Che cos’è l’editing in tempo reale?
Con l’espressione editing in tempo reale si indica la situazione in cui più membri del team possono lavorare e modificare contemporaneamente un singolo file. Qualsiasi modifica apportata al file viene aggiornata per ogni utente quasi istantaneamente. Questo tipo di collaborazione in tempo reale si basa su applicazioni online basate sul cloud che consentono a un numero qualsiasi di utenti di accedere e modificare i file contemporaneamente, che sia da computer, tablet o dispositivi mobili. E con gli strumenti giusti a disposizione, è possibile farlo da qualsiasi luogo.
In passato, l’editing e la collaborazione in tempo reale erano possibili solo con contenuti basati su testo. Ad esempio, era possibile modificare documenti archiviati online nello spazio di archiviazione cloud o lavorare su strumenti di editing collaborativo come Dropbox Paper. Ora, invece, è possibile modificare video e audio in tempo reale grazie a strumenti come Dropbox Replay.

Sei cose che l’editing collaborativo in tempo reale può sbloccare per il tuo team
La possibilità per i colleghi di collaborare in tempo reale consente non solo di risparmiare tempo, ma anche denaro e risorse.
1. Riunioni più significative
Se le riunioni in presenza sono ancora necessarie, è possibile utilizzare l’editing in tempo reale per sfruttarle al meglio. Dropbox Paper ha modelli personalizzabili di ordini del giorno e verbali di riunione, che, abbinati all’editing in tempo reale, consentono di tenere riunioni più mirate e produttive. Tutti possono prendere appunti in tempo reale nello stesso posto, senza dover dipendere da un singolo verbalizzatore. È un ottimo modo per garantire che tutte le informazioni importanti siano facilmente accessibili all’intero team.
Supponiamo che tu e gli altri membri del team siate fuori sede per partecipare a un workshop, per conoscere i nuovi prodotti di un cliente di cui curerete la campagna pubblicitaria. Invece di far prendere appunti a tutti e di raggrupparli in seguito, potreste lavorare tutti sullo stesso documento, risparmiando tempo e assicurandovi che nessun dettaglio venga tralasciato.
2. Multitasking migliore e sincrono
Immagina che un team stia scrivendo un articolo per un blog sul proprio sito web. Una o due persone svolgono ricerche sull’argomento e inseriscono i propri appunti in un file di Dropbox Paper. Contemporaneamente, l’autore dell’articolo può monitorare le ricerche in arrivo e iniziare la produzione.
In caso di modifiche al briefing o di note aggiuntive dopo l’inizio della produzione, i membri del team possono facilmente aggiungere tali note come annotazioni sullo stesso documento Dropbox Paper, taggando persino l’autore in modo che venga informato immediatamente.
Senza l’editing in tempo reale, queste attività avrebbero dovuto verificarsi consecutivamente, non contemporaneamente. Ciò non solo richiede tempo, ma implica anche dover inviare nuove versioni dei file o lunghe catene di email ogni volta che c’è un aggiornamento, il che potrebbe portare a una gestione dei file caotica e confusa a mano a mano che le versioni dei documenti iniziano ad accumularsi.
L’editing in tempo reale consente a tutti di lavorare in un unico spazio; in questo modo non dovrai districarti tra infiniti file quasi identici per assicurarti di avere ciò di cui hai bisogno.
3. Processi di revisione produttivi
L’editing in tempo reale rende il processo di revisione e feedback più efficiente e produttivo che mai.
Una volta prodotto un contenuto, potrebbe essere necessario sottoporlo non solo a un correttore di bozze o a un revisore, ma anche a clienti, partner, team legali e altre parti interessate. Con l’editing in tempo reale non è necessario attendere che una persona aggiunga le proprie note prima che un’altra possa intervenire. Tutti possono aggiungere contemporaneamente note al documento o al video e i talenti possono implementare direttamente i feedback a mano a mano che arrivano.
Se stai lavorando con altri a un progetto video, puoi anche ospitare una revisione virtuale in diretta utilizzando Dropbox Replay, in modo che tutti possano guardare, commentare e aggiungere note direttamente al video. Tutti i commenti, i feedback e le modifiche verranno registrati in un unico posto, pronti per essere utilizzati da un’unica fonte di dati.
Indipendentemente dal tipo di contenuto su cui stai lavorando, se hai un processo di revisione in due fasi, l’editing in tempo reale ti evita il fastidio di dover salvare e inviare separatamente ogni versione modificata. Una volta completata la prima revisione, puoi avvisare rapidamente il revisore successivo con un semplice clic, in modo che il lavoro possa continuare a fluire in modo organico.
