Apa definisi digitalisasi?
Digitasi adalah langkah mengubah proses analog dan benda fisik menjadi bentuk digital. Contohnya adalah memindai dokumen kertas atau menggunakan penyimpanan awan untuk menyimpan semua file penting sehingga Anda tidak memerlukan lemari arsip besar. Semua hal yang dulunya dilakukan secara manual dan menggunakan kertas kini dapat sepenuhnya dilakukan secara digital berkat digitasi dan teknologi digital yang jauh lebih efisien. Digitalisasi, meskipun terdengar serupa, adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan keseluruhan proses menuju digital, seperti melakukan perencanaan pemasaran bisnis Anda dengan teknologi digital.
Mengapa saya harus menggunakan digitalisasi?
Ada banyak alasan untuk beralih ke digital, salah satunya adalah karena sebagian besar orang sudah melakukannya. Anda mungkin telah memperhatikan bahwa bank Anda memberi Anda pilihan laporan tanpa kertas, atau bahwa perusahaan energi Anda beralih ke tagihan digital. Anda tentu dapat memilih cara lama, tetapi masyarakat, secara umum, sedang merangkul masa depan digital jadi demi kepentingan terbaik Anda untuk mengikutinya. Merek dan rumah tangga di mana-mana tengah menjalani transformasi digital, seluruh model bisnis berbasis digital, dan tentu saja ada alasannya, berikut ini adalah beberapa manfaatnya:
Mengakses ke dokumen dari perangkat apa saja
Anda tidak perlu khawatir lupa membawa surat penting yang tertinggal di rumah atau lupa mengirimkan hasil pindaiannya ke email Anda sendiri. Simpan dokumen Anda secara online di Dropbox, dan Anda dapat mengaksesnya dari mana saja. Anda dapat mengakses akun Dropbox melalui telepon, PC, atau tablet, dan mendapatkan dokumen yang sangat Anda butuhkan. Meski Anda sedang offline, Anda masih dapat tetap mengerjakan dokumen-dokumen tersebut.
Ini membuat berbagi dokumen menjadi mudah
Seperti di media sosial, Anda dapat mengunggah suatu gambar dan langsung membuatnya tersedia bagi siapa pun yang mungkin menginginkan salinannya. Itulah contoh nyata bentuk dokumen yang berhasil didigitasi. Anda sudah tidak perlu membayar untuk mendapatkan salinan foto. Lalu membayar lagi untuk mendapatkan duplikatnya untuk diberikan kepada teman. Dengan dokumen dalam format digital, segala sesuatu semakin mudah untuk dibagikan, diedit, dan dikerjakan melalui kolaborasi .
Lebih ramah lingkungan dan ramah kantong
Mengingat zaman sekarang segala sesuatu serba online, printer akan semakin jarang digunakan. Artinya, dokumen tak penting tak perlu dicetak, dan Anda tidak perlu lagi membuang lembaran kertas karena hasil cetaknya kabur. Selain itu, langkah ini dapat menghemat uang perusahaan atau rumah tangga Anda dalam jangka panjang, sebab bisa dibilang harga toner printer dapat menyamai harga emas .
Ini lebih aman
Anda mungkin memiliki lemari berkas mahal yang isinya dipisahkan sesuai tanggal dan jam, tapi bagaimana jika terjadi sesuatu pada lemari itu atau dokumen di dalamnya? Baik kebakaran rumah, pencurian, atau sekadar tumpahan kopi, Anda tidak boleh mengandalkan satu salinan saja untuk dokumen penting. Anda harus selalu memiliki cadangan digital untuk semua berkas, termasuk foto-foto lama. Mencadangkan PC dan mencadangkan file jadi lebih sederhana dengan Dropbox. Anda hanya perlu memindai dokumen dengan ponsel di Dropbox. Tak ada alasan lagi untuk tidak mencadangkan. Selain itu, dengan fitur keamanan siber yang menyediakan perlindungan kata sandi dengan batas waktu akses, dokumen Anda pasti akan tersimpan lebih aman.
