煩雑な作業を軽減してクリエイティブな共同作業を実現

キャンペーンの期限は来週ですが、チームはすでにパンク寸前。コンセプトを最終決定するどころか、同じファイルの複数のバージョンをくまなく調べて、どれが実際に承認されたものなのか見極めるのに追われています。そんな経験はありませんか？

誰かが間違ったバージョンで作業していたとか、別の誰かがフィードバックをまったく見なかったとか、受信トレイが、あれこれ確認するように促すメッセージでいっぱいになっているとか、そんな経験です。

チームは間違いなく有能なのですが、おそらく混乱したプロセスに囚われているのではないでしょうか。今日の多くのクリエイティブな共同作業で見られる問題は、過剰なツール、断片化されたフィードバック、非論理的なバージョン番号が付いたファイル名が多すぎることです。多くの場合、チームを妨げている問題は、単に仕事の進め方そのものなのです。

このガイドは、クリエイティブな現場における混乱を解消するのに役立ちます。真のコラボレーションをサポートする、摩擦の少ないシステムの構築方法をご紹介します。これにより、作業の重複、更新の追跡、物流や管理に関する時間の無駄を回避することができます。

それが必要な理由は、プロセスが機能すれば創造性がもっと容易に湧いてくるからです。クリエイティブなチームワークをよりシンプルかつ効果的なものにしたいなら、Dropbox が提供するクリエイティブ ツールを使用してワークフローを統合できます。チームがアセットを探すのに費やす時間を減らし、優れた成果物を生み出すことに集中できるようにしましょう。

優れた共同作業を阻害する摩擦

チーム メンバーと新しいアイデアをブレインストーミングしている場合でも、既存のワークフローの問題を解決しようとしている場合でも、チームがあちこちでバラバラにコミュニケーションを取っていれば共同作業が破綻します。これは、チームがまったくコミュニケーションを取らないせいで破綻するのとはまた別の問題です。

ある人はドキュメントにコメントを残し、別の人は Slack でフィードバックを共有し、また別の人は編集内容が一致しない新しいバージョンをメールで送信することがあります。気づいたときには、ファイルの最終バージョンが 3 種類存在し、チームの半分は間違ったバージョンで作業しており、締め切りが迫っています。

こうした事態は苛立たしく、費用もかかります。更新の追跡や混乱の解消に時間を費やしても、プロジェクト前進の足しにはなりません。マーケティングやコンテンツ制作のようなペースの速い環境においては、発売が遅れたり、一貫性のないメッセージを送ったり、無駄に機会を逃したりしかねません。

今は大した問題ではなかったとしても、積み重なればどうでしょうか。創作活動に費やすべき時間を、煩雑なプロセスに一人当たり毎週数時間余計に費やしていたら、多くの勢いを失うことになります。

Dropbox では、フィードバック、バージョン、コンテンツを 1 か所で集中管理する強力なクリエイティブ ツールを提供して、この混乱を解消します。これにより、チーム メンバーは現在の状況や、どこに何が保管されているかを常に把握できます。

望ましいクリエイティブな共同作業とは

クリエイティブな共同作業がスムーズに行われていれば、混沌としている、または不明瞭であると感じることはなくなります。パフォーマンスが高いチームは、必ずしも仕事が速かったり、才能に特別に恵まれていたりするわけではなく、おそらく適切なシステムが設定されているため、仕事を管理しやすくなっているのでしょう。

具体的には次のようなものです。

• 明確なオーナーシップとタイムライン：クリエイティブな思考には共通の目標が必要であり、全員がその責任の所在、期限、フィードバックの提供方法を知っている必要があります。Dropbox では、タスクの割り当てと期待の設定が簡単なので、見落としは発生しません。
• 一元化されたファイル ストレージと命名規則：ファイルは見分けやすい名前を付けて 1 か所に保存されるため、メール スレッドやデスクトップ フォルダに散在することはありません。Dropbox は、シンプルなファイルとフォルダの整理機能によりチームのアセット整理を支援します。そのため、すべての段階でアセットが見つけやすくなり、プロジェクト管理全体がスムーズになります。
• アセットに関連付けられた、コンテキスト内でのフィードバック：受信トレイや Slack のスレッドにあいまいなフィードバックが散在することはありません。コメントは本来あるべき場所、つまりファイル自体に追加されます。Dropbox のファイル注釈や Replay のような動画の共同作業ツールを使うと、まさに必要な場所に具体的で実用的なメモを残すことができます。
• 最終版（およびそれ以外のバージョン）の共通認識：タイトルに「最終」が含まれるファイルが本当に正しいものかを推測する必要はもうありません。Dropbox のバージョン履歴は、変更を自動的に記録するため、作業対象とする正しいドラフトを常に把握できます。

これらを組み合わせて実践すると、創造性を発揮できる環境が構築され、不必要な管理作業を行ったり、憶測に頼ったりすることがなくなります。共同作業の不備が徐々に積み重なっていくのと同様に、望ましい共同作業も少しずつ育まれていきます。

チーム リーダーは変更を実施し、その結果を見守ることができます。クリエイティブ プロセスをさらに強化したい場合は、追加の Dropbox 機能を使用して、ワークフローのあらゆる部分を管理、改良、合理化することができます。

クリエイターの煩雑な作業を削減するスマートな方法

クリエイティブ チームに参加する理由は、バージョン管理や見当たらないアセットを探し回るためではありません。幸い、いくつか小さな変更を行うことで、ワークフローから多くの摩擦を取り除き、チームが得意とする仕事に取り組めるようになります。

以下に、大きな違いを生み出せる、即効力のあるヒントをいくつか紹介します。

• 各プロジェクトに「信頼できる唯一の情報源」フォルダを作る：開始から納品まで、リアルタイムで更新可能な場所にファイルを一元管理します。チェックするのが 1 つの場所の 1 つのフォルダになるため、混乱を防ぐことができます。
• Dash のユニバーサル検索を使用してファイルをすばやく表示：何がどこにあるのかを推測するのではなく、Dropbox Dash のユニバーサル検索を使用して、瞬時に検索できます。正確なファイル名を覚えていなくても大丈夫です。
• メール スレッド内ではなくファイル内に注釈を記入：ファイルのコメント機能を使用して必要な場所にフィードバックを直接提供すれば、誰かの受信トレイに埋もれてしまうことがなくなります。そのため、全員の足並みを揃えるのが容易になります。
• 履歴管理とファイル回復を使用して、必要に応じて元に戻す：間違いは常に起こる可能性があります。しかし、Dropbox があれば、ゼロの段階に戻らずに、以前のバージョンを確認できるため、時間の節約となり、同じ作業をやり直す必要はありません。
• Dash でスタックを作成してファイルをキャンペーンやチームごとに分類：スタックでは、ローンチ、成果物、関係者ごとなど関連するコンテンツを簡単にグループ化できます。プロジェクトを整理し、簡単にナビゲートできるようにするために最適です。

Dropbox がどのようにマーケティングとクリエイターの作業を最適化するのに役立つかご覧ください。アイデアがより速く進展し、実行が容易になります。クリエイティブな共同作業のワークフローを大幅に刷新するのに最適なオプションです。

明確な共同作業で見事な創作活動を

優れたクリエイティブの仕事は、明確さから生まれます。フィードバックがわかりやすく、ファイルがあるべき場所にあり、全員が同じバージョンで作業していると、チームの動きが迅速になり、アイデアがより確実に実現されます。

Dropbox は、クリエイティブ チームの障害物を取り除き、必要な構造を提供します。煩雑な作業を減らし、共同作業を明確に保ち、優れた仕事を行うための時間を確保します。