Kontrol Versioning Dokumen yang Efektif

Jadi, apa sebenarnya kontrol versi?

Tim dalam organisasi saat ini berkolaborasi lintas departemen, kantor, batas wilayah, dan zona waktu—semuanya sambil bekerja dari kumpulan dokumen yang sama. Meskipun pengaturan ini umum dilakukan, tim sering kali kesulitan mengelola berbagai versi berkas kerja mereka. Berapa banyak dokumen berlabel “FINAL” yang segera diikuti oleh “FINAL V2”? Jika tim Anda membuang-buang waktu mencari file terbaru atau melacak perubahan, ada baiknya untuk menyiapkan sistem kontrol versi.

Kontrol versi mengelola berbagai versi file dari waktu ke waktu. Sistem kontrol versi awalnya muncul dalam pengembangan perangkat lunak untuk mengelola perubahan kode. Sekarang, semuanya tidak serumit kedengarannya. Itu bisa saja berupa perangkat lunak yang melacak perubahan dan memungkinkan Anda mengakses semua versi sebelumnya suatu berkas kapan saja, yang sering Anda lihat pada alat pengolah kata. Sistem kontrol versi juga dapat berupa seperangkat aturan untuk bekerja dengan berkas—seperti menggunakan struktur folder tertentu untuk menyimpan versi yang berbeda.

Aplikasi praktis untuk penggunaan pengendalian versi jauh melampaui pembuatan kode atau pembaruan terkini untuk suatu perangkat lunak. Misalnya, kontrol versi dokumen dapat membantu penulis mengelola draf berbeda dari sebuah buku. Ini juga dapat membantu desainer grafis melacak versi akhir desain untuk klien.

Lima alasan kontrol versi penting bagi tim

Saat mengerjakan dokumen kolaboratif, memiliki beberapa bentuk kontrol versi sangat penting untuk penyelarasan. Untuk menandatangani dokumen yang sudah lengkap, sangat penting bagi Anda untuk mengetahui berkas mana yang merupakan versi finalnya, tetapi lebih dari itu. 

Menggunakan perangkat lunak yang tepat dan versi yang tepat dapat melindungi dari hilangnya waktu dan mempercepat proses dalam organisasi dengan segala ukuran. Inilah alasannya mengapa hal ini penting:

1. Anda menyimpan setiap versi file yang berbeda

Manfaat utama kontrol versi adalah kemampuan untuk menyimpan setiap versi dokumen atau file di sepanjang alur kerja proyek—dari awal hingga akhir. Anda dapat memeriksa perbedaan di antara versi yang ada dan memastikan bahwa semua perubahan telah disetujui. Sistem kontrol versi yang dikelola dengan baik akan memungkinkan Anda untuk merasa yakin bahwa semua yang masuk ke versi final memang bersifat final, bukan ditambahkan setelah jam kerja tanpa sepengetahuan para kolaborator.

Setelah proyek selesai, riwayat versi juga penting ketika meninjau hasil kerja tim. Dalam hal ini, kontrol versi dokumen dapat berfungsi sebagai jejak audit dari hasil kerja tim dalam sebuah proyek yang memberikan detail riwayat revisi di setiap tahap. Dengan informasi tersebut, Anda dapat mendiagnosis masalah dalam proses yang ada dengan lebih baik, khususnya sehubungan dengan melakukan efisiensi pekerjaan di waktu mendatang.

2. Mudah untuk menemukan penanganan dan pengeditan file yang aman

Seseorang yang menimpa file tanpa izin atau tidak sengaja menghapus file dapat menunda pekerjaan dalam sebuah tim. Jika hal tersebut terjadi, tidak ada yang dapat Anda lakukan selain menelusuri email dan berharap untuk menemukan salinan file aslinya. Sistem kontrol versi menyimpan versi file di setiap tahap, sehingga Anda selalu memiliki cadangan setiap versi. Dengan pemulihan file Dropbox, jika seorang anggota tim melakukan perubahan atau menghapus file, versi sebelumnya akan selalu tersedia.

