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집중력이 흐트러지기 쉬운 환경에서는 생산성을 높여주는 도구가 필요합니다. 그런데 그런 기능을 제공한다고 주장하는 앱이 너무 많아서 올바른 앱을 선택하는 것 자체가 방해가 됩니다.
이 모든 것을 이해하는 데 도움이 되도록, 우리는 매일 여러분의 잠재력을 끌어내는 데 도움이 되는 업계에서 가장 인기 있는 생산성 도구의 하이라이트 릴을 편집했습니다.
게다가 해당되는 경우, 이러한 획기적인 생산성 앱을 Dropbox와 결합하여 더욱 뛰어난 경험을 제공하는 방법도 보여드리겠습니다.
시간/작업 관리를 위한 최고의 생산성 앱
아래의 앱은 집과 직장에서 워크플로, 시간, 집중력을 효율적으로 관리하며 생산성을 높여주는 도구입니다.
모든 상황에 적합한 생산성 앱은 거의 없기 때문에 반복적인 작업 자동화부터 전자 서명 속도 향상까지 다양한 시나리오에 대한 예시를 제공했습니다.
대부분의 앱은 무료 버전과 더불어 기능이 추가된 유료 버전도 제공합니다. 아래에 설명된 기능 중 일부는 유료 기능이라는 점을 참조하세요.
1. 자피어
플랫폼: 웹 앱, 브라우저 확장
유용함: 크로스 플랫폼 자동화
아래에 설명된 앱 대부분은 iPhone과 Android, 데스크톱 컴퓨터에서 모두 지원되는 무료 생산성 앱이지만 Zapier는 웹 앱과 Chrome 확장 프로그램을 통해서만 사용할 수 있습니다.
사실 Zapier는 앱보다는 자동화 플랫폼이라고 하는 것이 정확합니다. 이 자동화 플랫폼은 일상적으로 사용하는 다양한 앱 간에 정보를 동기화해 시간을 절약하고, 번거로운 사무 업무를 최소화하고, 중요한 일에만 집중할 수 있게 해주죠. Zapier에서는 자동화된 워크플로를 **Zap**이라고 부르는데, 사용자는 하나부터 열까지 맞춤 설정한 Zap을 생성하거나 원하는 템플릿을 선택해 사용할 수 있습니다. 코딩은 전혀 필요하지 않죠.
Zapier 자동화로 Dropbox에 강력한 힘을 부여하세요
Zapier는 일반적인 자동화를 위한 훌륭한 도구일 뿐만 아니라, Dropbox와 함께 사용하면 수천 개의 인기 앱에 클라우드 스토리지를 연결하여 생산성을 높일 수 있습니다. 다음의 아이디어를 참조해 Dropbox를 더 편리하게 사용해보세요.
- Dropbox에 새로운 이메일 첨부파일 저장
- Dropbox에 저장된 동영상을 YouTube로 바로 업로드
- Dropbox에 업로드하는 모든 Google 스프레드시트에 새로운 행 추가
- 수신한 이메일을 Dropbox에 파일로 백업
2. 트렐로
플랫폼: iOS, Android, 웹 앱
유용한 용도: 작업 관리
Trello는 재미있고 유연한 방식으로 프로젝트를 정리하고 작업의 우선순위를 정할 수 있는 생산성 앱입니다. Trello를 사용하면 작업 관리가 쉽고, 간편하고, 즐거워지죠. Trello에서는 직관적인 보드, 목록, 카드로 아이디어를 간편하게 정리해 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
예를 들어, 마케팅팀이 Trello에서 편집 일정을 관리하고 있다고 가정해보죠. Trello에서는 프로세스의 각 단계를 '아이디어 구상', '기사 작성', '편집', '게시' 등의 목록으로 만들어 기사별로 카드를 추가할 수 있습니다. 그리고 카드에 프로세스 단계별 마감 시한과 Dropbox 파일, Dropbox Paper 파일을 첨부파일 형식으로 첨부해 팀원들에게 배정할 수 있죠. 이렇게 하면 모든 것이 하나의 중심 공간에 체계적으로 정리되어 끝없이 이어지는 이메일 스레드를 뒤질 필요가 없습니다.
그뿐 아닙니다. Trello는 모든 유형의 팀이 필요에 맞게 프로젝트를 관리할 수 있는 유연성을 제공합니다. 게다가 Power-Up으로 불리는 150개 이상의 통합 기능과 내장된 자동화 기능이 제공되어 전 세계 수많은 팀의 사랑을 받고 있죠.
