Makna lintas fungsi
Setiap kantor memiliki departemennya masing-masing - dari keuangan hingga SDM, konten hingga pemasaran. Namun bagaimana jika berbagai keterampilan ini tercermin dalam setiap tim individu? Di situlah lintas fungsi berperan.
Lintas fungsi berarti sekelompok orang dengan berbagai keterampilan dan pengalaman yang semuanya bekerja untuk mencapai tujuan bersama. Jadi, alih-alih melimpahkan satu proyek dari satu tim ke tim lain hingga hari peluncuran, satu tim saja dapat menangani setiap aspeknya. Anggap saja setiap tim merupakan tenaga kerja mini yang mampu menyelesaikan setiap langkah proyek melalui kolaborasi, tanpa harus melibatkan departemen lain.
Mengapa menggunakan tim lintas fungsi?
Gagasan utama di balik tim lintas fungsi adalah peningkatan responsivitas, akuntabilitas, produktivitas, dan pengambilan keputusan. Dengan mendobrak hambatan yang menyebabkan hanya satu tim dapat mendekati satu proses apa pun dalam siklus hidup proyek, tim lintas fungsi menikmati kolaborasi yang lebih baik. Selain itu, anggota tim dapat berasal dari setiap level dalam bisnis, dan termasuk pekerja jarak jauh, yang menciptakan berbagai keahlian, wawasan, dan pengalaman. Tim yang sukses pada dasarnya akan mampu menghilangkan hambatan karena tidak ada waktu tunggu saat serah terima ke departemen lain.
Siapa yang dapat menggunakan tim lintas fungsi?
Siapa pun dapat menemukan cara untuk menyertakan tim lintas fungsi ke dalam bisnis mereka, tetapi ada beberapa prasyarat. Hierarki yang datar, kerja sama tim secara daring, dan keterbukaan terhadap ide-ide baru merupakan konsep perusahaan yang vital jika Anda ingin menerapkan pendekatan ini. Metode kerja ini sering digunakan di beberapa perusahaan kecil yang biasanya hanya memiliki sedikit karyawan dan mengharuskan mereka memiliki tingkat multifungsi tertentu. Tim lintas fungsi dianggap mampu memecahkan masalah dengan lebih baik, sehingga mereka juga mengambil risiko yang lebih kreatif.
Suatu tim hanya dapat merasa nyaman melakukan hal ini jika bisnis secara keseluruhan mengembangkan pendekatan semacam ini. Jadi, jika Anda tahu perusahaan Anda tidak mungkin memberikan platform kepada eksekutif junior yang bekerja jarak jauh, maka di samping perlu mencermati budaya perusahaan, Anda mungkin tidak akan banyak berhasil dalam membentuk tim lintas fungsi.
Jika Anda terjebak dalam pola pikir tradisional, Anda mungkin belum siap untuk mengambil manfaat dari cara kerja yang berpikiran maju ini. Bisnis seperti Netflix, Spotify, dan Google semuanya mulai mengadopsi metode kerja ini, tetapi ini bukan perubahan yang terjadi dalam semalam. Anda benar-benar memerlukan orang yang tepat dari rentang area fungsional yang tepat di belakangnya agar dapat berhasil.
Bagaimana bisnis dapat memanfaatkan tim lintas fungsi?
Ada beberapa gaya kerja yang dibangun berdasarkan gagasan tim lintas fungsi, seperti agile, lean, dan kanban. Cara terbaik untuk mengadopsi gaya kerja ini adalah dengan mempekerjakan anggota tim yang berpengalaman dalam gaya kerja tersebut, dan mereka kemudian dapat mendukung anggota tim melalui setiap masalah awal. Lintas fungsi mungkin menyimpang dari gagasan tradisional tentang memiliki seorang manajer proyek dan bawahan langsung, tetapi memiliki seorang pemimpin seringkali merupakan hal yang diperlukan. Seorang pemimpin tim lintas fungsi yang berpengalaman dapat membantu transisi ini berjalan lancar.
Anda menginginkan berbagai keterampilan dan pengalaman. Lintas fungsi bisa dibilang membutuhkan kepercayaan lebih dari apa pun. Anda ingin mampu bekerja sebagai tim, berpikir out-of-the-box ketika dibutuhkan, tidak takut untuk bekerja keras dan ingin mendapatkan dukungan ketika Anda melakukannya. Mempekerjakan individu dengan berbagai pandangan dan pengalaman profesional akan membantu Anda mengatasi masalah dan memecahkan masalah secara kreatif.
Apa faktor terpenting dalam sebuah tim lintas fungsi?
Ciri-ciri berikut ini penting bagi tim yang sukses:
Komunikasi
Tidak ada yang baru di sini. Semua tim yang sukses perlu tetap terhubung dan saling memberi informasi terkini. Kanban dan agile memberi hadiah berupa stand up harian (rapat tim stand-up singkat yang lebih langsung ke intinya daripada rapat tatap muka) untuk memastikan semua orang mendapatkan informasi terkini. Jadi, jangan hanya menghubungi saat terjadi kesalahan atau ada perubahan mendesak yang perlu dilakukan. Ingatlah untuk juga merayakan kemenangan sebagai satu tim dan terus berkomunikasi mengenai hal-hal positif serta isu-isu yang lebih mendesak. Saluran komunikasi yang terbuka dan jujurlah yang membantu menjauhkan politik kantor, menyalahkan orang lain, dan pola pikir sebagai korban.
