Qu’est-ce que la numérisation?

Quelle est la définition du terme « numérisation »?

La numérisation est le processus qui consiste à prendre des processus analogiques et des objets physiques et à les rendre numériques. Réfléchissez à la façon dont la numérisation de documents papier ou l’utilisation du stockage infonuagique pour enregistrer tous vos fichiers importants élimine le besoin de classeurs encombrants. Toutes les activités qui étaient auparavant très analogiques, comme le travail de bureau, sont maintenant entièrement numériques grâce à la numérisation et à des technologies numériques beaucoup plus efficaces. La digitalisation est un autre terme utilisé pour décrire le processus global de passage au numérique, comme le déplacement du plan marketing de votre entreprise vers un avenir plus numérique.

Pourquoi utiliser la numérisation?

Les raisons de passer au numérique sont nombreuses, la principale étant que la plupart des entreprises ont déjà franchi le pas. Votre banque vous a sans doute déjà proposé de recevoir vos relevés au format numérique. Peut-être avez-vous aussi remarqué que votre fournisseur d’énergie adoptait progressivement la facturation en ligne. Vous pouvez évidemment vous en tenir aux méthodes traditionnelles, mais vous seriez alors à contre-courant des tendances actuelles dans la société. De plus en plus de marques et de ménages se tournent vers le numérique, et des modèles économiques entiers dépendent de cette tendance. Voici quelques-uns des avantages :

Accédez à vos documents sur n’importe quel appareil

Ne vous inquiétez plus d’oublier une lettre importante à la maison ou de ne pas vous envoyer le document numérisé par courriel. Sauvegardez vos documents en ligne avec Dropbox et vous pourrez y accéder de n’importe où. Vous pouvez accéder à votre compte Dropbox via votre téléphone, votre ordinateur ou votre tablette et mettre la main sur vos documents indispensables. Et même si vous êtes hors ligne, vous pouvez continuer à travailler dessus.

Le partage de documents n’a jamais été aussi simple

Prenons l’exemple des réseaux sociaux : lorsqu’on charge une image, elle est immédiatement accessible à tous — c’est l’exemple parfait de la numérisation réussie de documents. C’est fini le temps où il fallait payer pour obtenir une copie d’une photo, payer ensuite une copie supplémentaire à offrir à un ami. Avec des documents en format numérique, il est facile de les partager, de les modifier et d’y travailler ensemble. 

Préservez l’environnement et faites des économies

À l’ère de l’informatique, les imprimantes deviendront de plus en plus dépassées. Résultat : aucun papier ne sera gaspillé lors de l’impression de documents non prioritaires et qu’il n’y aura pas de feuilles rejetées en raison d’une mauvaise qualité d’impression. De plus, cela vous permettra d’économiser de l’argent à long terme, car le  le toner pour imprimante coûte presque autant que l’or par livre.

Plus de sécurité

Vous avez peut-être un classeur sophistiqué parfaitement classé par date et par heure. Mais, que se passerait-il si quelque chose lui arrivait ou si les documents qu’il contient étaient endommagés? Qu’il s’agisse d’un incendie de maison, d’un cambrioleur ou simplement d’une tasse de café renversée, vous ne devriez pas vous fier à une seule copie de vos documents importants. Vous devriez toujours avoir une sauvegarde numérique de tout, y compris des photos précédentes. La sauvegarde de votre ordinateur et de vos fichiers est facile avec Dropbox et lorsqu’il est si facile de numériser vos documents à l’aide de votre téléphone avec Dropbox, il n’y a aucune excuse. De plus, grâce aux fonctionnalités de cybersécurité offrant une protection par mot de passe (où vous pouvez définir une limite de temps pendant laquelle les gens peuvent y accéder), il n’existe pas de moyen plus sûr de conserver vos documents.