3. Anda dapat memantau perubahan dari anggota tim

Jika Anda memiliki tim besar yang bekerja bersama-sama, penting untuk mengetahui orang yang melakukan perubahan dan waktu perubahan dilakukan. Dokumen bersama biasanya mencakup detail mengenai orang yang baru saja mengeditnya, tetapi mungkin tidak menyertakan anggota tim lain di file tersebut. Dalam kasus ini, Anda akan membuang waktu mengirimkan email ke semua orang untuk bertanya siapa yang meninjau file tersebut dan pengeditan apa yang dilakukan.

Mencatat perubahan file dan versi yang berbeda dari suatu dokumen untuk seorang anggota tim adalah alasan Anda memerlukan perangkat lunak kontrol versi. Dengan menggunakan kontrol versi di Dropbox, semua perubahan file akan terlihat dan terhubung secara langsung dengan email dan akun anggota tim. Anda akan menerima notifikasi setiap kali seseorang mengedit file dengan menampilkan detail perubahannya, atau jika mereka memindahkan atau menghapus file dalam folder bersama.

Kontrol versi tingkat ini menghasilkan sebuah proses yang lebih transparan dalam mengelola file serta akuntabilitas atas file tersebut. Anda dapat melihat kapan anggota tim Anda mulai mengerjakan sebuah file atau jika ada yang diubah secara keliru atau tidak sengaja. Anda dapat segera memeriksa perubahan file dengan orang yang relevan tanpa perlu menulis email canggung yang memberi tahu seluruh tim secara tidak perlu melalui aplikasi perpesanan atau alat lain.

4. Memungkinkan Anda menciptakan satu sumber kebenaran di seluruh organisasi Anda

Ketika Anda bekerja dengan sebuah tim yang beroperasi di berbagai tempat atau di tempat yang diatur, penyelarasan adalah hal yang sangat penting. Jika informasi tidak terpusat dan mudah diakses, tim akan cepat menjadi kacau dan silo akan timbul. Ketika dipadukan dengan arsitektur informasi yang tepat, kontrol versi dapat membantu Anda membuat dan menyimpan sumber informasi bersama di semua bidang dalam organisasi Anda.

Daripada terus mengirim pembaruan panduan, kontrol versi memudahkan Anda menyimpan satu dokumen terpusat yang dicadangkan secara inkremental yang dapat menjadi referensi untuk semua orang dalam organisasi Anda. Misalnya, dengan Dropbox, Anda dapat menyimpan panduan SDM dalam satu folder bersama dengan izin akses khusus untuk berbagai anggota tim. Saat memperbarui file tersebut, anggota tim akan menemukan informasi terbaru dalam sumber yang sama. Editor akan memiliki catatan dari semua informasi yang terpenggal. Ini adalah cara yang sederhana untuk memastikan bahwa semuanya tersimpan dengan aman, dicadangkan, dan mudah diakses oleh siapa pun yang membutuhkannya.

5. Anda dapat menggunakannya untuk mengotomatiskan dan mempercepat proses bisnis

Tujuan akhir sebuah pengoptimalan proses adalah untuk membuat sesuatu lebih mudah dan lebih hemat waktu bagi para manajer dan anggota tim. Sejak awal, kontrol versi dokumen dapat membantu tim Anda bekerja lebih cepat. Kontrol ini membantu semua orang mengikuti perkembangan dan menyelaraskan diri pada dokumen sekaligus menyediakan perlindungan dari kesalahan dalam penanganan file.

Dengan manfaat tambahan berupa pengawasan, transparansi, dan keamanan, sistem kontrol versi dapat melakukan lebih dari sekadar memastikan bahwa Anda memiliki versi terbaru dari sebuah file. Kontrol ini dapat memberikan wawasan mengenai proses tim, membantu Anda untuk lebih menyempurnakannya, lalu menyelaraskannya dengan lebih baik ke seluruh organisasi Anda.

