Apa itu pengeditan secara real-time?
Pengeditan real-time berarti bahwa banyak anggota tim dapat bekerja—dan mengedit—pada satu file secara serentak. Setiap perubahan pada file itu diperbarui untuk setiap pengguna, hampir seketika itu juga. Kolaborasi real-time mengandalkan aplikasi online berbasis awan yang memungkinkan pengguna berapa pun jumlahnya untuk mengakses dan mengedit file secara sinkron. Baik dari komputer, tablet, atau perangkat mobile. Dan dengan alat yang tepat, ini juga bisa dilakukan dari mana saja.
Di masa lalu, pengeditan dan kolaborasi real-time hanya mungkin dilakukan dengan konten berbasis teks. Misalnya, Anda dapat mengedit dokumen yang disimpan secara online di penyimpanan awan atau bekerja di alat pengeditan dokumen kolaboratif seperti Dropbox Paper. Namun, kini pengeditan video dan audio secara real-time dapat dilakukan berkat alat seperti Dropbox Replay.

6 hal yang dapat dilakukan oleh pengeditan real-time kolaboratif untuk tim Anda
Kemampuan rekan kerja untuk berkolaborasi secara real-time berarti Anda tidak hanya menghemat waktu namun juga uang dan sumber daya.
1. Rapat yang lebih bermakna
Meski rapat tatap muka langsung masih perlu, pengeditan real-time dapat digunakan untuk memanfaatkannya secara maksimal. Dropbox Paper memiliki templat agenda dan risalah rapat yang dapat disesuaikan yang bersama dengan pengeditan langsung, memungkinkan rapat yang lebih terarah dan produktif. Semua orang dapat mencatat secara real-time di tempat yang sama, tanpa perlu mengandalkan seorang pencatat risalah rapat. Cara ini bagus untuk memastikan bahwa semua info penting dapat diakses dengan mudah oleh seluruh tim.
Katakan Anda dan rekan setim Anda sedang berada di luar kantor karena menghadiri lokakarya untuk mempelajari produk baru klien yang akan Anda promosikan. Daripada setiap orang membuat catatannya sendiri-sendiri dan kemudian digabungkan padahal Anda semua bisa mengerjakannya di dokumen yang sama, sehingga hemat waktu dan memastikan tidak ada detail yang terlewatkan.
2. Multitasking yang lebih baik dan sinkron
Bayangkan tim yang membuat artikel untuk blog situs webnya. Mereka mungkin mempekerjakan satu atau dua orang yang meneliti topik dan menambahkan catatannya ke file Dropbox Paper. Pada saat yang sama, penulis artikel dapat memantau penelitian saat masuk dan langsung memulai produksi.
Jika ada perubahan apa pun pada brief atau catatan tambahan setelah produksi dimulai, anggota tim dapat dengan mudah menambahkan catatan ini sebagai anotasi pada dokumen Dropbox Paper yang sama. Mereka bahkan dapat menandai penulis agar mereka langsung diberi tahu.
Tanpa pengeditan real-time, tugas-tugas ini harus terjadi secara berurutan, bukan serentak. Ini tidak hanya menghabiskan waktu, namun juga harus mengirim versi baru file atau rantai email berkepanjangan kapan saja terjadi pembaruan. Ini dapat mengakibatkan manajemen file yang berantakan dan memusingkan saat versi dokumen konten Anda mulai menumpuk.
Pengeditan real-time memungkinkan semua orang bekerja di dalam satu ruang, sehingga Anda tidak perlu mencari-cari file yang hampir sama untuk mendapatkan file yang dibutuhkan.
3. Proses peninjauan yang produktif
Pengeditan real-time membuat proses tinjauan dan umpan balik menjadi lebih efisien dan produktif.
Setelah satu konten diproduksi, Anda mungkin perlu memperoleh masukan tidak hanya dari proofreader atau pemeriksa, namun juga dari klien, mitra, tim legal, dan pihak lain yang terkait. Melalui pengeditan real-time, Anda tidak perlu menunggu satu orang untuk menambahkan catatan sebelum orang berikutnya bisa ikut terlibat. Semua orang dapat memberi catatan pada dokumen atau video secara bersamaan, dan bagian talent dapat segera mengimplementasikan umpan balik saat tersedia.
Jika Anda bekerja dengan orang lain pada sebuah proyek video, Anda bahkan dapat menyelenggarakan tinjauan virtual langsung atas video Anda menggunakan Dropbox Replay agar setiap orang dapat menonton, memberi komentar, dan menambahkan catatan langsung ke video Anda. Semua komentar, umpan balik, dan perubahan itu dicatat di satu tempat, siap bagi Anda untuk bertindak dari satu sumber kebenaran.
Apa pun jenis konten yang Anda kerjakan, jika Anda memiliki proses tinjauan dua langkah, pengeditan real-time meniadakan keharusan menyimpan dan mengirim setiap versi yang diubah secara terpisah. Setelah tinjauan pertama selesai, Anda dapat memberi tahu pemeriksa berikutnya dengan mengklik satu tombol sehingga pekerjaan dapat dilanjutkan mengalir secara alami.
