Apakah yang menjadikan mesyuarat berkesan?
Anda sudah mengalaminya: mesyuarat teruk yang digeruni. Ini merupakan mesyuarat perniagaan yang mana tiada apa-apa diselesaikan, semuanya beralih kepada mesyuarat seterusnya dan semua orang yang meninggalkan mesyuarat itu berasa mereka bagaikan membuang masa. Sekumpulan orang yang berkumpul dalam bilik untuk membincangkan apa-apa perkara yang terlintas dalam fikiran ialah definisi mesyuarat yang teruk. Sekiranya anda ingin mengadakan mesyuarat yang berjaya, anda memerlukan pandangan jauh sebenar dan jika mesyuarat merupakan teras peranan anda, maka lebih baik untuk seluruh pasukan jika anda merancang mesyuarat dengan baik.
Mesyuarat lembaga pengarah selalunya diadakan setiap suku tahun pada hari ini, dan bukannya kejadian mingguan. Banyak perniagaan kini bergantung pada "pengejaran" dadakan. Tetapi bukan sahaja pertemuan yang tidak baik adalah hambatan untuk semua orang. Mereka mahal juga. Kecekapan komunikasi yang lemah sebenarnya menyebabkan kerugian sehingga $10,000 bagi setiap pekerja. Jadi menjalankan mesyuarat yang berkesan bukan sahaja penting untuk kewarasan anda, ia juga penting dari segi kewangan untuk mana-mana perniagaan—besar atau kecil.
Pengurusan mesyuarat yang pintar bermula lebih awal sebelum mesyuarat sebenar bermula dan berterusan lama selepas mesyuarat tamat. Berikut merupakan beberapa perkara penting yang perlu dipertimbangkan semasa menempah mesyuarat yang berjaya dengan pekerja, klien atau seluruh pasukan perniagaan anda.
Tentukan tujuan mesyuarat
Banyak mesyuarat buruk telah berakhir dengan pekerja semuanya berada di halaman yang sama, halaman itu ialah "Saya boleh menghabiskan masa mesyuarat itu dengan sebenarnya melakukan perkara yang kami bincangkan." Pastikan anda mentakrifkan tujuan mesyuarat dengan jelas sebelum anda memasukkannya ke dalam kalendar. Salah satu cara terbaik untuk melakukan ini ialah membuat agenda mesyuarat yang difikirkan dengan baik .
Tentukan waktu mesyuarat bermula
Jangan tiba-tiba umumkan masa mesyuarat pada hari yang sama, malah sehari sebelumnya. Notis lebih lanjut yang anda berikan kepada hadirin, lebih baik peluang anda untuk mesyuarat yang berjaya. Jangan anggap mesyuarat seperti perjalanan kuasa, menggunakan kuasa untuk memisahkan pasukan anda daripada kerja yang lebih penting. Ciri pengurusan tugasan dalam Dropbox Paper memberikan gambaran yang jelas tentang beban kerja semua orang, jadi anda boleh melihat sama ada tarikh pilihan anda ialah masa mesyuarat yang baik atau jika pasukan berkemungkinan mempunyai item tindakan yang lebih mendesak.
Begitu juga, alatan pengurusan masa seperti ini membolehkan anda melihat sama ada projek telah menghadapi halangan dan jika anda memerlukan mesyuarat untuk menyelesaikan sebarang masalah. Jika pasukan anda berada di seluruh negara, malah di seluruh dunia, maka anda juga perlu mencari masa yang sesuai untuk semua orang dalam setiap zon waktu. Jika anda tidak menemui slot masa yang sesuai untuk semua orang, maka semak sama ada mesyuarat amat diperlukan atau cuba sediakannya sebagai mesyuarat async sebaliknya.