4. Cicli di feedback efficaci
È possibile semplificare l’intero processo di feedback con l’editing dal vivo. Se commenti e feedback provengono da più persone, vorrai assicurarti che sia facile visualizzare tutte le note importanti in un unico posto. È una vera seccatura dover scorrere numerose catene di email, chat e annotazioni di documenti o video per raccogliere tutti i feedback e le note di cui si ha bisogno; questo, poi, può anche portare a perdere punti importanti.
Le note su Dropbox Paper consentono a qualsiasi utente con accesso di aggiungere un feedback direttamente al documento che sta esaminando. Oltre a Paper, puoi aggiungere note a foto, PDF, file Excel, file Photoshop e altro ancora, senza bisogno di software aggiuntivo.
Quando tagghi un collega in un commento o nel corpo di un documento di Dropbox Paper, il collega riceve una notifica immediata e il proprietario del file riceve una notifica in caso di eventuali modifiche, indipendentemente dal fatto che sia stato taggato o meno. Lo stesso vale per l’aggiunta di commenti a un video in Dropbox Replay. Ciò significa che il flusso non viene mai interrotto e che è possibile far fluire il lavoro senza ritardi.
Grazie all’editing in tempo reale, è sempre facile trovare, gestire e implementare i feedback più importanti. È possibile visualizzare facilmente:
- il tipo di feedback
- la sezione specifica in un documento o i commenti con timestamp di un video a cui si riferisce il feedback
- l’utente che ha lasciato il feedback
- eventuali discussioni tra i membri del team su quel feedback specifico
… tutto ordinato in thread facilmente comprensibili, pronti per essere lavorati.
L’editing in tempo reale garantisce un ambiente di lavoro più organizzato, che migliorerà in ultima analisi la qualità del lavoro prodotto in quanto disporrai degli strumenti necessari per identificare e superare i problemi che insorgono.

5. Progetti più fluidi, project manager più felici
L’editing in tempo reale rende la gestione dei progetti più semplice, consentendo ai project manager di evitare procedure contorte e comunicazioni disordinate.
Al contrario, i project manager potranno semplificare il flusso di lavoro da uno spazio centralizzato in cui ogni membro del team può comunicare e collaborare in tempo reale.
6. Un modo semplice per modificare i file di Microsoft Office e Google Docs in tempo reale
Non sono solo i file di Dropbox Paper o i video a poter essere modificati in tempo reale su Dropbox. Integra il tuo account Dropbox con Microsoft Office e potrai anche modificare file Word, Excel e PowerPoint online in modo collaborativo. Puoi anche collaborare su Documenti, Fogli e Presentazioni Google direttamente da Dropbox.com.
Potrai vedere in tempo reale chi sta lavorando a un file e comunicare direttamente con queste persone tramite i commenti. Tutte le modifiche apportate verranno salvate automaticamente nel tuo Dropbox e i membri del tuo team potranno continuare a lavorare sul file anche se lo chiudi.
In questo modo è possibile semplificare meglio i processi. Ad esempio, anziché disporre di cinque fogli di calcolo separati per vari componenti di un progetto di analisi, puoi lavorare su un singolo file Excel con schede per ogni sezione, sapendo che eventuali modifiche verranno salvate istantaneamente nel tuo Dropbox.
Ottieni strumenti di editing in tempo reale a portata di mano
Dropbox non solo consente l’editing in tempo reale, ma lo amplifica.
Inizia trasformando la pagina vuota di Dropbox Paper in uno spazio di lavoro completamente funzionale per ogni fase del ciclo di vita di un progetto. Crea elenchi di controllo ed elenchi attività ovunque ti trovi e invia una notifica immediata ai colleghi ogni volta che vengono apportate modifiche. Puoi anche aggiungere clip di SoundCloud e video di YouTube.
Lavori su un progetto video? Pianifica uno storyboard in Dropbox Paper; quando poi dovrai rivedere il video e richiedere feedback, ti basterà aprirlo in Dropbox Replay. Con un semplice link condiviso, puoi raccogliere e confrontare feedback con timestamp, il tutto in tempo reale. I revisori non hanno nemmeno bisogno di un proprio account Dropbox per collaborare con te.
Dalla pianificazione iniziale della strategia alle fasi di feedback e finalizzazione, puoi migliorare il flusso di lavoro, la produttività e i risultati del tuo team con strumenti di editing in tempo reale come Dropbox Paper e Dropbox Replay. È così facile migliorare il lavoro del tuo team con l’editing in tempo reale. Tutto ciò che devi fare è iniziare a utilizzare Dropbox.