Apakah definisi pendigitalan?
Pendigitan ialah proses mengambil proses analog dan objek fizikal, kemudian menjadikannya digital. Fikirkan tentang cara mengimbas dokumen kertas atau menggunakan penyimpanan awan untuk menyimpan semua fail penting anda, ini akan menyingkirkan keperluan kabinet pemfailan yang serabut. Semua perkara yang dahulunya lebih banyak dikendalikan di luar talian dan atas kertas, kini boleh dilakukan secara digital sepenuhnya disebabkan oleh pendigitan dan teknologi digital yang jauh lebih cekap. Pendigitan, walaupun kedengaran serupa, istilah ini digunakan untuk menerangkan keseluruhan proses menuju digital, seperti menggerakkan rancangan pemasaran perniagaan anda ke masa depan yang lebih digital.
Mengapa saya perlu menggunakan pendigitalan?
Terdapat banyak sebab untuk beralih ke digital, paling tidak adalah kerana kebanyakan orang telah membuat peralihan. Anda mungkin perasan bahawa bank anda memberi anda pilihan penyata tanpa kertas atau syarikat tenaga anda sedang menuju ke arah bil digital. Anda pastinya boleh memilih cara lama, tetapi masyarakat, secara amnya, menerima masa depan yang didigitalkan jadi demi kepentingan terbaik anda untuk bersaing. Jenama dan isi rumah di mana-mana sedang melalui transformasi digital, keseluruhan model perniagaan adalah berdasarkan digital, dan atas sebab yang baik, berikut adalah beberapa faedah:
Akses dokumen anda daripada mana-mana peranti
Tidak perlu risau lagi tentang melupakan surat penting di rumah, atau tidak menghantar e-mel imbasan kepada diri sendiri. Simpan dokumen anda dalam talian dengan Dropbox dan anda boleh mengaksesnya dari mana-mana sahaja. Anda boleh mengakses akaun Dropbox anda melalui telefon, PC atau tablet, dan dapatkan dokumen anda yang sangat diperlukan. Dan walaupun anda berada diluar talian, anda masih boleh terus mengerjakannya.
Ia memudahkan perkongsian dokumen
Cuba fikirkan media sosial dan bagaimana memuat naik gambar dengan serta-merta menjadikannya tersedia untuk semua orang yang mungkin memerlukan salinan—inilah tanda kewujudan dokumen pendigitan yang berjaya. Hari-hari yang anda perlu membayar untuk satu salinan foto telah berlalu. Kemudian anda perlu membayar lagi untuk pendua yang ingin diberikan kepada rakan. Dengan dokumen dalam format digital, semua perkara mudah untuk dikongsi, diedit dan bekerjasama.
Ia lebih mesra alam dan mesra poket
Dengan segala-galanya dalam talian, pencetak akan menjadi semakin usang. Ini bermakna tiada kertas terbuang untuk mencetak dokumen yang tidak penting, atau membuang helaian kerana cetakan kabur. Selain itu, itu hanya dapat menjimatkan wang anda dan perniagaan atau isi rumah anda dalam jangka masa panjang, lagipun, toner pencetak adalah semahal emas setiap paun.
Ia lebih selamat
Anda mungkin memiliki kabinet pemfailan mahal yang dikategorikan dengan sempurna mengikut tarikh dan masa, tetapi bagaimana jika sesuatu berlaku pada kabinet ini atau dokumen yang terdapat di dalam kabinet? Sama ada kebakaran rumah, kecurian atau secawan kopi tertumpah, anda tidak boleh bergantung pada salinan tunggal dokumen penting anda. Anda seharusnya sentiasa mempunyai sandaran digital untuk semua perkara, termasuk foto masa lalu. Sandaran PC dan sandaran fail amat mudah dengan Dropbox. Tiada alasan untuk tidak membuat sandaran lagi apabila anda boleh mengimbas dokumen anda menggunakan Dropbox pada telefon anda dengan cukup mudah. Selain itu, dengan ciri keselamatan siber yang menyediakan perlindungan kata laluan—anda dapat menetapkan had masa untuk orang dapat mengakses—tiada cara yang lebih selamat untuk menyimpan dokumen anda.
