Apakah itu penyuntingan masa nyata?
Penyuntingan masa nyata bermaksud berbilang ahli pasukan dapat membuat kerja pada—dan menyunting—satu fail secara serentak. Apa-apa perubahan pada fail tersebut dikemas kini bagi setiap pengguna, hampir dengan segera. Kerjasama masa nyata bergantung pada aplikasi dalam talian berasaskan awan yang membolehkan sebilangan pengguna mengakses dan menyunting fail secara serentak. Penyuntingan boleh dilakukan pada komputer, tablet atau peranti mudah alih. Penyuntingan juga boleh dilakukan dari mana-mana lokasi apabila menggunakan alat yang sesuai.
Pada masa lalu, penyuntingan dan kerjasama masa nyata hanya boleh dilakukan dengan kandungan berasaskan teks. Contohnya, anda boleh menyunting dokumen yang disimpan dalam talian dalam penyimpanan awan atau menggunakan alat penyuntingan dokumen kolaboratif seperti Dropbox Paper. Walau bagaimanapun, kini penyuntingan video dan audio masa nyata boleh dilakukan menggunakan alat seperti Dropbox Replay.

6 perkara yang boleh diserlahkan untuk pasukan anda melalui penyuntingan kolaboratif masa nyata
Keupayaan rakan sekerja untuk bekerjasama dalam masa nyata bermakna anda bukan sahaja boleh menjimatkan masa, bahkan wang dan juga sumber.
1. Mesyuarat yang lebih bermakna
Walaupun mesyuarat secara bersemuka masih diperlukan, penyuntingan masa nyata boleh digunakan untuk menerima manfaat sepenuhnya. Dropbox Paper mempunyai templat agenda dan minit mesyuarat yang boleh disesuaikan dan digandingkan dengan pengeditan langsung yang membolehkan anda mengadakan mesyuarat yang lebih fokus dan produktif. Semua orang boleh mencatat nota dalam masa nyata di tempat yang sama, tanpa perlu bergantung pada seorang pencatat minit mesyuarat. Ini cara yang bagus untuk memastikan semua maklumat penting boleh diakses dengan mudah oleh seluruh pasukan.
Katakan anda dan rakan sepasukan anda berada di luar bengkel, mempelajari tentang produk baharu daripada klien yang akan anda jalankan kempen. Berbanding dengan setiap orang mencatat nota sendiri dan perlu digabungkan selepas itu, anda sebaliknya boleh menggunakan dokumen yang sama, yang menjimatkan masa anda dan memastikan tiada butiran yang tertinggal.
2. Berbilang tugas yang lebih baik dan segerak
Bayangkan sebuah pasukan menghasilkan artikel untuk blog laman web mereka. Mereka mungkin perlu mempunyai seorang atau lebih untuk mengkaji topik dan menambahkan nota dalam fail Dropbox Paper. Pada masa yang sama, penulis artikel boleh memantau kajian dengan tenang dan memulakan penghasilan.
Jika terdapat perubahan dalam ringkasan atau nota tambahan selepas penghasilan bermula, ahli pasukan boleh menambahkan nota ini dengan mudah sebagai anotasi pada dokumen Dropbox Paper yang sama. Mereka juga boleh meletakkan tag penulis agar mereka dimaklumkan dengan segera.
Tanpa penyuntingan masa nyata, tugas ini berlaku secara berturutan, bukan secara serentak. Ini bukan sahaja memakan masa, tetapi juga bermakna versi fail baharu atau rantaian e-mel yang panjang perlu dihantar apabila terdapat kemas kini. Itu boleh membawa kepada pengurusan fail yang tidak teratur dan mengelirukan apabila dokumen kandungan anda mula bertimbun.
Penyuntingan masa nyata membolehkan semua orang bekerja dalam satu ruang, agar anda tidak perlu menavigasi fail hampir sama tanpa penghujung untuk memastikan anda mendapat perkara yang anda perlukan.
3. Proses semakan yang produktif
Penyuntingan masa nyata menjadikan proses semakan dan maklum balas lebih cekap dan produktif berbanding dengan sebelum ini.
Setelah kandungan dihasilkan, anda bukan sahaja perlu meminta agar kandungan tersebut disemak oleh pembaca pruf atau penyemak tetapi juga oleh klien, rakan niaga, pasukan undang-undang dan pihak lain yang berkaitan. Melalui penyuntingan masa nyata, anda tidak perlu menunggu seseorang menambahkan nota mereka sebelum orang yang seterusnya boleh menambahkan notanya. Semua orang boleh membuat anotasi pada dokumen atau video pada masa yang sama, dan bakat boleh terus melaksanakan maklum balas apabila diberikan.
Jika anda bekerja dengan orang lain dalam projek video, anda juga boleh mengadakan ulasan maya langsung untuk video anda menggunakan Dropbox Replay untuk ditonton, diberikan komen dan ditambahkan nota secara terus pada video anda oleh semua orang. Semua komen, maklum balas dan pindaan direkodkan di satu tempat, sedia untuk anda laksanakan daripada satu sumber kebenaran
Tidak kira jenis kandungan yang anda usahakan, jika anda mempunyai proses semakan dua langkah, penyuntingan masa nyata menyelamatkan anda daripada kesukaran menyimpan dan menghantar setiap versi yang dipinda secara berasingan. Ketika semakan pertama selesai, anda boleh segera memaklumkan kepada penyemak seterusnya dengan mengklik satu butang, agar kerja tersebut boleh terus berjalan lancar secara organik.
