I bravi project manager sono le star dietro le quinte di ogni organizzazione di successo. Potranno anche non occuparsi in prima persona dei lavori creativi che fanno divertire i clienti, ma si assicurano che vengano svolti bene, rispettando le scadenze e in maniera efficiente. Inoltre, riconoscono i problemi prima che si verifichino, creano unità altamente funzionali e aumentano i profitti dell'azienda.
Abbiamo chiesto a due esperti di gestione dei progetti e filosofia organizzativa di fornirci i loro migliori consigli per diventare project manager efficienti.
1. Favorisci i legami tra le persone
In quest'era asincrona fatta di uffici in remoto, membri del team e clienti possono sentirsi soli e isolati: niente più chiacchiere davanti alla macchinetta del caffè, aperitivi dopo il lavoro, né commenti sulle disavventure condivise. Perciò, uno dei tuoi compiti è quello di trovare occasioni per consolidare i legami tra i membri del team.
“Le relazioni personali sono uno strumento importante per instaurare legami negli ambienti collaborativi”, afferma la dott.ssa Barbara Edington, professoressa e direttrice del Center of Excellence in Project Management presso il St. Francis College. In Dropbox, ad esempio, gli autori organizzano un aperitivo virtuale il venerdì pomeriggio, in cui si raccontano com’è andata la settimana, parlano delle loro ultime letture, sorseggiano un drink e interagiscono come persone, anziché come colleghi.
E di chi è stata l'idea? Di un project manager.
Per comunicare con i clienti con un tocco personale, prova a inviare loro brevi video con informazioni sui progetti, aggiornamenti sullo stato e analisi retrospettive. In questo modo i clienti potranno farsi un'idea della personalità e dello stile di ciascun membro del team.
2. Stabilisci un processo decisionale
I membri del team, i clienti e tutte le altre persone coinvolte porgono inevitabilmente delle domande; un buon project manager sa stabilire delle regole precise su come rispondere e su come prendere decisioni in generale.
Cornelius Fichtner, presentatore di Project Management Podcast, suggerisce di avere “una struttura di governance che stabilisca che determinate decisioni possono essere prese dal product manager, altre devono essere sottoposte al consiglio di amministrazione e altre ancora devono essere rimandate allo sponsor del progetto”.
“Capire chi decide cosa contribuisce a creare fiducia”, aggiunge. Utilizzare un framework DACI è un modo per stabilire chi è responsabile della decisione finale e chi è coinvolto a quale livello.
La dott.ssa Edington aggiunge: "Assicuratevi che il flusso di lavoro associato a ogni attività venga compreso da chi ne è responsabile". In poche parole: ognuno si occupi di ciò che gli compete.
3. Dai spazio ai rapporti individuali
L’efficacia di un team dipende dal legame che unisce i vari membri. I leader devono impegnarsi a creare unità solide che valorizzino i punti di forza di ciascuno e compensino eventuali debolezze. A volte, ciò significa ridurre le dimensioni del team.
"I responsabili di progetto devono creare collaborazioni tra persone altamente qualificate anziché cercare di unirle in un unico grande team", spiega la dott.ssa Edington. Perché? Secondo l'esperta, ciò eviterebbe di oscurare i punti di forza delle singole persone e di far perdere, quindi, il senso di responsabilità.
Un diagramma di flusso può essere una buona soluzione per vedere in che modo l'esperienza di una persona può contribuire all'intero progetto e come si incastra con quella degli altri membri del team. Inoltre, chiamare le persone con il loro nome anziché parlare dei reparti in maniera generica rafforzerà il senso di responsabilità individuale e affidabilità. Nulla di più efficace di un complimento per avere l'attenzione di tutti!
4. Sviluppa un piano di controllo del traffico aereo
Pensa alle risorse necessarie per un progetto tipo: decine di documenti, immagini, video o wireframe. Un bravo project manager è in grado di immaginare l’intero flusso di lavoro, assicurandosi che gli appaltatori abbiano firmato, che il designer disponga delle risorse adeguate, che lo sviluppatore abbia i file corretti e che il direttore creativo possa revisionare il tutto al momento opportuno.
L’ideale sarebbe avere un punto di riferimento unico come Dropbox, dove inviare contratti per ricevere firme elettroniche, organizzare risorse e trasferirle in modo sicuro.
5. Specializzati nella pianificazione e crea un programma generale
Tu sei il controllore del traffico aereo. In questo mondo di lavoro in remoto, è fondamentale saper operare in modo asincrono. I project manager devono essere a conoscenza degli orari di lavoro dei membri del team, sapere se i propri orari corrispondono a quelli dei colleghi giusti e tenere sotto controllo il quadro generale.
"Bisogna essere abili nella gestione dei progetti virtuali per saper leggere una stanza virtuale e capire come procede il lavoro", afferma Fichtner.
Rispettare la tabella di marcia eviterà che qualcuno a Boston debba aspettare una risposta mentre la sua controparte a Singapore dorme profondamente. I prodotti giusti possono aiutarti: Dropbox consente a Mary di Boston di annotare facilmente un file o di includere un video personalizzato che Brian di Singapore può rivedere al risveglio. In questo modo, tutte le domande e le risposte convergono in un unico posto e anche il manager a Los Angeles può rivedere il loro lavoro.
Quanto a te, potresti affidarti alla buona vecchia lavagna bianca per vedere a colpo d'occhio chi sta lavorando su quali contenuti e se ha già terminato. Vuoi farlo in maniera digitale? Prova a identificare ogni persona o attività con un colore. Inoltre, se è possibile, stabilisci un orario fisso in cui tutti i membri del team possono confrontarsi tra loro e fare domande.
6. Richiedi un feedback
Alla fine, un project manager è anche un leader emotivo, un consigliere, un amico, un coach e un responsabile che tiene tutto sotto controllo. Gli ingredienti del suo successo sono: la fiducia nel team, la tecnologia e gli strumenti.
Al contrario, affinché un team sia efficiente, è necessario che il project manager sia competente; il che implica che deve richiedere feedback al team e cercare sempre di migliorarsi.
"Richiedi un feedback individuale, non di gruppo", precisa la dott.ssa Edington. "Vai da ogni membro del team e chiedi: 'Come sta andando? Posso fare qualcosa per semplificarti il lavoro?'".
Secondo la dottoressa, avere una conversazione individuale anziché di gruppo fa sì che le persone si sentano a proprio agio nel dare un giudizio sincero. Creare uno spazio sicuro in cui ognuno è libero di esprimere la propria opinione migliora l'operatività del team in generale.
7. Impara dai migliori leader (e anche dai peggiori)
Qual è la figura di cui ammiri di più il lavoro? Osserva i team e i leader di successo, dedicando particolare attenzione a quelli disfunzionali. Non devono essere per forza project manager e nemmeno lavorare nel tuo settore; possono essere allenatori sportivi, CEO, insegnanti, ingegneri o stilisti.
"Osservare, osservare, osservare", consiglia la dott.ssa Edington. "In quali ambiti sono andati bene e in quali male?". Studia il loro lavoro e pensa a come imitarli per rendere il tuo team più creativo e proattivo.
Creando abitudini migliori, mettendole in pratica e utilizzando gli strumenti di Dropbox, i project manager possono fare molto di più che sopravvivere: possono prosperare. Processi più semplici e flussi di lavoro più efficienti non devono essere per forza un sogno irrealizzabile e la gestione dei progetti non deve essere necessariamente un compito noioso. Rendila un piacere.