Organisasi yang mudah
Anda mungkin orang paling teratur di dunia, tetapi sistem pengarsipan terbaik Anda tidak mungkin seefisien sistem pengarsipan digital. Selain fitur pencarian cepat yang dapat membantu Anda menemukan dokumen berdasarkan nama, Dropbox juga memiliki fitur lanjutan seperti OCR (Pengenalan Karakter Optik). Teknologi pintar ini bekerja dengan menelusuri data hasil pindaian dokumen yang telah didigitasi untuk mengenali kata-kata dan mencocokkannya dengan istilah pencarian Anda. Jadi, misalnya Anda harus mencari tagihan listrik April 2019, Anda bisa mengetik “April 2019” atau “04/19” dan OCR akan mencari dokumen yang memuat informasi ini. Jauh lebih efisien daripada mencari file dari tumpukan tagihan secara manual.
Itu selalu tersedia
Perlu berkolaborasi dengan tim atau mendapatkan tanda tangan untuk dokumen? Tidak masalah. Anda tidak perlu lagi mengumpulkan anggota untuk mengerjakan suatu proyek atau menjadwalkan pertemuan untuk mendapatkan tanda tangan. Langsung gunakan tanda tangan elektronik dan dokumen bersama untuk menyelesaikan pekerjaan penting tanpa hambatan logistik yang mengganggu bisnis Anda.
Ini lebih dari sekedar dokumen
Digitasi bukan hanya sekadar mengubah tagihan, tanda terima, dan kontrak menjadi file PDF. Hampir semua hal dapat diubah menjadi bentuk digital dan lebih mudah digunakan. Foto, sketsa, curah pendapat di papan tulis, kartu nama yang rentan hilang, atau kliping majalah yang menginspirasi Anda, semuanya dapat disimpan secara digital dan diakses di mana saja, kapan saja, dalam sekali ketuk.
Melindungi dokumen dari menjadi usang karena panggunaan
Dokumen dan foto dari tahun-tahun yang telah berlalu hanya akan bertambah tua, memudar, rusak, atau hilang. Solusi digitalisasi membantu mentransfer warisan gambar dan teks ini ke lokasi daring yang aman tempat mereka dapat dicadangkan sehingga tidak akan pernah hilang.
Penting bagi pengalaman pelanggan
Jika Anda seorang pebisnis kecil, atau bahkan pebisnis besar, reputasi dan rasa keandalan Anda bergantung pada kualitas penawaran Anda. Ini tidak hanya berarti layanan atau produk yang Anda jual, tetapi standar yang Anda miliki dalam admin dan korespondensi Anda. Faktur kertas atau korespondensi melalui pos yang dilengkapi fotokopi kemungkinan besar tidak akan memberikan dampak positif apa pun pada merek Anda, dan malah akan membuat Anda tampak kuno. Hal ini juga merepotkan klien Anda karena sekarang mereka memiliki setumpuk kertas yang harus disimpan dengan hati-hati atau butuh waktu untuk mengirimkannya kembali kepada Anda. Untuk keterlibatan pelanggan yang meyakinkan klien tentang perusahaan yang proaktif, modern, dan efisien, beralihlah ke digital.
Digitalisasi adalah masa depan
Solusi digital baru punya kebiasaan menyingkirkan pendekatan lama ketika solusi itu diterapkan, adopsi akan jauh menjadi lebih mudah jika Anda mengikuti perkembangan. Bayangkan tentang betapa mudahnya Anda beralih dari CD ke streaming musik. Di awal-awal sebelumnuya, masih ada ruang bagi keduanya, dengan PC dan stereo di mobil menawarkan transisi yang lancar dengan pemutar CD dan jack aux-in. Sekarang, Anda harus melakukan pekerjaan ekstra untuk mencari pemutar CD, sementara pemutar MP3, pembaca eBook , atau pelacak kebugaran terintegrasi dalam ponsel Anda.
Hal yang sama berlaku saat mendigitalkan dokumen Anda. Jika Anda lalai melakukannya sekarang, Anda sedang mempersulit hidup Anda di masa mendatang. Mungkin tidak ada cara mudah atau murah untuk menjembatani kesenjangan antara dokumen kertas dan inovasi digital saat kemajuan berikutnya hadir.
Beralih ke digital
Sejumlah aktivitas di rumah dan kantor Anda kemungkinan besar telah beralih ke proses digital, mulai dari streaming acara TV hingga bekerja bersama dalam satu dokumen online. Lebih baik luangkan waktu untuk meninjau kembali apa saja yang belum disimpan di penyimpanan awan, sebab kebanyakan dari kita mungkin mengabaikan pentingnya mengubah dokumen fisik ke dokumen digital.