Organisasi yang mudah
Anda mungkin orang yang paling teratur di dunia, tetapi sistem pemfailan terbaik anda tidak mungkin secekap digital. Dengan carian pantas yang dapat membantu anda mencari dokumen berdasarkan nama fail, Dropbox selangkah lebih maju dengan OCR (Pengecaman Aksara Optik). Teknologi pintar ini mencari dalam data yang didigitalkan bagi dokumen anda yang diimbas, untuk mengecam perkataan dan memadankannya dengan istilah carian anda. Jadi, katakan anda memerlukan bil elektrik untuk bulan April 2019, anda boleh mencari “April 2019” atau “04/19” dan OCR akan mencari sebarang dokumen yang mengandungi maklumat ini. Ini jauh lebih baik daripada mencari melalui timbunan bil dengan tangan.
Ia sentiasa tersedia
Perlu bekerjasama dengan pasukan anda atau mendapatkan tandatangan pada dokumen? Tiada masalah. Anda tidak lagi perlu mengumpulkan kumpulan anda untuk mengusahakan projek atau mengatur perjumpaan untuk mendapatkan tandatangan atas kertas, anda boleh menggunakan tandatangan elektronik dan berkongsi dokumen untuk menyelesaikan kerja penting tanpa membiarkan logistik menghentikan proses perniagaan anda.
Ia lebih daripada dokumen
Pendigitan bukan sekadar menukar bil, resit dan kontrak menjadi PDF. Hampir semua perkara boleh ditukar kepada digital dan seterusnya menjadikan semua perkara lebih mudah. Foto, lakaran, sumbang saran papan putih, kad perniagaan anda mungkin akan hilang, atau keratan majalah yang mendorong inspirasi anda semuanya boleh disimpan secara digital dan boleh diakses di mana-mana sahaja, pada bila-bila masa dengan hanya beberapa ketikan.
Ia melindungi dokumen daripada haus dan lusuh
Dokumen dan foto dari tahun-tahun yang lalu hanya akan menjadi semakin tua, pudar, rosak atau tersasar. Penyelesaian pendigitalan membantu memindahkan warisan imej dan teks ini ke lokasi dalam talian yang selamat di mana ia boleh disandarkan supaya ia tidak akan hilang.
Ini penting untuk pengalaman pelanggan
Jika anda perniagaan kecil, atau perniagaan besar, reputasi dan rasa kebolehpercayaan anda bergantung pada kualiti tawaran anda. Ini bukan sahaja bermakna perkhidmatan atau produk yang anda jual, tetapi piawaian yang anda ada dalam pentadbir dan surat-menyurat anda. Invois kertas atau surat-menyurat mel siput yang lengkap dengan salinan foto tidak mungkin membantu jenama anda dan menjadikan anda kelihatan ketinggalan zaman. Ia juga menyusahkan pelanggan anda kerana mereka kini mempunyai rim kertas untuk disimpan dengan teliti atau meluangkan masa untuk menghantar semula kepada anda. Untuk penglibatan pelanggan yang menjamin pelanggan syarikat yang pro-aktif, moden dan cekap, gunakan digital.
Pendigitalan adalah masa depan
Penyelesaian digital baharu mempunyai kebiasaan menyingkirkan cara yang lebih lama dan apabila penyelesaian itu tiba, penerimaan akan lebih mudah jika anda sudah mengikuti perkembangan terkini. Fikirkan tentang peralihan mudah yang anda lakukan daripada CD kepada penstriman muzik. Semasa pendigitan mula diperkenalkan, masih ada ruang untuk kedua-duanya, dengan PC dan stereo kereta menawarkan peralihan yang lancar menggunakan pemain CD dan bicu masukan tambahan. Kini, anda perlu berusaha keras untuk mencari pemain CD, sementara pemain MP3 dibina terus ke dalam telefon, pembaca e-Buku atau penjejak kecergasan anda.
Perkara yang sama berlaku untuk mendigitalkan dokumen anda, jika anda mengabaikan untuk berbuat demikian sekarang, anda menyukarkan kehidupan masa depan anda, dan mungkin tidak ada cara mudah atau murah untuk merapatkan jurang antara dokumen kertas dan inovasi digital apabila kemajuan seterusnya berlaku.
Menjadi digital
Isi rumah dan pejabat anda mungkin telah beralih kepada digital dalam beberapa perkara, daripada penstriman TV hingga bersama-sama menggunakan satu dokumen dalam talian. Namun, meluangkan masa memastikan fail yang belum disimpan ke awan dengan selamat mungkin berbaloi kerana penukaran dokumen analog ialah sesuatu yang ramai antara kita mungkin telah abaikan.
