Apa yang membuat rapat menjadi efektif?
Anda tentu pernah mengalaminya: rapat yang buruk. Contohnya adalah rapat bisnis tanpa ada pemecahan masalah, segala sesuatu dialihkan untuk rapat berikutnya, dan semua orang pulang dengan merasa bahwa rapat itu benar-benar membuang waktu. Sekelompok orang berkumpul di sebuah ruangan untuk membahas dengan serampangan perkara apa pun yang terlintas dalam pikiran adalah definisi standar sebuah rapat yang buruk. Jika Anda ingin mengadakan sebuah rapat yang sukses, Anda membutuhkan wawasan yang aktual, dan jika rapat adalah bagian inti dari peran Anda, maka diperlukan seluruh tim untuk memastikan bahwa Anda melaksanakannya dengan baik.
Saat ini, rapat dewan sering kali dilaksanakan setiap triwulan, bukan mingguan. Sebagian besar bisnis juga mengandalkan "diskusi" mendadak. Meski demikian, rapat yang tidak efektif bukan hanya membuang-buang waktu. Biayanya juga mahal. Faktanya, komunikasi yang buruk dapat mengakibatkan kerugian hingga $10.000 per karyawan. Oleh karena itu, melaksanakan rapat yang efektif bukan hanya penting untuk kesehatan mental, tetapi juga penting untuk keberlangsungan finansial sebuah bisnis, baik besar maupun kecil.
Manajemen rapat yang cerdas mulai jauh sebelum rapat yang sesungguhnya dimulai dan berlanjut lama setelah rapat berakhir. Berikut ini adalah beberapa hal utama yang perlu dipertimbangkan ketika merencanakan rapat yang sukses bersama karyawan, klien, atau seluruh tim bisnis Anda.
Tentukan tujuan rapat
Rapat yang tidak berjalan efektif membuat semua pesertanya memikirkan hal yang sama, yaitu "daripada menghabiskan waktu di rapat, saya bisa mengerjakan hal-hal yang dibicarakan dalam rapat ini". Pastikan Anda telah menetapkan tujuan rapat dengan jelas sebelum menuliskannya di kalender. Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menyusun agenda rapat yang dipertimbangkan dengan matang.
Putuskan waktu mulai rapat
Jangan tiba-tiba mengumumkan waktu rapat pada hari yang sama, atau bahkan sehari sebelumnya. Semakin awal pemberitahuan yang Anda berikan kepada peserta, semakin baik peluang Anda untuk menyelenggarakan rapat dengan sukses. Jangan perlakukan rapat seperti ajang perebutan kekuasaan, gunakan wewenang untuk mengalihkan tim Anda dari pekerjaan yang lebih penting. Fitur manajemen tugas di Dropbox Paper memberikan tampilan yang jelas mengenai beban kerja setiap orang, sehingga Anda dapat melihat apakah tanggal pilihan Anda merupakan waktu rapat yang baik atau apakah tim cenderung memiliki lebih banyak tindakan yang mendesak.
Di saat yang sama, alat manajemen waktu seperti ini juga dapat membantu Anda memahami proyek yang mengalami hambatan dan membantu Anda mempertimbangkan untuk mengadakan rapat demi mengatasi setiap kesulitan. Jika tim Anda tersebar di berbagai penjuru negeri, atau bahkan di seluruh dunia, maka Anda juga perlu mencari waktu rapat yang sesuai untuk semua orang di setiap zona waktu. Kalau Anda tidak dapat menemukan waktu yang cocok untuk semua orang, pastikan apakah rapat memang harus diadakan atau coba ubah format rapat menjadi rapat asinkron .
Undang peserta rapat yang relevan
Pastikan Anda mengundang orang yang tepat. Jangan mengundang seluruh tim jika Anda tahu bahwa beberapa anggota tim memiliki prioritas yang lebih mendesak atau mungkin tidak akan banyak terlibat dalam proyek. Di saat yang sama, jangan mengesampingkan anggota tim junior atau karyawan magang yang mungkin dapat memberikan perspektif baru. Dengan integrasi aplikasi Zoom dan Slack di Dropbox untuk tim, Anda bisa menyertakan anggota tim jarak jauh ke dalam rapat. Pertimbangkan praktik terbaik rapat jarak jauh agar semua rekan kerja terlibat secara aktif. Anda dapat menggelar rapat, menulis notula, dan mengirimkan tindak lanjut ke setiap anggota tim di dalam maupun di luar kantor tanpa berpindah platform. Peserta rapat hendaknya hadir untuk berpartisipasi, jadi pastikan untuk mengundang orang-orang yang memang penting dan harus memahami materi yang dibahas di rapat. Bagaimanapun juga, rapat yang sukses adalah kunci untuk kolaborasi tim yang lebih efektif.
Bagikan informasi, jangan hanya meminta masukan
Jika Anda perlu melakukan curah pendapat untuk ide-ide baru dari sebuah proyek, jangan hanya mengundang anggota tim ke ruang rapat dan berharap mereka langsung memberi ide. Saat merencanakan rapat, terutama untuk curah pendapat, kumpulkan inspirasi dan tuliskan ide Anda sendiri lebih dahulu. Selanjutnya, berikan gambaran awal kepada para peserta rapat agar mereka dapat mengikuti rapat dengan penuh persiapan. Jika ingin merencanakan tugas atau target, mintalah anggota untuk mempertimbangkan tujuan SMART terlebih dulu untuk menyelaraskan tujuan. Anda ingin anggota tim dapat memberikan nilai tambah, jadi pastikan untuk membuat dokumen yang berguna di Paper agar peserta rapat dapat membacanya sebelum rapat atau bahkan menambahkan ide mereka sendiri.
