Tverrfunksjonell betydning
Hvert kontor har sine avdelinger – fra økonomi til HR, innhold til markedsføring, men hva om denne mangfoldigheten av ferdigheter gjenspeiles i hvert enkelt team? Det er her tverrfunksjonalitet kommer inn.
Tverrfunksjonell betyr grupper av mennesker med ulike ferdigheter og erfaringer som alle jobber mot et felles mål. Så i stedet for å sende ett prosjekt fra team til team frem til lanseringsdagen, kan ett enkelt team håndtere alle aspekter av det. Tenk på det som om hvert team er en mini-arbeidsstyrke som kan fullføre alle trinnene i et prosjekt gjennom samarbeid, uten å måtte kontakte andre avdelinger.
Hvorfor bruke tverrfaglige team?
Hovedideen bak tverrfaglige team er en økning i respons, ansvarlighet, produktivitet og beslutningstaking. Ved å bryte ned barrierene som betyr at bare ett team kan håndtere én prosess i et prosjekts livssyklus, får tverrfaglige team bedre mulighet til å samarbeide. I tillegg til dette kan teammedlemmer komme fra alle nivåer i virksomheten, og inkludere eksterne arbeidere, noe som skaper en rekke ferdigheter, innsikt og erfaring. Et vellykket team vil i hovedsak kunne eliminere flaskehalser ettersom det ikke er ventetid ved overlevering til forskjellige avdelinger.
Hvem kan bruke tverrfaglige team?
Alle kan finne en måte å integrere tverrfunksjonelle team i virksomheten sin, men det er noen forutsetninger. Et flatt hierarki, nettbasert teamarbeid og åpenhet for nye ideer er alle viktige konsepter i bedriften hvis du skal få denne tilnærmingen til å fungere. Små bedrifter, som vanligvis har få ansatte og trenger at alle er multifunksjonelle i en eller annen grad, er vanlige brukere av denne arbeidsmetoden. Tverrfunksjonelle team anses å være bedre til å løse problemer og derfor også til å ta mer kreative risikoer.
Et team kan bare føle seg komfortabel med å gjøre dette hvis virksomheten som helhet pleier denne typen tilnærming. Så hvis du vet at bedriften din sannsynligvis ikke vil gi plattformen til en ekstern juniorleder, i tillegg til at du må se nøye på bedriftskulturen, vil du sannsynligvis ikke ha særlig suksess med å bygge tverrfaglige team.
Hvis du sitter fast i en tradisjonell tankegang, er du kanskje ikke klar til å dra nytte av denne fremtidsrettede måten å jobbe på. Bedrifter som Netflix, Spotify og Google begynner alle å ta i bruk denne arbeidsmetoden, men det er ikke en endring som skjer over natten. Du trenger absolutt de riktige menneskene fra de riktige funksjonsområdene bak det for å få det til å fungere.
Hvordan kan en bedrift bruke tverrfunksjonelle team?
Det er flere arbeidsstiler som er bygget rundt ideen om tverrfunksjonelle team, for eksempel smidig, magert og kanban. Det beste alternativet for å ta i bruk disse arbeidsstilene er å ansette teammedlemmer som har erfaring med dem, og de kan deretter støtte teammedlemmer gjennom eventuelle oppstartsproblemer. Tverrfunksjonalitet kan avvike fra den tradisjonelle ideen om å ha en prosjektleder og direkte rapporter, men å ha en leder er ofte en nødvendig ting. En erfaren tverrfunksjonell teamleder kan hjelpe denne overgangen til å drives problemfritt.
Du ønsker et variert kompetanseområde og erfaring. Tverrfunksjonalitet krever uten tvil tillit mer enn noe annet. Du ønsker å kunne jobbe som et team, tenke utenfor boksen når det er nødvendig, ikke være redd for å ta over og bli støttet når du gjør det. Å ansette personer med varierende synspunkter og yrkeserfaring vil sette deg i god stand til å overvinne problemer og løse dem på en kreativ måte.
Hva er viktigst for et tverrfunksjonelt team?
Følgende egenskaper er viktige for vellykkede team:
Kommunikasjon
Ikke noe nytt her. Alle vellykkede team må holde kontakten og holde hverandre oppdatert. Kanban og agile belønner daglige stand-up-møter (korte stående teammøter som derfor er mer relevante enn sittende møter) for å holde alle oppdatert. Så ikke bare ta kontakt når ting går galt eller det er behov for hasteendringer. Husk å også feire seire som team og holde kommunikasjonen om positive så vel som mer presserende problemer. Åpne og ærlige kommunikasjonskanaler er det som bidrar til å holde kontorpolitikk, skyldfølelse og offertenkning i sjakk.