Dropbox로 Trello를 더 많이 활용하세요
클라우드 스토리지에 있는 파일을 확인하는 동안 관련 Trello 업데이트를 볼 수 있으면 좋지 않을까요? Dropbox 계정을 Trello와 통합하면 다음과 같은 이점이 있습니다.
- Dropbox에서 Trello 카드에 파일과 폴더를 직접 첨부하세요
- Trello를 벗어나지 않고도 첨부된 Dropbox 파일을 미리 볼 수 있습니다.
- Dropbox에 첨부된 모든 파일에 대한 Trello 활동이 Dropbox에 직접 반영되도록 합니다.
3. 슬랙
플랫폼: macOS, Windows, Linux, iOS, Android, 웹 앱, 브라우저 확장
유용함: 팀 커뮤니케이션 및 협업
Slack은 많은 대기업이 효율적이고 생산적인 팀 협업을 위한 필수 솔루션으로 사용하면서 입소문을 탄 생산성 앱의 오랜 강자입니다.
팀 및 프로젝트별로 채널을 만들고 협업 도구를 연결해 사용해보세요. 채널은 사내 커뮤니케이션을 간소화할 뿐만 아니라 클라이언트, 파트너, 서비스 공급업체 등 회사 외부 사람들과도 협업을 원활하게 진행할 수 있는 공간입니다.
Slack을 사용하면 하나의 앱에서 음성 통화와 영상 통화를 걸고, 프로젝트별로 채널을 만들고, 화면을 공유하고, 파일을 간편하게 전송할 수 있어 원격 팀의 소통이 원활해집니다.
4. 아사나
플랫폼: 브라우저 확장, iOS, Android
유용한 용도: 포괄적인 프로젝트 관리
Asana는 광범위한 작업 관리 도구로서 생산성 향상을 지원합니다. 추적, 소통, 팀 관리 등의 기능을 사용해 프로젝트의 처음부터 끝까지 철저하게 관리할 수 있죠.
Asana에서는 팀이나 부서별로 여러 개의 그룹을 만들 수 있습니다. 그다음, 프로젝트를 만들고 프로젝트 내에서 작업과 하위 작업, 작업별 일정과 마감 시한을 추가할 수 있죠. 작업과 프로젝트를 특정 팀이나 개인에게 배정하거나, 작업에 댓글을 달아 추가 정보나 설명을 제공할 수도 있습니다. 그리고 다른 팀원을 팔로워로 추가하면 업데이트 사항이 있을 때 이들에게 알림이 전송되죠.
생산성을 높이는 것만큼, 목표를 달성하는 것도 중요합니다. 다행히도 Asana는 이를 쉽게 만드는 추가 설정을 제공합니다.
- 이정표 - 프로젝트의 목표는 항상 명확합니다.
- 종속성 - 다른 사람이 작업을 시작하기 위해 완료해야 하는 작업을 모든 사람이 알 수 있도록 합니다.
- 타임라인 - 프로젝트의 전체 개요를 쉽게 액세스하고 분석할 수 있습니다.
위에 설명한 기능은 모두 Asana에서 기본으로 제공되는 기능입니다. 또한 프로젝트를 손쉽게 관리하는 데 도움이 되는 정교하고 직관적인 기능도 다양하게 제공되죠. 시간 추적에서부터 교정, 일정 관리, 메모까지, Asana는 프로젝트 관리에 관한 모든 기능을 제공합니다.
Dropbox를 사용하여 프로젝트 파일과 Asana 프로젝트 관리를 하나의 지붕 아래에 모으세요.
파일을 검색하는 데 소요되는 시간이 줄어들수록, 프로젝트 진행에 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다. Asana를 Dropbox에 연결하면 Asana를 통해 Dropbox 파일을 직접 첨부하고 공유할 수 있어 효율성이 더욱 높아집니다.
5. 드롭박스 사인
플랫폼: 웹 앱, API, iOS, Android
유용한 용도: 전자 서명 및 계약 워크플로 효율성
문서를 인쇄해, 서명하고, 서명된 문서를 스캔한 다음 서명인에게 전송하던 시절은 이제 갔습니다. Dropbox Sign을 사용하면 문서에 디지털 서명을 할 수 있어 많은 시간을 절약하고 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 이는 모든 서명자가 하나의 작업 공간에 있는 경우가 거의 없는 현대의 디지털 작업 환경에서 특히 유용합니다.
