デジタル化とは

デジタル化（デジタイゼーション）とは

デジタル化（デジタイゼーション）とは、アナログのプロセスや物理的なオブジェクトをデジタルにするプロセスのことです。紙のドキュメントをスキャンしたり、クラウド ストレージを使ったりして重要なファイルを保存し、不格好なファイル キャビネットをなくすことを思い浮かべてください。かつてはオフラインの世界で紙に記録されていたものが、デジタル化とはるかに効率的なデジタル技術のおかげで、完全にデジタルにできるようになりました。一方、似たような響きのデジタライゼーションとは、企業のマーケティング プランを未来型のよりデジタルなものに移行するなど、デジタルに移行するプロセス全体を表すために使用される言葉です。

デジタル化を行うべき理由

デジタル化する理由はたくさんありますが、その中で最も単純なものは、ほとんどの人がすでにデジタルにシフトしているという理由です。銀行でペーパーレスの明細書が選べること、電力会社やガス会社の請求書がデジタルに移行していることには、もうお気づきかもしれません。もちろん従来の方法を選ぶこともできますが、一般に社会はデジタル化された未来を受け入れているので、それにペースを合わせることが得策です。ブランドや家庭のいたるところでデジタル変革が行われ、ビジネス モデル全体がデジタルに基づいて構築されているので、デジタル化には当然次のようなメリットがあります。

あらゆるデバイスからドキュメントにアクセスできる

重要な手紙を自宅に忘れる、スキャンしたファイルを自分にメールし忘れるといった心配はもう不要です。Dropbox を使ってドキュメントをオンラインで保存すれば、どこからでもアクセスできます。スマートフォンやパソコン、タブレットから Dropbox アカウントにアクセスして、必要なドキュメントを入手できます。また、オフラインの場合でも、ドキュメントで作業を続けることができます。

ドキュメントを簡単に共有できる

ソーシャル メディアを思い浮かべてください。画像をアップロードすれば、その画像は誰もがすぐに利用できるようになります。これがドキュメントのデジタル化による具体的な成功例です。写真を有料で現像し、友人へ渡すためさらにお金を払って焼き増しする時代は終わりました。デジタル形式のドキュメントでは、簡単に共有、編集、共同作業ができます。

環境に優しく経済的

あらゆるものがオンライン化され、プリンターはますます時代遅れになるでしょう。つまり、重要でないドキュメントを印刷する、印刷が不鮮明な用紙を捨てるなど、紙を無駄にすることがなくなります。長期的に考えると、個人、企業、家庭でお金を節約できます。何しろ、プリンターのトナーは同じ重さの金と同じくらい高価なのですから。

より安全に保管できる

日付と時刻まで完全に分類できる高級なファイル キャビネットもありますが、そのキャビネットや収納されているドキュメントに何かあった場合はどうなるでしょう？家の火事であれ、泥棒であれ、あるいは単にコーヒーをこぼしただけであれ、重要なドキュメントはコピー 1 部だけに頼るべきではありません。以前に撮影した写真も含めて、すべてのものをデジタルでバックアップしておくべきです。Dropbox なら、パソコンのバックアップやファイルのバックアップがシンプルに実現し、とても簡単にスマートフォンを使ってドキュメントをスキャンできるのですから、言い訳の余地はありません。さらに、パスワード保護を提供するサイバー セキュリティ機能が搭載され、アクセスできる時間に制限を設けることができるので、ドキュメントの保管にこれ以上安全な方法はありません。

スマートに整理できる

世界で一番整理整頓が得意な人の最高のファイリング システムでさえ、デジタルほど効率が良いとは思えません。Dropbox は、ファイル名に基づいてドキュメントをすばやく検索できる機能だけではなく、OCR（光学文字認識）というさらに一歩進んだ機能も備えています。この優れた技術で、スキャンしたドキュメントのデジタル化データ内を検索して単語を認識し、検索語と照合します。たとえば、2019 年 4 月の電気料金請求書が必要な場合は、「2019 年 4 月」や「04/19」を検索すれば、OCR 機能がこの情報を含むドキュメントを探し出します。請求書の山から手作業で探すよりもはるかに簡単です。

いつでも利用できる

チームとの共同作業や、ドキュメントへの署名が必要でも問題ありません。プロジェクトに取り組むためにメンバーを 1 か所に集めることも、書類に署名をもらうために会議を手配することも、もう必要ないのです。電子署名と共有ドキュメントを使えば、段取りのためにビジネス プロセスを滞らせることなく、重要な仕事を完了することができます。

メリットはドキュメントだけではない

デジタル化とは、請求書や領収書、契約書の PDF 化だけを意味するのではありません。ほとんどあらゆるものをデジタルにすることができ、デジタル化すればより便利になります。写真、スケッチ、ホワイトボードに書かれたブレインストーミングの内容、紛失しがちな名刺、インスピレーションをかき立てる雑誌の切り抜きなどもデジタルで保存でき、いつでもどこでも数回タップするだけでアクセスできます。

ドキュメントを摩耗や破損から保護できる

何年も前のドキュメントや写真は、どんどん古くなって色あせ、破損や紛失もあります。デジタル化ソリューションを使って、こうした古い画像やテキストをオンラインの安全な場所に転送しておけば、バックアップできるので紛失することはありません。

カスタマー エクスペリエンスに不可欠

小規模企業か大企業かを問わず、企業の評判や信頼感は、その企業が提供するものの質によって決まります。これには、販売しているサービスや製品の質だけではなく、事務管理や連絡の質のレベルもかかわってきます。紙の請求書やコピーを同封した郵送での連絡では、企業のブランドが好印象を与える可能性は低く、時代遅れの会社に見えるでしょう。また、大量の書類を慎重に保管し、時間をかけて返送しなければならないのは、クライアントにとっても不便です。プロアクティブで現代的かつ効率的な企業であることをクライアントに保証するカスタマー エンゲージメントを実現するためには、デジタルに移行しましょう。

デジタル化は未来

新しいデジタル ソリューションは、古いものを凌駕する傾向にあります。新たなソリューションが登場したときに、受け入れる側がすでに最新の状態であれば、導入ははるかに簡単です。CD から音楽ストリーミングへの移行が簡単だったことを思い出してください。初期の頃は、CD プレーヤーと AUX 入力端子を使ったスムーズな移行手段がパソコンやカー ステレオにあったので、まだ CD とストリーミングの両方が共存していました。しかし今では、CD プレーヤーはほとんど使われなくなり、その一方で MP3 プレーヤーはスマートフォンや電子ブック リーダー、スマートウォッチなどからも利用できるようになりました。

ドキュメントのデジタル化にも同じことが言えます。もし今デジタル化に踏み切らないと、将来困ることになるでしょう。次の進化がやって来たときに、紙のドキュメントとデジタル イノベーションのギャップを埋める簡単でコストのかからない方法はないかもしれません。

デジタル化を進めよう

ご家庭やオフィスでは、テレビのストリーミングから 1 つのオンライン ドキュメントでの共同作業まで、すでに多くの分野でデジタル化が進んでいることと思います。アナログ ドキュメントのデジタル化は多くの人が忘れがちなことなので、まだ安全なクラウドに保管できていないものがないか、時間をかけて見直してみてはいかがでしょうか？