Ansvarlighet
Det er alt for én, én for alle. Som vi sa, kommunikasjon er nøkkelen her, men du bør også oppmuntre folk til å ta ansvar for sine feil. Gå foran med et godt eksempel, ikke bare ved å innrømme når du tar feil, men også ved hvordan du behandler dem som gjør det samme. Fiasko er en uunngåelig del av livet; et godt team kan gjøre det til en viktig læringsmulighet, ikke en sjanse til å skyve ansvaret over på andre.
Anvendelighet
Ting kan endre seg mye i løpet av et enkelt prosjekt. Dine tverrfaglige team må være forberedt på å håndtere dette. Det betyr at man må reagere raskt og effektivt på disse endringene. Teamet ditt må føle seg trygge på å ta disse nye veiene til et vellykket prosjekt, og igjen, det handler om å stole på at de kan prøve noe nytt, ta ansvar for handlingene sine og ikke peke fingeren hvis det mislykkes.
Justering
Et vanlig uoffisielt motto for smidige og lignende arbeidsmetoder er «få ting gjort», og det er en følelse teamet ditt må kjøpe seg inn i. Dere må alle være veldig tydelige på fremdriften i ethvert prosjekt, og dere må dele eierskapet. Beslutninger bør tas som en helhet, og saker bør løftes frem som én. Ønsket om ikke bare å gjøre noe, men å få det gjort bra, bør være teamets ledestjerne.
Fungerer tverrfaglige team?
Ja, hvis de er riktig utformet, ellers kan det være en oppskrift på katastrofe. Det er verdt å merke seg at mange av arbeidsmetodene som fremmer tverrfunksjonalitet, opprinnelig ble utviklet med tanke på bestemte arbeidsprosesser. Agile ble opprinnelig tatt i bruk av programvareutviklere, og Lean ble utviklet for produksjonsindustrien. Du vil kanskje oppdage at anvendelsen og fordelene ved disse metodene ikke passer for virksomheter som for eksempel et markedsføringsbyrå. Feil bruk av disse metodene kan føre til alle mulige problemer – Harvard Business Review fant at 75 % av tverrfunksjonelle team var dysfunksjonelle.
Vi har allerede dekket alle bonusene ved å danne drømmeteamet på tvers av funksjonalitet, men her er hva som kan gå galt hvis du bare kaster sammen noen ansatte og ber dem begynne å jobbe agilt.
Avdelingslojaliteter
Ja, dere kan være ett team, men det kan også være et stille behov for at ansatte stiller seg på avdelingens side i møte med motgang. For eksempel, vil markedsføringsdelen av teamet ditt presse tilbake på utviklere fordi det går imot avdelingens KPI-er, selv om det er for klientens eller prosjektets beste? Igjen, det er derfor du trenger at hele selskapet er med på denne arbeidsstilen. Du kan ikke bare bruke én dag på å jobbe på tvers av funksjoner og resten av tiden i en tradisjonell arbeidsmodell.
Overbelastning av lederen
Ledere kan bidra til å holde teamene på rett spor. De kan imidlertid utilsiktet oppmuntre tradisjonelle arbeidsverdier til å snike seg tilbake til det som er ment å være en fremtidsrettet måte å jobbe på. Lag kan lett begynne å bli for avhengige av dem. Har du en viktig avgjørelse å ta? Spør lederen. Har du et problem? Si til lederen at han må fikse det. Ser du at ett medlem ikke er ansvarlig? Stol på at lederen tar tak i det. Tverrfaglige team blomstrer når de jobber og vinner som én.
Mangel på kommunikasjon
Det er også en risiko for at du tar «alle for én»-mentaliteten for gitt og antar at teamet kan prestere ved hjelp av osmose. Bare fordi du nå er tverrfunksjonell, betyr det ikke at du er allestedsnærværende. Sørg for at alle er oppdatert ved hjelp av verktøy som anmerkninger, delte mapper, Trello-tavler og hyppige statusmøter, enten på kontoret eller virtuelt.
Mangel på lidenskap
Dette betyr ikke at alle medlemmene av teamet må verdsette arbeid over alt annet, men de må kunne finne motivasjon i denne måten å jobbe på. Det betyr at de må vite at det er verdi i arbeidet deres, og at det har en innvirkning på prosjektet som helhet. Dere gjør dette ved å jobbe og vinne som én. Den som ikke ser meningen med arbeidet sitt, vil garantert miste interessen.
Hvordan Dropbox kan bidra
Tverrfunksjonelt samarbeid må være perfekt tilpasset, og Dropbox er det perfekte verktøyet for det. Du kan dele mapper og oppdatere og redigere dokumenter i sanntid. Hvert medlem av teamet kan vite nøyaktig hvor de står.
Dropbox betyr at teamet ditt ikke trenger å være på samme sted for å sikre at samarbeidet fortsatt flyter, med alt lagret trygt online. Tverrfunksjonelle team kan ha ett sentralt arbeidssted, slik at de i fellesskap kan arbeide med ett kjernemål.