NDA, 임대차 계약서, 고용 계약서 등 어떤 문서라도 상관없습니다. 총 17개의 파일 형식이 지원되어 서명이 필요한 문서라면 거의 모든 문서에 서명할 수 있죠. HelloSign의 전자 서명은 법적 구속력을 발휘하고 철저한 암호화 과정을 거치기 때문에 문서가 적법한지, 개인정보가 안전하게 보호되는지 걱정할 필요가 없습니다.
특정 순서에 따라 대량 요청을 보내 이전 서명자가 서명하면 순서대로 각 서명자에게 알림이 전송되거나, 한꺼번에 모든 서명자에게 알림이 전송될 수 있습니다. 서명 요청을 받은 사람은 계정에 로그인해 문서를 읽고, 전자 서명을 추가하기만 하면 됩니다. 그러면 서명이 완료된 문서가 밀봉되어 서명 요청자에게 다시 전송.
템플릿을 새로 만들거나 기존 템플릿을 사용해 서명 프로세스를 더욱 간소화할 수도 있습니다. 버튼 클릭 한 번이면 맞춤형 로고와 브랜딩을 추가할 수도 있죠.
팀 관리 도구를 사용하면 서로 다른 그룹이나 개인에게 액세스를 부여하고, 필수 입력 항목과 선택 항목, 참조인을 설정할 수 있습니다. 모두가 정해진 시간 내에 서명을 완료할 수 있도록 리마인더도 전송할 수 있죠.
6. IFTTT
플랫폼: Android 및 iOS 기기만 해당
유용함: 스마트 기기를 이용한 자동화
IFTTT는 사용자를 대신해 작업의 생산성을 높여주는 직관적인 생산성 앱입니다.
IFTTT는 'IF~THEN' 함수를 기반으로 자동화된 조건부 기능을 생성합니다. IFTTT에 탑재된 '애플릿'은 하나의 앱에서 지정된 조건이 충족되면 다른 앱에서 특정 작업이 실행되도록 합니다. 이런 면에서 IFTTT는 Zapier와 유사하지만 이보다는 단순하죠.
예를 들어, YouTube에서 동영상을 보다가 '좋아요'를 누르면 해당 동영상이 자동으로 Spotify 플레이리스트에 추가되게 하거나, IFTTT를 스마트 홈 기술과 통합하면 예를 들어 거리에 접근할 때마다 난방을 켤 수 있습니다. Facebook 사진에 태그될 때마다 IFTTT가 Dropbox에 저장할 수 있습니다.
이러한 자동화된 작업이 생산성을 향상해줘 소중한 시간과 자원을 낭비하지 않고도 필요한 작업을 수행할 수 있습니다.
IFTTT는 Zapier가 지원하지 않는 많은 스마트 홈 기기 및 모바일 앱과 호환되며 그 반대의 경우도 마찬가지입니다. 또한 Zapier는 주로 데스크톱에서 작동하는 반면, Zapier는 스마트폰에서 더 나은 기능을 제공하므로 두 앱 모두 그 나름대로 유용합니다.
Dropbox를 사용하여 시간 관리 및 생산성을 개선하는 방법
Dropbox는 프로젝트 관리, 파일 관리, 원격 협업을 용이하게 하는 도구를 제공하여 생산성을 높이는 도구이기도 합니다. Dropbox를 사용하면 모든 프로젝트를 초기 전략 단계부터 제작, 피드백 등 모든 단계로 한 공간에서 관리할 수 있습니다.
Apple, Microsoft 등 모든 장치에 무료 앱을 설치해 어디서든 데이터를 안전하게 보호하며 파일에 액세스하고, 파일을 편집하고, 관리해보세요. Dropbox의 다양한 커뮤니케이션 및 협업 도구를 활용하여 프로젝트 계획을 수립하고, 할 일 목록을 작성하고, 메모를 작성하고, 실시간 피드백을 남기고, 이해관계자에게 최신 정보를 제공하세요.
위에 설명한 모든 생산성 앱은 Dropbox 계정과 간편하게 통합됩니다. 생산성 앱을 통합해 워크플로를 간소화하고, 가시성과 효율성을 향상하며 생산성을 한층 더 높여보세요.
