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L’édition en temps réel peut-elle réellement améliorer la productivité et la collaboration?

6 min de lecture

29 octobre 2024

Qu’est-ce que l’édition en temps réel?

L’édition en temps réel permet à plusieurs membres d’une équipe de collaborer et d’apporter des modifications simultanées à un même fichier. Les modifications apportées au fichier mis à jour sont visibles par tous les utilisateurs en temps réel. Cette forme de collaboration en temps réel s’appuie sur des applications en ligne et infonuagique, permettant à un nombre illimité d’utilisateurs d’accéder et d’éditer des fichiers en temps réel et de manière simultanée. Vous pouvez y accéder à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un appareil mobile. Les bons outils permettent de travailler efficacement depuis n’importe quel endroit.

Jadis, l’édition et la collaboration en temps réel étaient principalement réservées aux contenus textes. Par exemple, vous pouviez éditer des documents stockés en ligne dans un espace de stockage infonuagique ou encore utiliser des outils de collaboration comme Dropbox Paper. Toutefois, grâce à des outils comme Dropbox Replay, il est maintenant possible d’éditer une vidéo ou un enregistrement audio en temps réel.

Une équipe travaillant ensemble sur des ordinateurs portables, un membre de l’équipe tient une tablette, symbolisant la collaboration et l’édition en temps réel au travail.

6 façons dont l’édition en temps réel peut aider votre équipe

La capacité de travailler ensemble en temps réel permet de gagner du temps, de l’argent et des ressources.

 

1. Des réunions plus productives

Même pendant les réunions en personne, l’édition en temps réel peut grandement améliorer leur efficacité. Grâce à ses modèles personnalisables pour les ordres du jour et les comptes rendus de réunion, ainsi qu’à la fonctionnalité d’édition en direct, Dropbox Paper facilite l’organisation de réunions plus ciblées et plus productives. Tout le monde peut prendre des notes en même temps au même endroit, ce qui élimine la nécessité de dépendre d’une seule personne pour cette tâche. C’est un excellent moyen pour que toutes les informations importantes soient facilement accessibles par tous les membres de l’équipe.

Imaginez que vous et vos collègues assistez à un atelier hors site pour découvrir les nouveaux produits d’un client que vous devrez ensuite promouvoir. Au lieu de prendre des notes séparées et de les fusionner plus tard, vous pouvez tous travailler sur le même document, ce qui vous fait gagner du temps et vous assure de ne rien manquer.

 

2. Une collaboration multitâche en temps réel améliorée

Prenons l’exemple d’une équipe qui rédige un article pour le blogue de son site Web. Une ou deux personnes pourraient effectuer des recherches sur le sujet et ajouter leurs notes dans un fichier Dropbox Paper. En même temps, l’auteur de l’article peut suivre l’avancement des recherches, ce qui lui permettra de prendre une longueur d’avance sur la production.

En cas de modification du cahier des charges ou d’ajout de notes après le début de la production, les membres de l’équipe peuvent facilement ajouter ces notes sous forme d’annotations au même document Dropbox Paper. Ils peuvent même ajouter une étiquette à l’auteur afin qu’il soit immédiatement averti.

Sans l’édition en temps réel, ces tâches auraient dû être exécutées l’une après l’autre, et non en même temps. Cela demande non seulement du temps, mais aussi l’envoi de nouvelles versions des fichiers ou des échanges interminables par courriel à chaque fois qu’une mise à jour est effectuée. Cela peut entraîner un désordre et une confusion dans la gestion de fichiers, en particulier lorsque les versions de vos documents de contenu s’accumulent.

L’édition en temps réel offre la possibilité à chacun de collaborer dans un espace unique, éliminant ainsi la nécessité de parcourir plusieurs fichiers quasi similaires à la recherche des informations souhaitées.

 

3. Processus d’examen productifs

L’édition en temps réel améliore considérablement l’efficacité et la productivité du processus d’examen et de partage d’avis.

Après la création d’un contenu, vous devrez peut-être le soumettre non seulement à un correcteur ou à un réviseur, mais également à vos clients, à vos partenaires, à vos équipes juridiques et à d’autres parties concernées. Grâce à l’édition en temps réel, vous n’avez plus besoin d’attendre que quelqu’un d’autre ajoute ses commentaires avant de pouvoir ajouter les vôtres. Il est possible d’annoter un texte ou une vidéo en même temps, ce qui permet aux créateurs d’intégrer leurs avis au fil de l’eau.

