Che cos'è la digitalizzazione?

Qual è la definizione di digitalizzazione?

La digitalizzazione è il processo mediante il quale processi analogici e oggetti fisici vengono trasformati in digitali. Pensa a come la scansione di documenti cartacei o l’utilizzo dello spazio di archiviazione cloud per salvare tutti i tuoi file importanti eliminano la necessità di ingombranti schedari. Tutte quei documenti che un tempo erano disponibili offline e su carta possono essere resi completamente digitali grazie alla digitalizzazione e a tecnologie informatiche molto più efficienti. Digitalizzazione è un termine che viene utilizzato anche per descrivere il processo generale di trasformazione digitale, come il fatto di orientare il piano di marketing dell’azienda verso un futuro più digitale.

Perché dovrei ricorrere alla digitalizzazione?

Ci sono molti motivi per passare al digitale, il meno importante dei quali è che la maggior parte delle persone ha già effettuato questo passaggio. Avrai sicuramente notato che la tua banca ti offre l’opzione di emettere estratti conto non cartacei, o che la tua compagnia energetica si sta orientando verso le bollette digitali. Puoi ancora optare per i vecchi metodi, ma la società in generale sta andando verso un futuro digitalizzato, perciò è nel tuo interesse stare al passo. I brand e le famiglie di tutto il mondo stanno attraversando una trasformazione digitale e c’è un buon motivo se interi modelli di business sono basati sul digitale, ecco solo alcuni dei vantaggi:

Accesso ai documenti da qualsiasi dispositivo

Non ti devi più preoccupare di dimenticare una lettera importante a casa o di non aver inviato la scansione via email. I documenti salvati online con Dropbox sono accessibili da qualsiasi luogo. Puoi accedere al tuo account Dropbox tramite telefono, PC o tablet e avere a portata di mano i documenti di cui hai bisogno. E anche se sei offline, puoi continuare a lavorarci.

Condivisione dei documenti semplificata

Ti basta pensare ai social media e a come caricando un’immagine la si rende immediatamente disponibile a tutti coloro che potrebbero desiderarne una copia: lo stesso vale per la digitalizzazione dei documenti. Sono finiti i giorni in cui bisognava pagare per avere una copia di una foto e poi pagare di nuovo per un duplicato da dare a un amico. Con i documenti in formato digitale, è facile condividere, modificare e collaborare.

Soluzione più ecologica e conveniente

Man mano che il mondo si sposta online, le stampanti diventeranno sempre più obsolete. Ciò significa niente spreco di carta per stampare documenti non essenziali né fogli buttati via a causa di stampe poco chiare. Inoltre, questo non farà altro che far risparmiare denaro a te, alla tua azienda o alla tua famiglia nel lungo periodo, dopotutto il toner per stampante costa quanto l’oro al chilo.

Maggiore sicurezza

Potresti avere un archivio sofisticato, perfettamente categorizzato in base a data e ora, ma cosa succederebbe se accadesse qualcosa a esso o ai documenti in esso contenuti? Che si tratti di un incendio, di un ladro o semplicemente di una tazza di caffè rovesciata, non dovresti fare affidamento su una sola copia dei tuoi documenti importanti. Dovresti sempre avere un backup digitale di tutto, comprese le vecchie foto. Con Dropbox, il backup dei file e del PC è semplicissimo e quando è così facile scansionare i documenti utilizzando il telefono con Dropbox, non c’è scusa che tenga. Inoltre, con le funzionalità di sicurezza informatica che forniscono protezione tramite password, con la possibilità di impostare un limite di tempo per l’accesso delle persone, non esiste un modo più sicuro per conservare i documenti.

