6 aplikasi produktivitas terbaik untuk meningkatkan manajemen tugas dan waktu

Saat ini perhatian kita untuk berkonsentrasi menjadi gampang sekali terganggu daripada sebelumnya, kita perlu alat bantu yang memfasilitasi produktivitas baik untuk keperluan pribadi maupun profesional. Hanya saja, dengan begitu banyak aplikasi yang mengklaim dapat melakukan hal itu, memilih aplikasi yang tepat justru menjadi suatu gangguan tersendiri.

Untuk membantu Anda memahami semuanya, kami telah menyusun rangkuman alat produktivitas favorit industri untuk membuka potensi Anda setiap hari.

Terlebih lagi, jika memungkinkan, kami akan menunjukkan bagaimana aplikasi produktivitas yang mengubah permainan ini dapat dipasangkan dengan Dropbox untuk pengalaman yang lebih baik.

Aplikasi untuk produktivitas bagi pengelolaan waktu dan tugas

Entah untuk membantu mengelola alur kerja, waktu, atau fokus, aplikasi di bawah merupakan alat bantu yang efektif untuk mendongkrak produktivitas baik bagi profesional maupun pribadi.

Dan karena jarang ada aplikasi produktivitas yang cocok untuk semua, kami telah memberikan contoh untuk berbagai skenario—mulai dari mengotomatisasi tugas berulang hingga mempercepat tanda tangan elektronik.

Banyak dari aplikasi ini menawarkan versi gratis bersama alternatif berbayar dengan fitur tambahan, sehingga layak dicatat bahwa sebagian dari fitur yang dijelaskan harus dibayar untuk digunakan.  

1. Zapier

Platform: Aplikasi web, ekstensi browser

Berguna untuk: Otomatisasi lintas platform

Meski daftar ini mencakup aplikasi produktivitas gratis untuk iPhone, Android, dan desktop, Zapier hanya hadir sebagai aplikasi web dan ekstensi Chrome.

Zapier bukanlah aplikasi yang sesungguhnya. Ia adalah platform automasi yang memindahkan informasi di antara aplikasi yang Anda gunakan sehari-hari, sehingga Anda dapat menghemat waktu, mengurangi tugas-tugas yang membosankan, dan fokus pada pekerjaan Anda yang paling penting. Alur kerja Zapier yang otomatis disebut **Zaps**, dan Anda dapat membuat Zap dari nol atau memilih dari perpustakaan templat yang telah dibuat sebelumnya—tidak memerlukan kode apa pun.
 

Berikan Dropbox kekuatan super dengan otomatisasi Zapier

Zapier bukan sekadar alat hebat untuk otomatisasi secara umum, jika dipasangkan dengan Dropbox, ia dapat digunakan untuk menghubungkan penyimpanan cloud ke ribuan aplikasi populer dan meningkatkan produktivitas. Berikut beberapa ide untuk memulainya:

• Menyimpan lampiran email ke Dropbox
• Secara instan mengunggah video yang disimpan di Dropbox ke YouTube
• Menambahkan baris baru ke Google Sheet untuk setiap Dropbox baru yang diunggah
• Mencadangkan email yang masuk sebagai file di Dropbox  

2. Trello 

Platform: iOS, Android, aplikasi web

Berguna untuk: Manajemen tugas

Trello membuat manajemen pekerjaan menjadi simpel, mudah dicerna, dan menarik dengan memungkinkan Anda mengorganisir serta memprioritaskan proyek-proyek dengan cara yang menyenangkan, fleksibel, dan berguna. Papan, daftar, dan kartu yang intuitif dari Trello memudahkan pengorganisasian ide-ide dan melacak kemajuan.

Misalnya, katakan tim Pemasaran Anda sedang mengelola kalender editorial di Trello. Mereka dapat membuat daftar untuk setiap langkah di dalam proses, seperti "Ide", "Mengedit" dan "Diterbitkan", dan kemudian menambahkan kartu untuk setiap artikel. Kartu-kartu dapat ditugaskan ke anggota tim, termasuk tanggal untuk setiap langkah proses yang telah jatuh tempo, dan semua lampiran untuk file Dropbox dan file Dropbox Paper. Ini akan membuat semuanya tertata di satu tempat terpusat, sehingga Anda tidak perlu mencari-cari melalui rangkaian ribuan email untuk menyelesaikan pekerjaan.