Dukung pengambilan keputusan
Rapat yang efektif harus berwujud seperti tugas lainnya: dimulai dari suatu tujuan dan berakhir dengan keputusan, atau setidaknya langkah-langkah yang disetujui bersama untuk mencapai sesuatu. Jika rapat tersebut bertujuan untuk mengatasi suatu masalah, berikan kesempatan kepada setiap orang untuk menyampaikan pendapat mengenai cara pendekatan terhadap masalah tersebut. Kemudian arahkan rapat untuk mengatasi masalah tersebut sebagai sebuah tim. Jangan biarkan setiap rapat berakhir tanpa semua orang memahami rencana aksinya, dengan tanggal jatuh tempo yang ditetapkan untuk orang tertentu dan kapan suatu tugas tertentu perlu diselesaikan.
Cara mengadakan rapat
Rapat yang efektif tidak selalu harus dilakukan di ruang rapat kantor. Jika beberapa anggota tim bekerja dari jarak jauh, rapat tatap muka tidak selalu dapat dilakukan. Rapat yang baik tidak boleh bergantung pada tempat pelaksanaannya. Zoom atau Google Hangouts juga dapat menjadi sarana penyelenggaraan rapat yang tepat.
Tidak perlu lagi menyusun notula rapat jika semua orang dalam rapat tersebut dapat menuliskan catatan ke dalam sebuah dokumen kolaboratif, secara langsung. Meskipun rasanya seperti "terlalu banyak campur tangan", hal ini juga mendorong setiap orang untuk benar-benar terlibat dalam rapat secara real time. Hal ini juga berarti bahwa jika terdapat anggota tim jarak jauh yang tidak mengikuti rapat karena zona waktu atau koneksi internet yang buruk, mereka tidak perlu menunggu hingga selesai untuk melihat apa yang mereka lewatkan: mereka dapat memeriksanya saat itu juga di dokumen yang disusun secara langsung. Dan untuk seseorang yang introver, catatan rapat yang dibuat dengan cara ini mungkin juga terbukti lebih efektif. Anda dapat mengedit dan mencatat bagian-bagian penting dari perspektif setiap orang, dan kemudian menyertakannya dalam email tindak lanjut.
Email tindak lanjut harus selalu dikirimkan, karena bahkan dalam skenario terbaik sekalipun Anda kemungkinan tidak mengingat semua hal yang disampaikan dalam rapat, meskipun Anda membuat catatannya. Email tindak lanjut yang disusun oleh penyelenggara rapat akan membantu peserta rapat mengetahui dan memprioritaskan poin-poin utama dalam diskusi. Rapat yang benar-benar sukses adalah rapat di mana setiap orang dapat mengingat dengan jelas apa saja yang dibahas. Jika pekerjaan Anda adalah berurusan dengan rapat dan catatan, maka buatlah dalam format yang ramping menggunakan templat notula rapat.
Jenis-jenis rapat
Tidak semua rapat harus dilakukan dengan terlalu serius. Agenda rapat Anda mungkin berisi materi yang dapat diselesaikan dengan mudah bersama manajer keuangan dan papan tulis, atau dengan menggunakan aplikasi pemindai dokumen yang ringkas untuk mendokumentasi banyak faktur. Rapat dapat dilakukan sesederhana berkomunikasi dengan pekerja lepas via Slack untuk memberi tahu mereka bahwa Anda selalu ada di sini jika mereka butuh bantuan. Atau mungkin seperti berbincang dengan rekan kerja setelah makan siang. Pada akhirnya, rapat hanyalah cara agar komunikasi terus berjalan. Jangan mengabaikan masalah hanya karena masalah itu tidak dibahas dalam rapat resmi, dan tetap tindak lanjuti sebuah proyek walaupun jumlah peserta rapat tidak lebih dari dua orang. Ingat: setiap rapat itu penting, sekecil apa pun kelihatannya.
Berikan daya tarik untuk rapat Anda
Jika rapat Anda membicarakan sesuatu seperti pembaruan kantor atau memperkenalkan anggota tim yang baru, hal ini dapat dianggap kurang penting oleh sebagian orang. Namun, ketika rapat mengenai pengembangan tim, rapat seperti ini sangat penting bagi budaya perusahaan Anda secara keseluruhan. Berikan alasan kepada anggota tim untuk menghadiri rapat dengan daya tarik seperti makanan yang lezat, yang dapat mengubah rapat yang produktif menjadi makan siang bersama tim. Atau Anda dapat menyiratkan bahwa Anda akan mengungkapkan sesuatu yang menarik, meskipun hanya mengungkapkan lokasi pesta perayaan Natal.
Semua orang bisa menjadi penyelenggara rapat
Ada sebuah anggapan bahwa manajemen rapat hanya dapat dilakukan oleh karyawan "senior" dengan kewenangan untuk mengundang tim menghadiri rapat. Namun, komunikasi itu berjalan dua arah. Jika Anda merasa bahwa rapat akan berhasil, maka selenggarakanlah. Yang penting, ketahuilah bahwa Anda perlu memastikan apakah rapat akan efektif dan bukan hanya membuang waktu.
Rapat adalah tempat bagi semua orang untuk berbagi ide sekaligus menyampaikan masalah dan menyelesaikannya. Katakanlah ada masalah yang bahkan alat manajemen tugas terbaik pun tidak dapat menjelaskannya. Itulah saat yang tepat bagi Anda untuk menyampaikan masalah tersebut secara pribadi kepada tim Anda. Rapat dimaksudkan untuk memberikan suara kepada setiap orang, apa pun peran atau lokasi mereka. Dan dengan alat digital efektif yang Anda miliki, setiap rapat dapat berjalan lebih lancar.
