tâches précises à accomplir et des dates d’échéance.

Comment animer une réunion

Pour être efficaces, les réunions ne doivent pas forcément se dérouler dans une salle de réunion physique. De toute façon, cette approche n’est pas toujours possible si certains membres de l’équipe travaillent à distance. Une bonne réunion ne doit pas dépendre de l’endroit où elle se déroule : Zoom ou Google Hangouts sont des outils tout à fait adaptés.

Il n’y a pas de raison que le compte rendu de réunion soit confié à une seule personne : tous les participants peuvent saisir des notes dans un document collaboratif en temps réel. Bien que cette approche puisse sembler contre-productive, elle encourage chacun à s’impliquer activement pendant la réunion. Cela signifie également que si des membres de l’équipe à distance rejoignent la réunion en cours de route – en raison d’un décalage horaire ou d’une mauvaise connexion –, ils n’ont pas besoin d’attendre la fin pour savoir ce qu’ils ont manqué : ils peuvent consulter les notes en direct dans le document. Et pour les personnes plus introverties, ce mode de prise de notes peut aussi s’avérer plus efficace. Vous pouvez ensuite réviser et rassembler les éléments clés apportés par chacun afin de les inclure dans un courriel de suivi.

Vous devez également penser à envoyer des courriels de suivi, car même dans le meilleur des cas, il est peu probable que vous vous souveniez de tout ce qui a été abordé lors de la réunion, même si vous preniez des notes. Le courriel de suivi rédigé par l’organisateur de la réunion aidera les participants à reconnaître et à hiérarchiser les principaux points de discussion. Une réunion vraiment réussie est celle où chacun peut se rappeler clairement ce qui a été couvert. Si vos journées tournent autour des réunions et des notes, alors simplifiez-les grâce à un modèle de  compte rendu de réunion.

Les différents types de réunions

Tout ne nécessite pas toujours l’organisation d’une réunion. Il se peut qu’une rapide entrevue entre vous et le directeur financier autour d’un tableau blanc (ou d’une application de numérisation de documents pour numériser vos factures) suffise. Il se peut également qu’un simple message Slack envoyé à un freelance suffise pour lui faire savoir que vous êtes disponible en cas de besoin. En fin de compte, les réunions sont tout simplement un moyen de communication. Vous pouvez aussi vous informer sur un projet en cours auprès d’un collègue pendant le déjeuner. Ne remettez pas vos tâches à demain parce qu’elles n’ont pas été abordées lors d’une réunion officielle, mais ne négligez pas non plus les suivis parce qu’ils ne concernent que deux personnes. N’oubliez pas : chaque réunion compte, même les plus petites.

Inciter les autres à participer

Si votre réunion porte sur les nouvelles du bureau ou la présentation de nouveaux membres de l’équipe, certains pourraient la juger peu importante. Toutefois, ce type de réunion est essentiel pour nourrir la culture d’entreprise et renforcer l’esprit d’équipe. Encouragez les membres à y participer en offrant, par exemple, un bon repas, transformant ainsi une réunion productive en déjeuner d’équipe. Vous pouvez aussi susciter leur curiosité en laissant entendre que vous allez dévoiler une information importante – même s’il ne s’agit que du lieu de la fête de Noël.

Tout le monde peut organiser des réunions

Selon une idée dépassée, la gestion de réunion ne peut être assurée que par des supérieurs ayant le pouvoir de convoquer l’équipe. Mais la communication va dans les deux sens : si vous pensez qu’une réunion est nécessaire, organisez-en une. Sachez simplement que c’est à vous de faire en sorte qu’elle soit efficace et ne soit une perte de temps pour personne.

Les réunions permettent à chacun de partager des idées, mais aussi de soulever des préoccupations et de les voir traitées. Disons qu’il y a un problème que même le meilleur outil de gestion des tâches ne peut pas vraiment résoudre. C’est le moment idéal pour signaler personnellement le problème à votre équipe. Les réunions ont pour but de donner la parole à chacun, peu importe son rôle ou son lieu de résidence. Et avec des outils numériques efficaces à votre disposition, chaque réunion peut se dérouler plus facilement.