Si vous collaborez sur un projet vidéo avec d’autres personnes, vous pouvez même organiser une projection simultanée grâce à Dropbox Replay. Tout le monde peut ainsi visualiser, commenter et ajouter des notes directement à votre vidéo. Tous les commentaires, avis et modifications sont centralisés en un seul lieu, facilement accessibles et prêts à être appliqués à partir d’une unique source de référence.

Si votre processus d’examen se déroule en deux étapes, l’édition en temps réel vous évite d’avoir à enregistrer et à transmettre séparément chaque version révisée, quel que soit le type de contenu. Une fois la première révision terminée, vous pouvez facilement informer le réviseur suivant en un seul clic pour que le travail s’enchaîne de manière fluide.

 

4. Retours de commentaires efficaces

L’édition en direct permet de rationaliser le processus complet de partage d’avis. Assurez-vous de faciliter la consultation de toutes les notes importantes en un seul endroit si les commentaires et les avis proviennent de plusieurs personnes. Devoir parcourir plusieurs chaînes de courriels, discussions de clavardage, annotations de documents ou de vidéos pour recueillir tous les avis et toutes les notes nécessaires est une tâche fastidieuse. Cela peut entraîner l’omission de points importants.

Grâce aux fonctionnalités d’annotation de Dropbox Paper, n’importe quel utilisateur peut ajouter des avis directement dans le document en cours d’examen. Outre Dropbox Paper, vous pouvez annoter des photos, des fichiers PDF, des fichiers Excel, des fichiers Photoshop et bien plus encore, sans avoir besoin d’un logiciel additionnel.

Lorsque vous mentionnez un collègue dans un commentaire ou dans le corps d’un document Dropbox Paper, il est immédiatement informé de la mention et le propriétaire du fichier est avisé de toute modification, qu’elle soit ou non accompagnée d’une mention. L’ajout de commentaires sur une vidéo via Dropbox Replay s’effectue suivant le même principe. Ainsi, le travail se poursuit sans interruption, ce qui permet de maintenir un bon rythme et de respecter les échéances fixées.

Grâce à l’édition en temps réel, il est toujours facile de repérer, de gérer et de mettre en pratique les avis essentiels. Vous pouvez facilement voir :

  • le contenu de l’avis;
  • la partie du document ou l’instant de la vidéo auquel se rapporte l’avis;
  • la personne qui a donné l’avis;
  • toutes les discussions entre les membres de l’équipe au sujet de cet avis particulier;

…tout est soigneusement organisé en fils de discussion faciles à comprendre, prêts à être mis en pratique. 

Un environnement de travail mieux structuré sera alors favorisé, ce qui entraînera une amélioration de la qualité de votre travail, car vous aurez une meilleure capacité à identifier et à régler rapidement les problèmes.

Réviser et approuver les projets créatifs plus rapidement

Partagez votre dernière modification, examinez et archivez les commentaires, et obtenez l’approbation finale avec un seul et même outil.

​​L’interface utilisateur de Dropbox Replay présente une séquence vidéo d’un individu en train de courir, avec des annotations des utilisateurs sur la vidéo et des commentaires temporels laissés par des collègues.

Ayez des outils d’édition en temps réel à portée de main.

Dropbox ne se limite pas à permettre l’édition en temps réel; elle la renforce.

Transformez le canevas vide de Dropbox Paper en un environnement de travail fonctionnel pour chaque phase du cycle de vie d’un projet. Générez des listes de contrôle et des listes de tâches au fur et à mesure, puis partagez immédiatement les mises à jour avec votre équipe. Vous pouvez même ajouter des extraits SoundCloud et des vidéos YouTube. 

Vous avez un projet vidéo en cours? Concevez et créez un scénario-maquette dans Dropbox Paper. Lorsque vous serez prêt à revoir la vidéo et à demander des avis, il vous suffira d’ouvrir la vidéo dans Dropbox Replay. En partageant simplement un lien, vous pouvez recueillir et regrouper des avis horodatés en temps réel. Les réviseurs n’ont même pas besoin d’un compte Dropbox personnel pour collaborer avec vous.

Dès la conception initiale de votre plan stratégique et jusqu'à la phase de révision et de finalisation, vous pouvez optimiser le travail de votre équipe grâce à des outils d’édition en temps réel, tels que Dropbox Paper et Dropbox Replay. Ces outils vous permettent de partager des idées en temps réel et de collaborer efficacement, ce qui se traduit par une amélioration de la productivité et des résultats. Améliorer les performances de votre équipe n’a jamais été aussi facile grâce à l’édition en temps réel. Pour commencer, il suffit d’utiliser Dropbox.

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