Facile organizzazione

Potresti essere la persona più organizzata del mondo, ma anche il tuo miglior sistema di archiviazione difficilmente sarà efficiente quanto quello digitale. Grazie alla ricerca rapida che ti aiuta a trovare i documenti in base al nome del file, Dropbox fa un ulteriore passo avanti con la funzionalità di OCR (riconoscimento ottico dei caratteri). Questa tecnologia intelligente esegue la ricerca all’interno dei dati digitali dei documenti scansionati, riconosce le parole e le abbina al termine di ricerca. Quindi, supponiamo che tu abbia bisogno di una bolletta dell’elettricità di aprile 2019: puoi cercare “aprile 2019” o “04/19” e l’OCR troverà ogni documento che contenga queste informazioni. Molto meglio che cercare a mano tra pile di ricevute.

Disponibilità continua

Hai bisogno di collaborare con il tuo team o di far firmare un documento? Nessun problema. Non è più necessario riunire il gruppo per lavorare a un progetto o organizzare una riunione per mettere nero su bianco: puoi utilizzare le firme elettroniche e i documenti condivisi per portare a termine lavori importanti senza lasciare che la logistica interrompa i processi aziendali.

Non si tratta solo di documenti

La digitalizzazione non si limita a convertire fatture, ricevute e contratti in PDF. Praticamente tutto può essere trasformato in digitale e quindi reso molto più accessibile. Foto, schizzi, brainstorming sulla lavagna, biglietti da visita che potresti facilmente perdere o ritagli di riviste che accendono la tua ispirazione possono essere salvati e resi accessibili digitalmente ovunque, in qualsiasi momento e con pochi tocchi.

Documenti protetti dall’usura

I documenti e le foto degli anni passati sono destinati solo a invecchiare sempre di più, a sbiadire, a danneggiarsi o a perdersi. Le soluzioni di digitalizzazione aiutano a trasferire questa eredità di immagini e testi in posizioni online sicure, dove possono essere sottoposti a backup per evitare di perderli.

Fondamentale per l’esperienza cliente

Che tu sia una piccola o anche una grande impresa, la tua reputazione e il tuo senso di affidabilità dipendono dalla qualità della tua offerta. Non pensare solo al servizio o al prodotto che stai vendendo, ma anche agli standard che hai adottato nell’amministrazione e nella corrispondenza. È poco probabile che una fattura cartacea o una corrispondenza con posta tradizionale completa di fotocopie giochi a favore del tuo brand; al contrario, ti faranno apparire piuttosto antiquato. Inoltre, è poco pratico anche per il cliente, che si ritrova a gestire montagne di carta da conservare con attenzione o a perdere tempo per risponderti. Per interagire con i clienti in un modo che faccia capire loro di avere a che fare con un’azienda proattiva, moderna ed efficiente, passa al digitale.

La digitalizzazione è il futuro

Le nuove soluzioni digitali tendono a soppiantare quelle più vecchie e, quando queste soluzioni arrivano, l’adozione è molto più semplice se si è già aggiornati. Pensa alla facilità con cui hai effettuato il passaggio dai CD alla musica in streaming. All’inizio, entrambe le soluzioni erano disponibili, con PC e autoradio che offrivano una transizione fluida con lettori CD e jack aux-in. Ora devi darti da fare per trovare un lettore CD, mentre il lettore MP3 è integrato direttamente nel tuo smartphone, lettore di eBook o tracker per il fitness.

Lo stesso vale per la digitalizzazione dei documenti: se non lo fai ora, ti complicherai la vita in futuro, e potrebbe non esserci un modo semplice o economico per colmare il divario tra documenti cartacei e innovazione digitale quando il progresso farà un ulteriore passo in avanti.

Passaggio al digitale

È probabile che in famiglia e in ufficio diverse aree siano già passate al digitale, dallo streaming TV alla collaborazione su un unico documento online. Tuttavia, potrebbe valere la pena prendersi del tempo per dare un’occhiata a ciò che non è ancora stato archiviato in modo sicuro sul cloud, poiché la conversione dei documenti analogici è un aspetto che molti di noi probabilmente hanno trascurato.