Akuntabilitas
Semuanya untuk satu, satu untuk semua. Seperti yang kami katakan, komunikasi adalah kuncinya di sini, tetapi Anda juga ingin mendorong orang untuk mengakui kesalahan mereka. Pimpin dengan memberi contoh, tidak hanya dengan mengakui kesalahan, tetapi juga dengan cara Anda memperlakukan orang yang melakukan kesalahan serupa. Kegagalan merupakan bagian tak terelakkan dari kehidupan; tim yang baik dapat menjadikannya suatu kesempatan belajar yang penting, bukan kesempatan untuk melempar tanggung jawab.
Kemampuan beradaptasi
Banyak hal dapat berubah selama berlangsungnya satu proyek. Tim lintas fungsi Anda harus siap menangani hal ini. Itu berarti bereaksi terhadap perubahan ini harus cepat dan efisien. Tim Anda perlu merasa percaya diri dalam mengambil jalur baru ini menuju proyek yang sukses, dan sekali lagi, itu kembali pada kepercayaan pada mereka untuk mencoba sesuatu yang baru, bertanggung jawab atas tindakan mereka, dan tidak menyalahkan siapa pun jika proyek tersebut gagal.
Penyelarasan
Moto tidak resmi yang umum dari agile dan metode kerja sejenisnya adalah "selesaikan pekerjaan" dan ini adalah sentimen yang perlu dipahami oleh tim Anda. Anda semua harus sangat jelas mengenai perkembangan setiap proyek, dan Anda perlu berbagi kepemilikannya. Keputusan harus dibuat secara keseluruhan, permasalahan harus diangkat sebagai satu kesatuan. Keinginan untuk tidak hanya melakukan sesuatu, tetapi menyelesaikannya dengan baik, harus menjadi penuntun tim Anda.
Apakah tim lintas fungsi bekerja?
Ya, jika dibentuk dengan benar. Jika tidak, mungkin bisa menjadi calon masalah. Perlu dicatat bahwa banyak metode kerja yang mendorong lintas fungsi yang awalnya dikembangkan dengan mempertimbangkan proses kerja tertentu. Agile awalnya diadopsi oleh pengembang perangkat lunak, dan Lean dirancang untuk manufaktur. Jadi, Anda mungkin menemukan bahwa penerapan dan manfaat metode ini tidak cocok untuk bisnis seperti agen pemasaran, misalnya. Penggunaan metode ini secara tidak tepat dapat menyebabkan berbagai macam masalah. Menurut Harvard Business Review, 75% tim lintas fungsi tidak berfungsi dengan baik.
Kami telah membahas semua bonus dari pembentukan tim lintas fungsi yang diimpikan, tetapi berikut ini hal yang mungkin salah jika Anda hanya mengumpulkan semua karyawan dan meminta mereka untuk mulai bekerja secara agile.
Loyalitas departemen
Ya, Anda semua mungkin satu tim, tetapi mungkin juga ada kebutuhan diam-diam bagi karyawan untuk berpihak pada departemen mereka secara keseluruhan saat menghadapi kesulitan. Misalnya, apakah bagian pemasaran di tim Anda akan menolak pengembang karena bertentangan dengan KPI departemen, meskipun itu demi kebaikan klien atau proyek? Sekali lagi, inilah mengapa Anda membutuhkan seluruh perusahaan untuk mendukung gaya kerja ini, Anda tidak bisa hanya menghabiskan satu hari bekerja lintas fungsi dan sisa waktu dalam model kerja tradisional.
Membebani pemimpin secara berlebihan
Pemimpin dapat membantu menjaga tim tetap pada jalurnya. Namun, mereka secara tidak sengaja dapat mendorong nilai-nilai kerja tradisional untuk kembali merayap ke dalam apa yang dimaksudkan sebagai cara kerja yang berwawasan ke masa depan. Tim dapat dengan mudah mulai bergantung terlalu banyak pada mereka. Harus membuat keputusan penting? Tanyakan pada pemimpinnya. Punya masalah? Beritahu pemimpin untuk memperbaikinya. Melihat satu anggota tidak bertanggung jawab? Andalkan pemimpin untuk mengatasinya. Tim lintas fungsi akan berkembang pesat jika mereka bekerja dan menang sebagai satu kesatuan.
Kurangnya komunikasi
Terdapat pula risiko Anda menganggap remeh mentalitas “semua untuk satu” dan berasumsi bahwa tim dapat memahami satu sama lain tanpa komunikasi eksplisit. Sekalipun Anda sekarang memiliki peran lintas fungsi, bukan berarti Anda harus selalu hadir di segala hal. Pastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama terkait alat bantu seperti anotasi, folder bersama, papan Trello, dan rapat singkat rutin baik di kantor maupun secara virtual.
Kurangnya gairah
Ini tidak berarti bahwa setiap anggota tim harus mengutamakan pekerjaan di atas segalanya, tetapi mereka harus dapat menemukan motivasi dalam cara kerja ini. Itu berarti mereka perlu tahu bahwa ada nilai dalam pekerjaan mereka dan bahwa pekerjaan itu berdampak pada proyek secara keseluruhan. Anda melakukan ini dengan bekerja dan menang sebagai satu kesatuan. Siapa pun yang gagal melihat tujuan dalam pekerjaannya pasti akan kehilangan minat.
Bagaimana Dropbox dapat membantu
Kerja sama lintas fungsi perlu diselaraskan dengan sempurna, dan Dropbox adalah alat bantu yang sempurna untuk itu. Anda dapat berbagi folder dan memperbarui serta mengedit dokumen secara real time. Setiap anggota tim bisa mengetahui dengan persis posisi mereka.
Dropbox berarti tim tidak perlu berada di lokasi yang sama untuk memastikan bahwa kolaborasi tetap berjalan, dengan semuanya disimpan dengan aman secara online. Tim lintas fungsi bisa memiliki satu tempat kerja yang terpusat sehingga dapat bekerja bersama untuk satu tujuan inti.