4. Pemberian umpan balik yang efektif
Anda dapat menyederhanakan keseluruhan proses pemberian umpan balik dengan pengeditan langsung. Jika komentar dan masukan diberikan oleh lebih dari satu orang, Anda ingin memastikan bahwa semua catatan penting terlihat di satu tempat. Repot sekali jika harus melalui berbagai rangkaian email, obrolan, dan penandaan pada dokumen atau video untuk mengumpulkan semua umpan balik dan catatan yang diperlukan, dan ini bisa mengakibatkan terlewatnya beberapa poin penting.
Anotasi di Dropbox Paper memungkinkan setiap pengguna yang memiliki akses untuk menambahkan umpan balik mereka langsung ke dokumen yang mereka tinjau. Selain Paper, Anda dapat menganotasi foto, PDF, file Excel, file Photoshop, dan lainnya, tanpa harus memiliki perangkat lunak tambahan.
Saat Anda menandai seorang rekan kerja dengan komentar atau di dalam isi dokumen Dropbox Paper, mereka akan otomatis diberi tahu, dan pemilik file diberi notifikasi mengenai setiap perubahan, terlepas dari apakah mereka ditandai atau tidak. Hal yang sama berlaku saat menambahkan komentar ke video di Dropbox Replay. Ini berarti bahwa alirannya tidak pernah terhenti dan Anda dapat memproses lebih lanjut tanpa gangguan.
Dengan pengeditan real-time, umpan balik penting selalu mudah ditemukan, dikelola, dan diimplementasikan. Anda dapat dengan mudah melihat:
- apa umpan baliknya
- bagian tertentu dalam dokumen atau stempel waktu video yang terkait dengan umpan balik
- siapa yang memberikan umpan balik
- diskusi apa pun di antara anggota tim tentang umpan balik tersebut
…semuanya tersusun rapi dalam utas yang mudah dicerna, siap bagi Anda untuk beraksi.
Lingkungan kerja dapat lebih tertata, dan pada akhirnya akan meningkatkan kualitas kerja yang Anda hasilkan karena Anda akan lebih dibekali kemampuan untuk mengidentifikasi dan mengatasi segala perubahan yang muncul.

5. Proyek yang lebih lancar, manajer proyek yang lebih bahagia
Pengeditan langsung membuat manajemen proyek menjadi lebih mudah, sehingga manajer proyek dapat memotong proses yang berbelit dan komunikasi yang berantakan.
Pengeditan juga dapat menyederhanakan alur kerja dari ruang terpusat di mana setiap anggota tim dapat berkomunikasi dan berkolaborasi bersama secara real time.
6. Cara mudah untuk mengedit file Microsoft Office dan Google Docs secara real-time
Paper bukanlah satu-satunya file yang dapat Anda edit secara real-time di Dropbox. Jika Anda mengintegrasikan Dropbox dengan Microsoft Office, Anda akan dapat juga mengedit file Word, Excel, dan PowerPoint secara online melalui kolaborasi. Anda juga dapat berkolaborasi pada Google Docs, Sheets, dan Slides secara langsung dari Dropbox.com.
Anda juga akan dapat melihat secara real time siapa yang bekerja pada file dan berkomunikasi secara langsung dengan mereka lewat komentar. Setiap perubahan yang dibuat akan otomatis disimpan ke Dropbox, dan rekan tim dapat melanjutkan pekerjaan pada file meski Anda telah menutupnya.
Ini akan memungkinkan Anda untuk lebih menyederhanakan semua proses. Misalnya, daripada memiliki lima spreadsheet terpisah tentang berbagai komponen dari sebuah proyek analisis, Anda dapat bekerja pada satu file Excel dengan tab untuk setiap bagian, dengan mengetahui bahwa setiap perubahan akan disimpan di Dropbox saat itu juga.
Dapatkan alat pengeditan real-time di ujung jari Anda
Dropbox tidak hanya memungkinkan pengeditan real-time, namun juga meningkatkannya.
Mulai dengan mengubah kanvas hitam Dropbox Paper menjadi ruang kerja yang berfungsi penuh untuk setiap langkah selama proyek berjalan. Buat daftar periksa dan daftar tindakan di mana saja dan segera informasikan rekan kerja kapan saja perubahan dibuat. Anda bahkan dapat menambahkan klip SoundCloud dan video Youtube.
Sedang mengerjakan proyek video? Buat rencana dan storyboard di Dropbox Paper, lalu saat ingin meninjau video dan meminta umpan balik, cukup buka video Anda di Dropbox Replay. Dengan tautan bersama sederhana, Anda dapat mengumpulkan dan menyusun umpan balik yang diberi stempel waktu, semuanya secara real-time. Peninjau sendiri bahkan tidak memerlukan akun Dropbox untuk berkolaborasi dengan Anda!
Dari perencanaan strategi awal hingga tahap umpan balik dan finalisasi, Anda dapat meningkatkan alur kerja, produktivitas, dan hasil tim dengan alat pengeditan real-time seperti Dropbox Paper dan Dropbox Replay. Semudah itu meningkatkan kerja tim Anda dengan pengeditan real-time. Yang perlu Anda lakukan adalah memulai dengan Dropbox.