Tentu, itu baru permulaan saja. Fleksibilitas Trello berarti bahwa aplikasi ini dapat diadaptasikan untuk tim mana saja. Plus dengan lebih dari 150 integrasi ke aplikasi dan layanan favorit Anda dengan automasi Power-Ups dan terintegrasi, membuat Trello menjadi pusat produktivitas untuk tim di mana saja.

Dapatkan lebih banyak dari Trello dengan Dropbox

Bukankah hebat jika Anda dapat melihat pembaruan Trello yang relevan saat memeriksa file di penyimpanan cloud? Integrasikan akun Dropbox Anda dengan Trello untuk:

• Lampirkan file dan folder ke kartu Trello langsung dari Dropbox
• Pratinjau file Dropbox yang terlampir tanpa meninggalkan Trello
• Miliki aktivitas Trello untuk setiap file Dropbox yang terlampir agar tercermin langsung di Dropbox
   

3. Kendur

Platform: macOS, Windows, Linux, iOS, Android, aplikasi web, ekstensi browser

Berguna untuk: Komunikasi dan kolaborasi tim

Slack telah lama menjadi andalan dalam urusan produktivitas, digunakan oleh banyak perusahaan besar sebagai solusi satu semua dalam satu penting untuk memfasilitasi kolaborasi tim yang efisien dan produktif.

Buat saluran bagi tim dan proyek serta nikmati alat bantu yang dibuat khusus untuk memicu kolaborasi. Saluran tidak hanya menyederhanakan komunikasi secara internal, namun juga memungkinkan Anda berkolaborasi dengan mitra di luar perusahaan, termasuk klien, mitra, atau penyedia layanan.

Memungkinkan komunikasi yang lancar untuk tim di luar kantor, di Slack Anda dapat membuat panggilan suara dan video, membuat saluran untuk proyek, berbagi layar, dan mengirim file dengan mudah—semuanya dapat terjadi di satu aplikasi yang lengkap.
 

4. Asana

Platform: Ekstensi browser, iOS, Android

Berguna untuk: Manajemen proyek yang komprehensif

Asana memfasilitasi produktivitas dengan berbagai jenis alat bantu manajemen pekerjaan, membantu Anda melihat proyek dari awal sampai selesai dengan fitur-fitur yang mendukung pelacakan, komunikasi, manajemen tim, dan lainnya.

Di Asana, Anda dapat membuat berbagai grup untuk setiap tim atau departemen di bisnis Anda. Selanjutnya, membuat proyek, dan di dalam proyek itu Anda dapat menambahkan tugas dan subtugas pada tugas-tugas dengan informasi atau petunjuk tambahan, serta jangka waktu atau tenggat untuk masing-masing tugas. Anda dapat menunjuk tugas dan proyek ke tim atau individu tertentu, mengomentari tugas dengan informasi tambahan, dan menambahkan rekan setim sebagai pengikut sehingga mereka diberi tahu tentang setiap pembaruan.

Tetap pada jalur sama pentingnya dengan menjadi produktif. Untungnya, Asana menyediakan pengaturan tambahan yang memudahkan hal ini:

• Tonggak-tonggak—sehingga tujuan proyek selalu jelas
• Ketergantungan—sehingga setiap orang mengetahui tugas mana yang harus diselesaikan agar orang lain dapat memulai
• Garis waktu—sehingga gambaran lengkap suatu proyek mudah diakses dan dianalisis

Itulah rangkuman mendasar dari apa yang ditawarkan oleh Asana, namun da banyak lagi fitur rumit dan intuitif di dalam aplikasi ini yang membuat manajemen proyek menjadi mudah. Mulai dari pelacakan waktu, pemeriksaan, hingga pembuatan catatan, Asana mencakup semuanya.
 

Satukan berkas proyek dan manajemen proyek Asana di bawah satu atap—dengan Dropbox

Semakin sedikit waktu yang Anda habiskan untuk mencari berkas, semakin banyak waktu yang dapat Anda habiskan untuk memajukan proyek Anda. Ketika Anda menghubungkan Asana dengan Dropbox, Anda dapat melampirkan dan membagikan file Dropbox secara langsung melalui Asana, sehingga membuatnya jadi jauh lebih efisien.
 

5. Tanda Dropbox 

Platform: Aplikasi web, API, iOS, Android

Berguna untuk: Efisiensi alur kerja eSignature dan kontrak

Lewat sudah masa-masa saat dokumen harus dicetak, ditandatangani, dipindai, dan dikirim ke penanda tangan berikutnya. Dropbox Sign memungkinkan Anda menandatangani dokumen secara digital, menghemat banyak waktu dan menyederhanakan prosesnya. Ini sangat berguna dalam lingkungan kerja digital modern, di mana tidak mungkin setiap orang yang menandatangani berada dalam satu ruang kerja.