Cara membuat sistem manajemen dokumen dengan kontrol versi

Ada beberapa pendekatan yang dapat Anda ambil untuk pengendalian versi, bergantung pada kebutuhan tim dan ukuran organisasi Anda. Kebanyakan orang akan memberikan nomor versi pada berkas yang mereka kirim atau memberi label dokumen dengan inisial atau “telah ditinjau.” Setiap orang memberi label pada sesuatu secara berbeda, sehingga pendekatan ini dapat dengan cepat menjadi membingungkan, terutama dengan banyak kolaborator. Ketika sampai pada titik ini, pendekatan yang pasti dibutuhkan untuk mengelola berkas tim.

1. Gunakan konvensi penamaan

Hal ini mungkin tampak jelas, tetapi memiliki konvensi penamaan yang ketat untuk diikuti oleh tim Anda adalah hal yang sangat penting untuk kontrol versi. Bagi pemula, konvensi penamaan harus konsisten dan jelas bagi siapa pun yang mengakses file Anda. Konvensi ini juga harus didasarkan pada cara tim berinteraksi dengan file tersebut. Misalnya, jika tanggal dokumen adalah faktor terpenting bagi tim Anda dalam mengelolanya, nama file harus dimulai dengan tanggal. Bagian pertama dari nama harus mencerminkan cara yang paling umum bagi tim Anda dalam mencari dokumen. Kemudian, nama file harus mencakup informasi terpenting untuk menentukan konten dengan cepat. Jika Anda hanya akan menggunakan konvensi penamaan sebagai sistem kontrol versi, sistem penomoran untuk versi yang berbeda dan yang baru juga harus disertakan.

2. Memanfaatkan arsitektur informasi

Setelah menetapkan metode pelabelan dokumen yang sesuai untuk tim, Anda memerlukan sistem yang mudah diakses untuk menyimpannya dengan aman. Itulah gunanya arsitektur informasi, yang secara sederhana merupakan tata letak folder dan file yang Anda gunakan untuk menyimpan informasi. Secara alami, konvensi penamaan juga berperan penting dalam hal ini—tak ada gunanya menggunakan nama file yang diatur dengan ketat jika file tersebut disimpan di sebuah folder bernama "Pekerjaan". Namun demikian, arsitektur informasi juga berkaitan dengan siapa yang memiliki akses ke file tersebut, karena tidak semua file harus tersedia untuk setiap anggota organisasi Anda.

Biasanya, cara terbaik untuk menangani hal ini adalah menggunakan solusi penyimpanan file bersama. Folder tim di Dropbox memungkinkan Anda membuat arsitektur informasi yang aman. Dengan menetapkan tim spesifik dalam Dropbox, Anda dapat membuat repositori untuk pekerjaan mereka dengan izin akses khusus untuk orang di dalam dan di luar tim.

3. Cobalah perangkat lunak kontrol versi

Konvensi penamaan dan arsitektur informasi adalah landasan sistem manajemen dokumen yang sukses. Namun, keduanya juga dapat menghabiskan waktu ketika digunakan sebagai metode utama kontrol versi. Perangkat lunak kontrol versi mengotomatiskan berbagai proses terkait kontrol versi dan memberikan manfaat tambahan yang tidak terdapat pada konvensi penamaan.

Dropbox otomatis menyinkronkan dan menyimpan setiap versi sebelumnya dari sebuah file. Kemudian, semua file dapat diakses atau dikembalikan hingga 180 hari. Sinkronisasi juga berfungsi sebagai cadangan untuk file versi terkini. Para anggota tim dapat bekerja bersamaan pada file yang berbeda dengan Dropbox sebelum memperbarui ke versi terkini, sehingga penggabungan perubahan dan penyelesaian konflik file mudah untuk dilakukan.

Singkatnya: Perangkat lunak kontrol versi menyederhanakan seluruh proses pemberian versi pada file dan memberikan manfaat tambahan bagi tim yang bekerja dengan file tersebut.

Dengan melacak perubahan yang mengurangi kesalahan dan memastikan semua orang bekerja pada dokumen terbaru, kontrol versi membantu tim tetap efisien dan terorganisir. Baik Anda mengelola dokumen bisnis atau berkolaborasi dalam proyek, mencoba kontrol versi dapat menghemat waktu, mencegah kesalahan, dan mengoptimalkan alur kerja Anda.