Jemput peserta mesyuarat yang berkenaan
Pastikan orang yang betul ditambahkan pada jemputan. Jangan jemput seluruh pasukan jika anda tahu sesetengah ahli mempunyai keutamaan yang lebih mendesak atau mungkin tidak begitu terlibat dalam sesuatu projek. Begitu juga, jangan menolak ahli pasukan junior atau pelatih yang mungkin boleh menawarkan perspektif baharu. Dan dengan penyepaduan aplikasi Zoom dan Slack dalam Dropbox untuk pasukan, tiada sebab untuk mengecualikan ahli mesyuarat jauh. Pertimbangkan amalan terbaik pertemuan jarak jauh untuk melibatkan semua rakan sekerja. Anda boleh menjalankan mesyuarat, mengambil minit dan menghantar susulan kepada mana-mana ahli pasukan di dalam atau di luar tapak tanpa menukar konteks. Peserta mesyuarat sepatutnya begitu sahaja—di sana untuk mengambil bahagian, jadi pastikan anda menjemput orang yang akan terjejas secara langsung oleh semua yang dibincangkan. Bagaimanapun, mesyuarat yang berjaya adalah kunci kepada kerjasama pasukan yang lebih berkesan.
Kongsikan maklumat, jangan harapkan input sahaja
Jika anda perlu memikirkan idea baharu untuk projek, jangan hanya memanggil ahli pasukan ke bilik mesyuarat dan mengharapkan mereka melakukannya di tempat. Apabila merancang mesyuarat-terutama untuk sumbangsaran-kumpul inspirasi, dan tulis idea anda sendiri terlebih dahulu. Kemudian, berikan perhatian kepada hadirin anda supaya mereka boleh datang ke mesyuarat dengan bersedia. Jika merancang tugas atau matlamat, minta ahli mempertimbangkan matlamat SMART terlebih dahulu untuk menyelaraskan objektif. Anda mahu mereka dapat menambah nilai jadi pastikan anda membuat dokumen berguna dalam Paper yang boleh dibaca oleh peserta mesyuarat sebelum mesyuarat—malah menambah idea mereka sendiri.
Dayakan sesi membuat keputusan
Mesyuarat yang berkesan sepatutnya dibentangkan sama seperti tugasan lain: bermula dengan tujuan dan berakhir dengan penyelesaian atau sekurang-kurangnya, langkah-langkah yang dipersetujui untuk mencapai matlamat. Sekiranya mesyuarat adalah berkenaan mengatasi masalah, berikan peluang kepada semua orang yang hadir untuk menyuarakan pendapat mereka tentang cara mendekati masalah tersebut. Kemudian, luangkan masa mesyuarat anda untuk menyelesaikan masalah sebagai satu pasukan. Jangan biarkan sebarang mesyuarat tamat tanpa semua orang tahu tentang pelan tindakan, dengan tarikh akhir yang ditetapkan untuk orang dan waktu tugas tertentu perlu diselesaikan.
Cara mengadakan mesyuarat
Mesyuarat yang berkesan tidak semestinya perlu diadakan di bilik mesyuarat fizikal. Jika sesetengah ahli pasukan bekerja dari jauh, pelan ini tidak selalu dapat dilaksanakan. Mesyuarat yang baik tidak seharusnya bergantung pada tempat ia dijalankan—Zum atau Google Hangouts ialah tetapan yang sangat baik.
Tiada sebab untuk seseorang mencatat minit mesyuarat apabila semua orang dalam mesyuarat boleh memasukkan nota dalam dokumen usaha sama, secara langsung. Walaupun ini mungkin kelihatan seperti "terlalu banyak campur tangan," tetapi ini juga menggalakkan semua orang untuk benar-benar terlibat dalam perjumpaan pada masa nyata. Ini juga bermakna jika ada penyertaan daripada ahli pasukan jarak jauh sepanjang mesyuarat disebabkan zon masa atau sambungan yang teruk, mereka tidak perlu menunggu sehingga akhir untuk melihat perkara yang mereka terlepas: mereka boleh menyemaknya secara terus dalam dokumen secara langsung. Bagi orang yang lebih bersifat introvert, nota mesyuarat yang dilakukan sebegini juga mungkin terbukti lebih berkesan. Anda boleh menyunting dan mengambil isi penting daripada perspektif semua orang dan kemudian, memasukkannya dalam e-mel susulan.