4. Gelung maklum balas yang berkesan
Anda boleh memperkemas keseluruhan proses maklum balas dengan penyuntingan langsung. Jika komen dan maklum balas datang daripada lebih daripada seorang, anda perlu memastikan bahawa semua nota penting mudah dilihat di satu tempat. Tindakan menyemak banyak rantaian e-mel, sembang dan tandaan dokumen atau video untuk mengumpulkan semua maklum balas dan nota yang anda perlukan ialah proses yang rumit dan boleh menyebabkan anda terlepas isi-isi penting.
Anotasi pada Dropbox Paper membolehkan mana-mana pengguna yang mempunyai akses menambahkan maklum balas mereka secara terus pada dokumen yang sedang disemak. Selain Paper, anda boleh meletakkan anotasi pada foto, PDF, fail Excel, fail Photoshop dan banyak lagi, tanpa memerlukan perisian tambahan.
Apabila anda meletakkan tag rakan sekerja sama ada sebagai komen atau dalam kandungan dokumen Dropbox Paper, mereka akan dimaklumkan dengan segera dan pemilik fail akan dimaklumkan tentang apa-apa perubahan sama ada melalui tag atau tidak. Begitu juga dengan proses menambahkan komen pada video dalam Dropbox Replay. Ini bermakna, aliran kerja tidak akan terganggu dan anda boleh meneruskan proses tanpa berlengah.
Dengan pengeditan masa nyata, maklum balas penting sentiasa mudah dicari, diurus dan dilaksanakan. Anda boleh melihat dengan mudah:
- maklum balas
- bahagian khusus dalam dokumen atau cap masa video yang berkaitan dengan maklum balas
- orang yang memberikan maklum balas
- apa-apa perbincangan dalam kalangan ahli pasukan tentang maklum balas khusus itu
…semuanya tersusun rapi dalam rantai yang mudah dibaca, sedia untuk anda laksanakan.
Ini mewujudkan persekitaran kerja yang lebih teratur, yang akhirnya akan meningkatkan kualiti kerja yang anda hasilkan apabila anda dilengkapi dengan lebih baik untuk mengenal pasti dan mengatasi apa-apa masalah yang timbul, apabila masalah berlaku.

5. Projek lebih lancar, pengurus projek lebih gembira
Pengeditan langsung menjadikan pengurusan projek lebih mudah, membolehkan pengurus projek memintas proses yang berbelit-belit dan komunikasi yang tidak teratur.
Sebaliknya, mereka boleh melancarkan aliran kerja mereka dari ruang tengah di tempat setiap ahli pasukan boleh berkomunikasi dan bekerja dalam masa nyata.
6. Cara mudah mengedit fail Microsoft Office dan Google Docs pada masa nyata
Ini bukan sekadar fail Paper atau video yang anda boleh edit dalam masa nyata dalam Dropbox. Sepadukan akaun Dropbox anda dengan Microsoft Office, anda juga akan dapat mengedit fail Word, Excel dan Powerpoint secara dalam talian, bersama-sama. Anda juga boleh bekerjasama menggunakan Google Docs, Sheets dan Slides secara terus dari Dropbox.com.
Anda akan dapat melihat dalam masa nyata individu yang sedang menggunakan fail dan berkomunikasi secara terus dengan mereka melalui komen. Apa-apa perubahan yang dibuat akan disimpan secara automatik dalam Dropbox anda, dan rakan sepasukan anda boleh terus menggunakan fail walaupun anda telah menutup fail itu.
Ini membolehkan anda memperkemas proses anda dengan lebih baik. Contohnya, daripada menyerahkan lima lembaran yang berasingan untuk mendapatkan pelbagai komponen projek analisis, anda boleh menggunakan satu fail Excel yang mempunyai tab untuk setiap bahagian, dengan apa-apa perubahan akan disimpan dengan segera dalam Dropbox anda.
Dapatkan alat penyuntingan masa nyata di hujung jari anda
Dropbox bukan sekadar mendayakan penyuntingan masa nyata, Dropbox juga memperkukuh proses penyuntingan masa nyata.
Mulakan dengan memindahkan kanvas kosong Dropbox Paper menjadi ruang kerja yang berfungsi sepenuhnya untuk setiap langkah dalam jangka hayat projek. Cipta senarai semak dan senarai tugasan ketika dalam perjalanan dan maklumkan segera kepada rakan sekerja anda setiap kali perubahan dibuat. Anda juga boleh menambahkan klip SoundCloud dan video YouTube.
Mengusahakan projek video? Rancang dan buat papan cerita dalam Dropbox Paper, kemudian untuk menyemak video dan meminta maklum balas, buka video anda dalam Dropbox Replay. Dengan pautan kongsian ringkas, anda boleh mengumpul dan menyusun maklum balas bercap masa, semua ini dilakukan dalam masa nyata. Penyemak tidak memerlukan akaun Dropbox mereka sendiri untuk bekerjasama dengan anda.
Daripada perancangan strategi awal hingga peringkat maklum balas dan pemuktamadan, anda boleh meningkatkan aliran kerja, produktiviti dan output pasukan anda dengan alat penyuntingan masa nyata seperti Dropbox Paper dan Dropbox Replay. Semudah itu sahaja untuk meningkatkan prestasi pasukan anda dengan penyuntingan masa nyata. Anda hanya perlu memulakan dengan Dropbox.