効果的なドキュメント バージョン管理

バージョン管理とは

昨今の組織のチームは、部門、オフィス、国境、タイムゾーンを超えたコラボレーションを行い、同一のドキュメントを操作しています。このような状況がこれだけ普及しているにもかかわらず、異なるバージョンの作業ファイルを管理することに苦労するチームが後を絶ちません。ドキュメントに「最終版」ラベルが付けられたと思ったら、次の瞬間に「最終版 2」に変わっていたことはありませんか？最新のファイルを探し、変更を追跡することに時間を取られているチームは、バージョン管理システムを設定することをおすすめします。

バージョン管理とは、時間の経過とともに生じるバージョン違いのファイルを管理するプロセスです。バージョン管理システムは、もともとソフトウェア開発分野でコードの変更管理のために登場しました。難しそうに聞こえるかもしれませんが、今はそれほど複雑なものではありません。変更を追跡し、過去のすべてのバージョンにいつでもアクセスできるようにするソフトウェアを指す場合もあります。これは、文書作成ツールなどでよくみられる機能です。また、異なるバージョンを保存するために決まったフォルダ構造を使用するなど、ファイルの作業ルールをまとめたものを指すこともあります。

バージョン管理の実用的な用途は、コードを書いたりソフトウェアの最新アップデートを作成したりすることにとどまりません。たとえば、ライターが書籍の原稿を管理する際には、ドキュメントのバージョン管理を行いますし、グラフィック デザイナーがクライアントに納品するデザインの最終版を管理するためにも用いられます。

バージョン管理がチームに不可欠な 5 つの理由

共同作業でドキュメントを扱う場合、足並みを揃えて作業するには、何らかの形でのバージョン管理が欠かせません。完成したドキュメントをリリースするには、どのファイルが最終バージョンかを把握する必要がありますが、重要なことはそれだけではありません。

あらゆる規模の組織で時間のロスを防ぎ、プロセスをスピードアップするためには、適切なソフトウェアを使用し、バージョンを適切に管理することが必要です。これが重要である理由は、次のとおりです。

1. ファイルのすべてのバージョンを保持できる

バージョン管理の最大のメリットは、プロジェクトのワークフローの最初から最後まで、ドキュメントやファイルのすべてのバージョンを保持できることです。バージョン間の違いをチェックし、すべての変更が承認されていることを確認できます。よく整理されたバージョン管理システムがあれば、最終バージョンにしたものが本当の最終版であり、すべての共同作業者が知らないうちに作業時間後に追加されたものではないことを確信できます。

プロジェクトが完了し、チームの作業を確認する際にもバージョン履歴が重要です。この場合、ドキュメントのバージョン管理はプロジェクト期間中のチーム作業の監査証跡として機能し、各段階における変更内容の履歴を詳細に把握できます。特に今後の作業を合理化する場合、その情報を参考に、プロセスの問題をより的確に診断することができます。

2. ファイルの安全な取り扱いと編集をシンプルに行える

誰かが許可なくファイルを上書きした、あるいはファイルを誤って削除してしまった。これ以上にチームの作業を遅らせる事態はそうそうありません。こうなると、オリジナルのファイルが見つかることを祈りながら、メールを探し回ることになります。バージョン管理システムは、すべての段階のファイル バージョンを保持しており、それらをいつでもバックアップとして利用できます。Dropbox のファイル復元を使えば、チーム メンバーがファイルを変更または削除しても、いつでも前のバージョンに戻すことができます。

3. チーム メンバーによる変更を監視できる

大人数のチームが一緒に作業している場合、誰がいつ何を変更したかを把握することが重要です。通常、共有ドキュメントには誰が最後に編集したかについての情報は含まれますが、その他の作業を行ったチーム メンバーの情報があるとは限りません。こうしたケースでは、誰がファイルを開いたか、どのような編集を行ったかを複数のメンバーにメールで尋ねるという無駄な時間が発生してしまいます。

ファイルの変更やドキュメントのバージョンをチーム メンバーが管理する必要があるなら、バージョン管理ソフトウェアの出番です。Dropbox のバージョン管理を使用すると、すべてのファイルの変更が表示され、チーム メンバーのメール アドレスやアカウントと直接関連付けられます。誰かがファイルを編集すると通知が送信され、変更内容の詳細を確認できます。共有フォルダ内のファイルを移動または削除した場合も同様です。

このレベルのバージョン管理を行えば、より透明性の高いプロセスでファイルを管理でき、各ファイルに対するチームの責任感も生まれます。チーム メンバーがいつファイルで作業を開始したか、または誰かが間違って何かを変更したかを把握できます。ファイルの変更があれば、担当者にすぐに確認できるので、メッセージング アプリなどのツールでチーム全体に煩わしいメール通知を送ることはありません。

4. 組織の情報を 1 か所に集約できる

言語や法規制の異なる地域で業務を行うチームと一緒に働く場合、全員の足並みを揃えることが重要になります。情報が一元管理され容易にアクセス可能な状態でなければ、チームが最新情報を共有できなくなり、メンバーが孤立するのも時間の問題です。適切な情報アーキテクチャとバージョン管理を組み合わせることで、組織のすべての部門で共有する情報源を作成し、維持することができます。

