Cos’è un team interfunzionale?

Significato del termine interfunzionale

Ogni ufficio ha i suoi reparti, che vanno dalla contabilità alle risorse umane, alla creazione di contenuti, al marketing. E se questa gamma di competenze fosse presente in ogni singolo team? È proprio qui che entra in gioco l’interfunzionalità.

Per “team interfunzionale” si intende un gruppo di persone con una serie di competenze ed esperienze che lavora per raggiungere un obiettivo comune. Perciò, anziché far passare un progetto da un team all’altro fino alla data di lancio di un prodotto, un unico team può gestirne ogni aspetto. Immagina ogni team come una mini forza lavoro, in grado di completare ogni fase del progetto attraverso la collaborazione, senza dover contattare un altro reparto.

Perché utilizzare team interfunzionali?

L’idea principale alla base dei team interfunzionali è l’aumento della reattività, della responsabilità e della produttività e il miglioramento dei processi decisionali. Superando l’idea che solo un team possa approcciarsi a un determinato processo nel ciclo di vita di un progetto, i team interfunzionali godono di una migliore collaborazione. Inoltre, i membri del team possono provenire da qualsiasi livello dell’azienda e includere chi lavora da remoto, creando una gamma più diversificata di competenze, conoscenze ed esperienze. Un team di successo sarà in grado di eliminare i colli di bottiglia, in quanto non si creeranno attese per la consegna dei file ai vari reparti.

Chi può avvalersi di team interfunzionali?

Chiunque può trovare un modo per integrare team interfunzionali nella propria azienda, ma ci sono alcuni prerequisiti. Una gerarchia orizzontale, la collaborazione online e l’apertura alle nuove idee sono tutti requisiti fondamentali per il successo di questo approccio. Le piccole imprese, che solitamente hanno un numero ridotto di dipendenti e pertanto necessitano che tutti siano interfunzionali in una certa misura, sono spesso promotrici di questo metodo di lavoro. Si ritiene che i team interfunzionali siano in grado di risolvere meglio i problemi e, di conseguenza, anche di assumersi rischi più creativi.

È possibile che un team si senta a proprio agio ad adottare questo tipo di approccio se l’intera azienda lo incoraggia. Quindi, se sai che la tua azienda non è disposta a dare spazio a un dirigente junior che lavora da remoto, oltre a dover analizzare attentamente la cultura aziendale, probabilmente non avrai molto successo nel creare team interfunzionali.

Se l’azienda conserva una mentalità tradizionalista, potrebbe non essere il momento giusto per sfruttare i vantaggi di questo metodo di lavoro orientato al futuro. Aziende come Netflix, Spotify e Google stanno iniziando a implementare questo metodo di lavoro, ma non si tratta di un cambiamento che avviene dall’oggi al domani. Per farlo funzionare, è assolutamente necessario che dietro ci siano le persone giuste, provenienti dalle aree operative più adatte.

In che modo un’azienda può avvalersi di team interfunzionali?

Esistono diversi stili di lavoro che si basano sul concetto di team interfunzionale, come i metodi Agile, Lean e Kanban. La soluzione migliore per adottare questi stili di lavoro è quella di assumere membri del team che abbiano esperienza in essi, in modo da poter supportare gli altri membri durante eventuali difficoltà iniziali. L’interfunzionalità può discostarsi dall’idea tradizionale di avere un project manager e dei collaboratori diretti, ma avere un leader è spesso una cosa necessaria. Un leader del team interfunzionale con la giusta esperienza può contribuire al successo di questa transizione.

In fondo, vorrai poter contare su persone con diverse competenze ed esperienze. L’interfunzionalità richiede probabilmente più fiducia di qualsiasi altra cosa. È fondamentale essere in grado di lavorare come una squadra, pensare fuori dagli schemi quando necessario, non avere paura di imparare e ricevere il supporto necessario durante il processo. Assumere persone con esperienze professionali e punti di vista diversi ti offrirà un grande vantaggio per superare gli ostacoli e risolvere i problemi in modo creativo.

Qual è l’aspetto più importante per un team interfunzionale?

Per un team di successo sono necessari i seguenti elementi:

Comunicazione

Niente di nuovo qui. Tutti i membri di un team di successo devono rimanere connessi tra loro e mantenersi costantemente aggiornati. I metodi Kanban e Agile prevedono delle riunioni quotidiane (brevi riunioni del team, che quindi vanno subito al nocciolo della questione rispetto alle classiche assemblee) con lo scopo di mantenere tutti aggiornati. Perciò non limitarti a contattare le persone interessate quando si verifica qualche problema o bisogna apportare delle modifiche urgenti. Ricorda che puoi anche festeggiare i successi del team e parlare degli eventi positivi tanto quanto dei problemi urgenti. Avere dei canali che favoriscono una comunicazione aperta e sincera è ciò che aiuta a tenere alla larga giochi di potere, accuse e un pensiero vittimistico.