E-mel susulan hendaklah sentiasa dihantar kerana walaupun dalam senario terbaik, anda tidak mungkin mengingati semua yang disebut dalam mana-mana mesyuarat, walaupun anda sedang mencatat nota. E-mel susulan yang dikarang oleh perancang mesyuarat akan membantu para hadirin mengenali dan mengutamakan perkara utama perbincangan. Pertemuan yang benar-benar berjaya ialah pertemuan di mana semua orang dapat mengingati dengan jelas apa yang telah dilindungi. Jika hari anda adalah mengenai mesyuarat dan nota, kemudian masukkannya ke dalam format yang diperkemas dengan templat minit mesyuarat.
Jenis mesyuarat
Tidak setiap pertemuan perlu diberikan gravitas besar-besaran. Item agenda mesyuarat anda mungkin sesuatu yang mudah diselesaikan antara anda, pengurus kewangan dan papan putih — atau aplikasi pengimbas dokumen yang berguna untuk semua invois tersebut. Pertemuan mungkin semudah Slacking dengan pekerja bebas untuk memberitahu mereka bahawa anda sentiasa bersedia jika mereka memerlukan anda. Atau mungkin ia mengejar rakan sekerja semasa makan tengah hari. Pada penghujung hari, mesyuarat hanyalah satu kaedah untuk mengekalkan komunikasi hidup. Jangan hapuskan isu hanya kerana ia tidak dibincangkan dalam suasana mesyuarat rasmi, dan jangan gagal untuk membuat susulan hanya kerana bilangan orang tidak lebih daripada dua orang. Ingat: setiap pertemuan penting, tidak kira betapa kecilnya.
Berikan galakan pada mesyuarat anda
Sekiranya mesyuarat anda adalah tentang kemas kini pejabat atau memperkenalkan ahli pasukan baharu, ini mungkin dilihat oleh sesetengah orang sebagai tidak penting. Walau bagaimanapun, mesyuarat sebegini adalah sangat penting kepada keseluruhan budaya korporat anda apabila berkenaan pembinaan pasukan. Berikan sebab kepada ahli pasukan untuk datang dengan insentif yang menarik seperti makanan sedap yang boleh mengubah mesyuarat produktif menjadi makan tengah hari pasukan. Atau anda boleh memberikan petunjuk bahawa anda akan mendedahkan sesuatu yang mengujakan, walaupun ini cuma lokasi parti Natal.
Semua orang boleh menjadi perancang mesyuarat
Terdapat idea ketinggalan zaman bahawa pengurusan mesyuarat hanya boleh dilakukan oleh 'orang atasan' dengan kuasa untuk memanggil pasukan bermesyuarat. Namun, komunikasi berjalan dua hala. Sekiranya anda berfikir bahawa mesyuarat diperlukan, maka adakan mesyuarat tersebut. Ketahuilah bahawa terserah kepada anda untuk memastikan mesyuarat tersebut berkesan dan tidak membuang masa.
Mesyuarat adalah untuk semua orang berkongsi idea serta menyuarakan kebimbangan dan memintanya ditangani. Katakan terdapat isu yang walaupun alat pengurusan tugasan terbaik tidak dapat menyampaikannya. Itulah masa yang sesuai untuk anda membenderakan isu itu secara peribadi dengan pasukan anda. Mesyuarat adalah tentang memberi suara kepada semua orang, tidak kira peranan atau lokasi mereka. Dan dengan alat digital yang berkesan yang anda gunakan, setiap mesyuarat boleh berjalan dengan lebih lancar.