Anda dapat menggunakan HelloSign untuk dokumen apa saja, entah itu Perjanjian Kerahasiaan, perjanjian sewa menyewa, kontrak hubungan kerja. Dengan 17 tipe file yang diterima, Anda dapat mengirim hampir semua yang memerlukan tanda tangan melalui HelloSign. Tanda tangan elektronik di HelloSign mengikat secara hukum dan sangat dienkripsi, sehingga Anda bisa merasa yakin bahwa semuanya sah dan data pribadi Anda aman.

Anda dapat mengirimkan permintaan massal, baik dalam urutan tertentu sehingga setiap penanda tangan diberi tahu secara berurutan setelah penanda tangan sebelumnya menandatangani atau sekaligus. Penerima cukup perlu masuk, membaca dokumen, menandatangani tanda tangan elektronik mereka, dan dokumen akan otomatis dikembalikan kepada Anda dalam keadaan telah ditandatangani, disegel, dan dikirimkan secara langsung.

Proses lebih disederhanakan lebih lanjut dengan menciptakan atau menggunakan templat yang telah ada saat ini dan logo serta branding dapat ditambahkan hanya dengan mengeklik tombol.

Alat bantu manajemen tim memungkinkan Anda memberikan akses ke berbagai kelompok atau individu, mengatur agar penandatanganan sebagai opsional, wajib, dan sebagai tembusan saja, mengatur pengingat untuk memastikan bahwa semuanya telah ditandatangani tepat waktu, dan banyak lagi.

6. IFTTT

Platform: Hanyaperangkat Android dan iOS

Berguna untuk: Otomatisasi dengan perangkat pintar

IFTTT adalah aplikasi produktivitas yang intuitif. Aplikasi ini akan benar-benar produktif membantu Anda.

IFTTT menetapkan fungsi otomatis yang bersyarat berdasarkan model "If This Then That" (Jika Ini Maka Itu). Dengan “Applets” yang telah dibuat oleh IFTTT sebelumnya, jika satu hal terjadi di satu tempat, maka tindakan spesifik akan di bawa ke tindakan lainnya, serupa dengan Zapier, namun lebih simpel.

Misalnya, Anda dapat menambahkan lagu dari YouTube secara otomatis ke daftar putar Spotify kapan saja Anda "menyukai" video. Integrasikan IFTTT dengan teknologi rumah pintar sehingga Anda dapat, misalnya, menyalakan pemanas setiap kali Anda mendekati jalan. Setiap kali Anda ditandai dalam foto Facebook, IFTTT dapat menyimpannya ke Dropbox.

Tingkat automasi ini tidak diragukan lagi meningkatkan produktivitas, menangani berbagai tugas yang tidak mesti Anda lakukan dengan mengorbankan waktu dan sumber daya yang penting.

IFTTT berfungsi dengan banyak perangkat rumah pintar dan aplikasi seluler yang tidak dapat dilakukan Zapier, begitu pula sebaliknya. Aplikasi ini juga memiliki fungsionalitas yang lebih baik pada telepon pintar, sementara Zapier bekerja terutama pada komputer desktop, jadi keduanya bermanfaat dengan caranya sendiri.

Cara meningkatkan manajemen waktu dan produktivitas dengan Dropbox

Dropbox juga merupakan peningkat produktivitas, dengan alat bantu yang memfasilitasi manajemen proyek, dan kolaborasi jarak jauh. Dengan Dropbox, Anda dapat menyelesaikan proyek apa pun mulai dari tahapan strategi awal hingga menghasilkan masukan, dan lainnya—semuanya di satu tempat.

Gunakan aplikasi gratis di perangkat apa pun—Apple, Microsoft, atau lainnya—untuk mengakses, mengedit, dan mengelola pekerjaan Anda dari mana saja sambil menjaga keamanan data Anda. Buat rencana proyek, buat daftar tugas, buat catatan, berikan umpan balik secara langsung, dan terus berikan informasi terkini kepada pemangku kepentingan dengan berbagai alat komunikasi dan kolaborasi di Dropbox.

Semua aplikasi produktivitas yang disebut di atas dapat diintegrasikan dengan mudah dengan akun Dropbox, yang berarti Anda dapat benar-benar menyederhanakan alur kerja, meningkatkan visibilitas dan efisiensi, serta pada gilirannya meningkatkan produktivitas di tempat kerja.