Responsabilità

Uno per tutti e tutti per uno. Come abbiamo detto poco fa, la comunicazione è fondamentale, ma lo è anche incoraggiare le persone ad assumersi la responsabilità dei propri errori. È importante che i leader diano il buon esempio, non solo ammettendo quando sbagliano, ma anche nel modo in cui si pongono verso coloro che fanno altrettanto. Il fallimento è una parte inevitabile della vita. Un buon team saprà trarne un’importante opportunità di apprendimento, anziché scaricare la responsabilità su qualcun altro.

L'adattabilità

Gli eventi e le decisioni possono cambiare molto nel corso di un singolo progetto e i team interfunzionali devono essere pronti ad affrontare tali cambiamenti. Ciò significa fornire una risposta rapida ed efficiente. I membri del team devono sentirsi sicuri quando incorporano queste modifiche in un nuovo progetto di successo e, di nuovo, bisogna incoraggiarli a provare qualcosa di diverso, ad assumersi la responsabilità delle proprie azioni e a non puntare il dito contro gli altri in caso di errori.

Allineamento

Un motto non ufficiale, ma piuttosto diffuso dei metodi di lavoro Agile e simili è “portare a termine il lavoro”, un sentimento che deve entrare nello spirito del team. Dovete essere tutti molto chiari sull’avanzamento di qualsiasi progetto e condividerne la responsabilità. Le decisioni devono essere prese come una singola unità e lo stesso vale per la risoluzione dei problemi. La forza trainante deve essere la volontà non solo di portare a termine il lavoro, ma di farlo nel migliore dei modi.

I team interfunzionali funzionano?

Sì, se formati correttamente. In caso contrario, potrebbero essere il preludio per un disastro. Vale la pena notare che molti dei metodi di lavoro che incoraggiano l’interfunzionalità sono stati originariamente sviluppati tenendo conto di determinati processi lavorativi. Il metodo Agile fu inizialmente adottato dagli sviluppatori software, mentre Lean fu creato per il settore manifatturiero. Perciò potresti scoprire che l’applicazione e i vantaggi di questi metodi non sono adatti ad aziende come, ad esempio, le agenzie di marketing. L’uso errato di questi metodi può comportare i problemi più disparati: la Harvard Business Review ha scoperto che il 75% dei team interfunzionali funzionava in maniera disfunzionale.

Abbiamo già parlato di tutti i vantaggi derivanti dalla creazione del team interfunzionale ideale, ma ecco cosa può andare storto se si mettono insieme dei dipendenti e si dice loro di iniziare a lavorare in modalità agile.

Lealtà di reparto

È vero, fate tutti parte dello stesso team, tuttavia i dipendenti potrebbero avvertire una tacita necessità di schierarsi dalla parte del proprio reparto in caso di avversità. Esempio: la parte marketing del team manda indietro il lavoro agli sviluppatori perché in contrasto con gli indicatori di prestazioni chiave, anche se si tratta della scelta migliore per il cliente o per il progetto? Questo è il motivo per cui è fondamentale che l’intera azienda sia ben disposta a implementare questo stile di lavoro; non è possibile applicare il metodo interfunzionale per un giorno e tornare a lavorare con un modello tradizionale per tutto il resto del tempo.

Sovraccarico del leader

I leader possono contribuire a mantenere i team sulla strada giusta. Tuttavia, a volte possono inavvertitamente promuovere valori legati al metodo di lavoro tradizionale, che si insinuano in quello che dovrebbe essere un approccio al lavoro orientato al futuro. I team possono iniziare a dipendere eccessivamente dai leader. Bisogna prendere una decisione chiave? Chiedi al leader. Hai un problema? Chiedi al leader di risolverlo. Ritieni che un membro non sia responsabile? Rivolgiti al leader affinché risolva il problema. I team interfunzionali funzionano bene quando si lavora e si celebrano i successi come un’unica unità.

Mancanza di comunicazione

C’è anche il rischio di dare per scontata la mentalità del “tutti per uno” e di dare per scontato che la squadra possa funzionare per osmosi. Solo perché ora siete un team interfunzionale, non significa che i membri debbano essere onnipresenti. Assicurati di mantenere tutti aggiornati con strumenti come note, cartelle condivise, bacheche Trello e riunioni frequenti in ufficio o virtuali.

Mancanza di passione

Con questa espressione non intendiamo dire che ogni membro del team debba mettere il lavoro sopra ogni cosa, ma che deve essere in grado di trovare la motivazione in questo metodo di lavoro. Ciò significa che deve essere consapevole che il suo lavoro ha un valore e un impatto sul progetto nel suo complesso. Questo risultato si ottiene lavorando e celebrando i successi come un’unica squadra. Chiunque non sia in grado di vedere lo scopo del proprio lavoro è destinato a perdere interesse.

Vantaggi di Dropbox

Una collaborazione interfunzionale richiede che tutti siano perfettamente allineati e Dropbox è lo strumento perfetto per svolgere questo compito. Puoi condividere cartelle, nonché aggiornare e modificare documenti in tempo reale. Ogni membro del team può sapere esattamente a che punto si trova.

Con Dropbox, tu e il tuo team non dovete necessariamente trovarvi nello stesso luogo per collaborare in maniera efficiente, poiché ogni cosa è archiviata in modo sicuro online. I team interfunzionali possono avere un’unica area di lavoro centralizzata che consente loro di lavorare insieme per raggiungere un unico obiettivo principale.