バージョン管理では、更新されたドキュメントを何度も送信するのではなく、組織の全員が参照できるように、増分バックアップされた 1 つの一元管理されたドキュメントを維持できます。たとえば、Dropbox を使用すると、人事ガイドラインを 1 つの共有フォルダに保管し、特定のアクセス権限を各チーム メンバーに付与することができます。このファイルを更新すれば、チーム メンバーは同じ情報源から最新の情報を見つけることができ、編集者は古くなった情報のすべての記録を管理できます。すべての情報を安全に保管およびバックアップし、必要なときに誰もがアクセスできるようにするシンプルな方法です。

5. ビジネス プロセスを自動化しスピードアップできる

プロセス最適化の目標は、マネージャーとチーム メンバーが物事をよりわかりやすく、短時間で進められるようにすることです。ドキュメントのバージョン管理では、その導入直後からチームの即応性を高めることができます。誰もが最新情報を把握し、協力して作業に取り組めるだけでなく、ファイルの取り扱いミスを防止できるシステムが実現します。

監視機能、透明性、セキュリティという付加価値をもたらすバージョン管理システムは、常に最新バージョンのファイルで作業しているという安心感を得られるだけではありません。チーム プロセスに関するインサイトを把握し、改善に役立てることで、組織全体の足並みを揃えることができます。

バージョン管理機能を備えたドキュメント管理システムの構築

バージョン管理には、チームのニーズや組織の規模に応じていくつかのアプローチがあります。ほとんどの人は、送信するファイルにバージョン番号を付けるか、ドキュメントに自分のイニシャルや「確認済」といったラベルを付けます。ラベル付け方法は千差万別ですので、このアプローチでは、多くの共同作業者がいる場合、すぐに混乱してしまいます。このことからも、チームのファイルを管理するために決まったアプローチが必要なことがわかります。

1. 命名規則を使う

当たり前に思えるかもしれませんが、厳格な命名規則を定め、チームで従うことが、バージョン管理では不可欠です。まず、命名規則には一貫性があり、ファイルにアクセスする全員にとって明確である必要があります。また、命名規則はチームがこれらのファイルをどのように扱うかに基づいて決める必要があります。たとえば、ドキュメントを整理する際に、ドキュメントの日付が最も重要な要素になるのであれば、ファイル名を日付で始める必要があります。名前の最初の部分には、チームがそのドキュメントを検索する最も一般的な方法が反映されている必要があります。そこでファイル名には、内容をすばやく判別するための最も重要な情報を含める必要があります。バージョン管理システムとして命名規則だけを使用する場合は、バージョンの違いに対応し、新しいバージョンを追加できるナンバリング システムを採用することも必要です。

2. 情報アーキテクチャを使用する

チームにとって便利なドキュメントのラベリング方法を決定したら、そのドキュメントを安全に保管できる、アクセスしやすいシステムが必要になります。そこで情報アーキテクチャが登場します。情報アーキテクチャとは、単純に言えば情報を保管するために使用するフォルダやファイルのレイアウトです。もちろん、命名規則も重要な役割を果たします。ファイル名を厳格に整理していても、「仕事」という漠然としたタイトルのフォルダに入っていたら意味がありません。情報アーキテクチャは、誰がこれらのファイルにアクセスできるかという定義も扱います。組織の全員がすべてのファイルにアクセスできる必要はないからです。

通常、この問題に対処する最善の方法は、共有ファイル ストレージ ソリューションを使用することです。Dropbox のチーム フォルダは、安全な情報アーキテクチャを作成します。Dropbox 内の特定のチームを割り当てることで、チームの作業用リポジトリを作成し、チーム内外のスタッフに特定のアクセス権限を付与することができます。

3. バージョン管理ソフトウェアを取り入れる

命名規則と情報アーキテクチャは、ドキュメント管理体系を成功させるための基盤です。しかし、これらをバージョン管理の主要な方法として使用した場合、逆に時間を取られることになりかねません。バージョン管理ソフトウェアなら、バージョン管理に関する多くのプロセスを自動化し、命名規則だけでは不可能な付加価値が得られます。

Dropbox では、ファイルの以前のバージョンがすべて自動的に同期され、保存されます。その後、最大 180 日間はすべてのファイルにアクセスでき、元に戻すことができます。同期は、ファイルの現在のバージョンをバックアップする役割も果たします。チーム メンバーは、Dropbox を使って個別のファイルで同時に作業してから、最新バージョンに更新できるので、変更を結合してファイルの競合を解決する作業が簡単になります。

一言でまとめると、バージョン管理ソフトウェアは、ファイルのバージョン管理プロセス全体を簡素化し、これらのファイルを使うチームにさらなるメリットをもたらします。

変更内容を追跡し、ミスを減らし、全員が常に最新のドキュメントで作業できるようにすることで、バージョン管理はチームの効率性を高め、情報を整理された状態に保つのに役立ちます。ビジネス ドキュメントを管理するときも、プロジェクトで共同作業をするときも、バージョン管理を取り入れることで時間を節約し、ミスを防ぎ、ワークフローを最適化できます。