Organisation facilitée

Vous êtes peut-être la personne la plus organisée au monde, mais même votre meilleur système de classement ne sera probablement pas aussi efficace que le numérique. Grâce à la recherche rapide qui peut vous aider à trouver vos documents en fonction du nom de fichier, Dropbox va encore plus loin avec l’outil de reconnaissance optique de caractères (OCR). Cette technologie intelligente analyse les données numérisées de vos documents numérisés pour identifier les mots et les associer à votre terme de recherche. Alors, disons que vous avez besoin d’une facture d’électricité pour avril 2019, vous pouvez rechercher « avril 2019 » ou « 04/19 » et l’OCR trouvera tout document contenant ces informations. C’est beaucoup moins fastidieux que de rechercher manuellement dans des piles de factures.

Cette fonctionnalité est toujours disponible.

Vous avez besoin de collaborer avec votre équipe ou d’obtenir une signature sur un document? Pas de problème. Vous n’avez plus besoin de réunir l’équipe ou de planifier une rencontre pour signer quoi que ce soit. Vous pouvez utiliser des signatures électroniques et des documents partagés  pour effectuer un travail important, sans que la logistique ne freine vos opérations.

Plus qu’un simple document

La numérisation va bien au-delà de la simple conversion de factures, de reçus et de contrats au format PDF. Presque tout peut être transformé en version numérique et, par conséquent, devenir plus accessible. Qu’il s’agisse de photos, de croquis, d’idées issues de sessions de remue-méninges, de cartes de visite que vous risquez de perdre ou de coupures de magazines qui vous inspirent, tout peut être enregistré numériquement n’importe où, n’importe quand et en quelques gestes.

Les documents ne risquent plus de se détériorer

Les documents et photos anciens ont tendance à se détériorer, à jaunir, à se dégrader et parfois même à se perdre avec le temps. Les solutions de numérisation permettent de transférer ces anciens documents et images vers des espaces sécurisés dans le nuage où ils seront conservés.

Améliorez la satisfaction de la clientèle

Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, votre réputation et votre crédibilité dépendent de la qualité de votre offre. Votre offre ne se limite pas au produit ou au service que vous proposez, mais également aux règles qui régissent votre gestion et vos échanges. L’utilisation d’une facturation sur papier ou d’une correspondance par la poste, accompagnée de photocopies, ne reflétera pas une image dynamique de votre marque et pourrait vous porter préjudice. Cela est également source de désagrément pour votre client, qui doit conserver des rames de papier ou prendre le temps de vous renvoyer les documents. Pour fidéliser votre clientèle et donner une image proactive, moderne et efficace de votre entreprise, passez au numérique.

La numérisation, c’est l’avenir

Les nouvelles solutions numériques ont pour habitude d’écarter leurs prédécesseurs. Elles sont donc plus faciles à adopter si vous êtes déjà prêt. Pensez à la facilité avec laquelle vous avez pu passer de la lecture des CD à la diffusion de musique en direct. Au départ, il était encore possible d’utiliser les deux : les ordinateurs et les autoradios étaient équipés de lecteurs de CD et de prises auxiliaires, ce qui facilitait la transition. Il est de nos jours extrêmement rare de trouver un lecteur CD, alors qu’un lecteur MP3 est directement intégré à votre téléphone, à votre liseuse électronique ou à votre bracelet connecté.

Il en va de même pour la numérisation de vos documents. Si vous négligez de le faire maintenant, vous rencontrerez des difficultés plus tard, d’autant qu’il n’y aura peut-être pas de méthode facile ou accessible pour passer des documents papier à l’innovation numérique lorsque la prochaine technologie fera son entrée.

Passer au numérique

Il est probable que votre foyer et votre bureau soient déjà passés au numérique dans un certain nombre de domaines, de la diffusion télé en continu jusqu’au  travail en commun sur un seul document en ligne. Il peut être utile de prendre le temps de revenir sur ce que vous n’avez pas encore stocké en toute sécurité dans le nuage, car la conversion de documents analogiques est une chose que beaucoup d’entre nous ont probablement négligée.